有效提高投标文件的编写质量

刘洪华

【摘要】投标文件对于一个工程来说起到了至关重要的作用，投标文件的组成部分有很多。作者在对投标文件的编制进行了长期的跟踪和分析，通过不断分析与对其的总结来撰写本文，本文主要针对投标文件质量问题以及对如何有效提高投标文件的编写质量进行描述。

【关键词】投标文件；质量

1.前言

在针对招标文件进行一系列的探讨，本文作者深刻的体会到了招标文件的重要性。接下来本文就对工程招标的各个步骤进行详细的描述，并对其中各个环节出现的问题以及如何才能提高其在投标文件编写过程中的质量。本文主要对投标前的资料收集、投标策划书的编写、投标过程管理以及投标信息库的建立这几个方面进行详细分析与论述。

2.如何提高投标文件的质量

2.1 投标前期信息收集

（1）经营工作包括市场调查及信息收集处理、项目跟踪、工程投标等阶段以及贯穿经营承揽全过程的公关工作、市场维护工作。

（2）做好区域内工程交易中心的备案工作，研究各行业、各单位的招投标政策，分析把握其市场规律，统一管理和使用经营要素，营造良好的区域市场环境，及时掌握区域内工程项目的长远规划、年度计划、进展动态；筛选重点信息，确定项目跟踪目标，制定年度重点项目跟踪计划和方案，对工程信息实施全方位、多层次的跟踪；

（3）根据所收集的信息对该项目进行落实，在依据其招标条件进行准确的准备，需要按照现行规定履行审批、核准、备案的手续，这些是前期必备的手续之一。

（4）在进行投标前对该项目的大小进行判断，依据项目实施需求确定资金投入策划。有相应的资金或资金来源已经落实，资金链是整个投标最主要的一个项目。

（5）在确定投标是应确定建设项目法人已经成立，这是保证投标人的一些安全性问题，在这样的条件下，对投标文件进行有效的撰写可以大大的提高其质量，加大投标成功的机率。

（6）其次，对项目的招标范围、招标方式、招标组织形式应当履行核准手续的进行核准，这是投标前最关键的确定环节，多做这一步能够更加确定招标项目的具体目标性。

（7）在投标时准备好投标所需要的图纸及技术资料，这些都是整个投标文件的一个技术支持，它能够看出投标人的一个技术信息以及能力。

2.2 投标策划书

组建投标小组，制定投标工作计划，编制投標策划书；投标策划书主要内容有：投标工作范围与要求、编标人员职责及任务分配、投标工作的进度安排及节点安排、投标所需要的投标保证金、证件原价等办理、投标沟通和信息管理。

2.3 过程管理和投标总结

（1）收到投标邀请书并购得招标文件后，组织相关部门及编标人员对招标文件进行评审，确定企业是否有能力满足招标文件要求；安排商务、施组、报价及有关人员在规定时间、地点参加业主组织的标前会，认真研究招标文件，在规定的时间内向业主提交书面答疑资料，澄清问题。

投标文件严格遵照招标文件及评标办法要求编制，根据分工，遵照初审、复核、终审。

（2）施工组织设计

编制施工组织设计文件要充分体现针对性、先进性、科学性、创新性、合理性。要吃透招标文件和图纸，全面收集技术规范和标准、同类施工工艺工法、指导性施组设计等编标资料。抓好标书的换手复核工作。

（3）报价文件

编制报价文件要根据招标文件要求，紧密结合施工组织设计文件，选准预算编制办法和定额，正确使用预算编制软件，搞好单价分析，科学制定不平衡报价方案，准确计算工程量清单报价，合现制定降造措施，抓好标书的复核工作。加强对最终报价的保密管理，严格控制知情范围，防止商业机密泄露。

（4）商务文件

编制商务文件要充分响应招标文件的要求，注重对招标文件条款的领会，合理确定投标承诺等内容，充分利用企业的资信、业绩等资源，编制好相关商务资料，抓好校核、互核，防止出现漏项、错讹等失误。

（5）投标总结，是对完成的投标全过程情况进行回顾、汇总和深入分析，并做出客观评价，以便对以后的投标工作产生导向性。投标结束后，把业主方资审文件、招标文件、答疑补遗、递交资审申请文件、投标文件、开标记录等资料制成电子版本收集归档，设专人负责。协助办理合同签订及投标保证金回收等事宜。

2.4 信息库的建立

完善的基础资料能够确保编制标书的顺利进行。加强资料库的建设，不断对人员、业绩、资信资料进行了补充、更新。利用网络、工程交易中心、社会关系及协作伙伴设法收集建设规划及工程信息，建立工程招标信息库。

商务资料库：商务资料更新及归口管理，资质升级、新签合同（中标通知书和合同协议书扫描件、项目情况表）、已完工程竣工验收报告或业主提供的业绩证明、大型机械设备购置发票扫描件等资料。

技术标书库：历年的投标文件，外部标书，常规施工工艺等。

报价资料库：主要含年度工程建设材料基期价格、工程预算定额等报价文件，开标报价记录。

投标信息库内各种信息随着项目的进展变化较快，要保持投标信息库动态管理，内容及时更新。编标时能迅速、准确地找到所需的资料，提高编标的快捷性和准确性，节省标书编制时间，提高标书编制的质量。

2.5 编制招标文件应坚持针对性原则

针对性原则，就是要根据招标项目的特性编制招标文件，力求真实、明确的反映招标项目的真实情况。招标投标是在市场经济条件下进行的大宗货物买卖、工程建设项目的发包与承包、服务项目的采购与提供时所采用的一种交易方式。招标投标涉及的内容非常广泛，差异性是招标采购项目的基本特征。例如，大宗货物的采购和工程建设项目的发包存在着明显差异，在编写招标文件时就不能一概而论。在工程建设项目的招投标中，每个工程项目的施工组织设计、对投标单位资质要求、工期及质量标准要求都不一样，编制招标文件必然存在差异。正是由于这种差异性的存在，在编制招标文件的过程中就应该具有针对性，针对不同招标项目的个性要求和实际情况来编制招标文件，如：评标标准、合同主要条款、技术规格要求、工期及质量要求等等。这样，才能针对招标项目的个性特征及需要，编制合格的招标文件，通过合理的评标方法和评标标准选出最适合该招标项目的中标人。

结束语：

根据本文的描述可以看出，在工程投标书以及文件的质量方面能够得到提升的空间非常之大。同时，我们在进行一系列的投标文件分析中可以发现，提高其质量基本靠各个方面的细节。希望本文对工程方面项目的投标者有一定的帮助。

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