新医改时期医院综合档案管理工作的思考

施旋

摘要：档案管理工作是医院管理工作的重要组成部分，随着新医改工作的推进和医院日新月异的发展，医疗行为、科研、教学、预防保健、药械管理、党政管理以及其它活动的开展给档案管理工作均带来了新的挑战。文章通过分析目前医院档案管理存在的问题，提出了对医院档案管理进行改进的一些思考，为规范医院档案管理提供参考。

关键词：新医改 医院 综合档案管理 思考

医院档案是医院在日常工作活动中所形成的各种有保持价值的文件，如各种文字处理、图表、声像录音等各种书面材料及载体材料，是医院工作计划和决策的可靠依据，是一个医院所有历史和文化的记载，为医院科学制定未来发展规划提供重要重要的信息资源，所以说它是医院的宝贵财富。在新医改时期，医院对档案服务也提出来了更高的要求，面对新的信息需求，医院档案管理工作必须认清面临的问题，科学管理方法，强化服务功能，实现档案服务的改革与创新。

一、人事档案管理工作特性

1.全面性。人事档案收存职工的履历、自传、鉴定、学历。政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面形成的材料。档案在一定程度上记录了每个员工的成长和发展的历史，展现了员工的工作、家庭、专业等个人情况。所以人事档案是每个员工的储存库，在一定程度上反映每个员工的全貌。

2.真实性。因为人事档案是组织、人事和劳动部门正确使用人才、合理解决薪资待遇等方面的重要依据，直接为现实工作服务，所以真实性是人事档案的基础。它要求档案资料的完整齐全，材料客观真实有效。

3.动态性。人事档案不是一成不变的，是随着每个员工的发展不断完善的，不断的将一些新的信息材料反映进入档案。所以人事档案必须要及时的收集补充，有人就有档，人员变动，档案随之变动，坚持“档随人走”。

4.机密性。人事档案涉及员工的诸多方面，会存在员工向组织汇报而他人不知的秘密，所以人事档案有一定的机密性。任何人不得泄露员工的隐私以及一些个人情况。

二、综合档案管理存在问题及分析

1.档案管理规章制度还有待健全。医院只制定了院内规章制度，没有明确的档案管理办法和未形成系统化的综合档案分类编号方案，造成了综合档案管理较为混乱。一是由于医院档案管理制度没有切合实际具体细化，职能部门对本部门的档案管理职责理解不清晰。二是没有规范综合档案收集标准和范围，许多本应纳入管理的档案得不到完整的保存，甚至在人员岗位变动时，由于工作交接不清至档案资源流失。三是没有统一的档案目录标准，职能部门只是根据各自的理解和使用习惯对档案资料进行简单整理，造成医院档案目录不统一，查找困难。

2.档案管理执行权限界定不清。由于大部分医院只是设有档案工作小组和分管领导，没有形成一个多职能部门共同管理的工作架构对医院档案工作进行指导，如设立档案管理领导小组、收集鉴定小组、销毁鉴定小组等，以致除档案部门以外的管理人员对档案管理权力执行的内容、范围等界定不清。

3.档案管理重視度不高。由于综合档案工作不直接产生经济效益和社会效益，医院普遍存在重视临床病历管理，而忽视综合档案管理现象，主要表现：一是在年度目标管理工作中没有将综合档案纳入医院管理体系中；二是医院投入到综合档案管理的资源不足。如计算机、扫描仪、打印机等现代化设备配备不足，档案库房普遍存在布局不合理、“八防”不达标等。

4.档案工作效率较低。一是档案工作与个人年度工作目标责任考核、工资等不挂钩，档案管理人员工作积极性较差，尤其是职能部门档案兼职工作人员对医院综合档案管理工作制度和知识关心程度全凭自觉性。二是档案管理人员未及时掌握档案管理的新知识，综合管理仍沿用传统方法，造成收集的档案资料可利用率低，档案查阅时间长等问题。

5.电子档案管理缺失。电子文件具有调取方便、传递速度快、易实现共享等优点，现已越来越多地在工作中被使用。但随之产生的电子文件监管、归档认证等管理问题便陆续出现。一是由于没有制定一套统一的电子档案归档规范，使文书、声音、视频等电子档案格式和标题命名等标识不符合规定要求；二是电子档案缺乏认证标准，办公自动化系统上文件可以嵌改，审批表上生成的领导签名可随时套印，严重影响档案的真实性与全面性。三是电子档案的载体是多种多样的，部分保管环境要求较高，如光盘、软盘、录像带等，稍不注意随时都可能造成储存的文件损坏。

三、加强医院综合档案管理工作的几点思考

1.健全和完善综合档案管理制度，完善档案管理体系

首先要明确医院综合档案管理工作的意义，在充分了解医院实际情况的基础上，结合实际，制定切实可行的管理制度。主要做法就是有针对的制定制定一套健全医院综合档案管理分工办法及完善的档案工作手册，以明确职责，保证各司其职，使档案管理工作有章可循，行之有效。同时还应将制定相应的考核制度，明确考核量化标准，使领导和工作人员都能更加重视起来，这样才能在制度完善的情况下能得到有效的执行和实施。

2.重视档案人才培养，加强人员培训

综合素质的提高人才的培养是提高从业人员整体素质的有效手段，在新时期下档案领域需要一支具有较强的综合技术和管理能力的复合型人才队伍，加强这方面的人才培养，能够优化人才结构，可以在很大程度上充实和提高整体业务人员水平，起到示范和带头作用。在档案管理工作中，人员素质高低直接影响档案管理工作的成效，先进的设备需要相应的高素质人员去操作。因此，要实现档案管理工作的可持续发展，则应不间断提高档案管理队伍的综合素质。除了采取一些专门的有针对性的专业培训外，还应鼓励档案管理人员主动学习，自发提高自身业务素质，加强自学能力培养。要培养创新意识，做到解放思想，开拓创新，迎接新事物新挑战。

3. 加大投人力度，强化档案室的软硬件建设

要实现医院综合档案管理的现代化，除了相关制度保障，必要的软硬件设施建设也是必备条件之一。硬件设施是基础，这将直接会影响档案管理工作能否顺利开展，巧妇难为无米之炊，只有基础设施到位了，才能开展后续工作。要加快设施设备的更新换代，淘汰落后设备，在基础建设上要有保障。现代化的档案管理应该是以电子档案起点和为中心，所以，加强档案管理的信息化水平，实现档案管理各个环节的自动化，这是新时期综合档案管理的重中之重。而信息化除了计算机，也需要相应的配套软件，加强局域网建设，引进和开发相应的档案管理软件，建立医院档案信息系统和检索系统，实行计算机管理，逐步实现档案管理电子化、网络化。另外，还要重视档案信息的安全，这也需要相应软件系统的完备。

4. 做好收集工作，提高档案利用价值和效率

信息收集，除了文件数据图像等有形的东西外，更重要的是要挖掘看不见的文化。在档案管理中，可以设立专门的资料收集人员，能更多的收集有利用价值的档案资料，并进行整理发掘。而档案工作的最终目标是提供利用，只有做到充分的利用，提高效率，才能让档案更好的为医院临床、教学、科研和医院现代化建设服务。

结束语

作为新时代的医院档案管理人，要更新管理观念，开拓创新思路，改革创新方法，勇于探索和尝试新的档案管理路径，使医院档案管理更加标准化、规范化，以便更全面、真实地反映医院整体发展状况和经营成果，为社会和医院提供更多的社会效益和信息资源，以达到新医改预期目标。

参考文献

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