新形势下档案管理工作规范化探讨

刘杉杉

【摘要】新形势下的档案管理工作需要我们对其实行进一步的规范化，很多人还不能真正意识到档案管理工作对于社会发展的重要性，所以对它的重视程度也不够高。当前我国对于档案工作的开展面临着一些困难和挑战，但只要制定出一個统一的规定再加上有关人员的重视，这个问题一定能得到有效的解决。

【关键词】新时期；档案管理；工作规范化；研究探讨

要想更好地规范现阶段的档案管理工作，需要坚持与时俱进的原则，分清档案管理工作的作用，以科学合理的方法制定出适合档案管理人员的工作计划；从现实出发，更新管理观念，促进管理人员责任感的形成，激发其工作热情，进而提高档案管理的科学性和规范化，使其更加符合法律要求。

一、做好档案管理工作的重要性

有关企事业单位的档案中都记录着极其重要的信息，所以为了不让档案丢失以及损坏，对于档案后续的管理工作是极为重要的。想要将档案管理工作做好就必须要先组织一些对档案工作熟悉的专业人员来进行相关的工作。而且档案管理的有关工作人员一定要对自己进行定位，对本职工作负起责任来。档案管理工作是推动企事业单位不断发展前进的后续力量，也是日常工作中需要做好的一部分。档案中记录着历史的经验以及实践的参考，在工作中有一定的警示作用，还可以成为上级领导制定发展方案的航标。综合其作用，我们可以发现，对于档案的管理工作是企事业单位发展极其重要的一个组成部分，我们应对这一工作加以重视。

档案也是决策者了解单位现阶段发展状况，总结以往的经验教训，了解各人员的综合素质，改进发展规划，调整工作结构的重要依据。目前，规范档案管理工作，可以起到促进市场经济发展，提升单位形象以及增强企业市场竞争力的作用。因此，在我国经济市场的经营形式面临着严峻挑战的条件下，如何有效地发挥档案管理工作的作用，提升其社会功能和价值，完善档案管理的工作方式，真实地反映单位的具体情况尤为重要。

二、现阶段档案管理工作建设中存在的主要问题

档案的管理工作对于企事业单位来讲是很重要的一个组成部分，但是在实际的工作当中有关部门对于档案管理工作的建设还存在着一定的问题。

1、缺乏对档案管理工作的重视

有些企事业单位只侧重于日常的工作任务，对档案的管理工作却敷衍了事。他们忽略了对于档案管理的重要性，对档案管理工作的内容以及作用都没有深刻的认识到、了解到，更有甚者对档案管理工作从未开展过。这些情况的发生是因为上层领导对于这项工作的不重视，没有真正将档案的管理工作实效化，这对其企业及单位的发展极为不利。

2、不规范

在实际的档案管理工作中存在着许多不规范的地方，如人员配置的不规范以及软件的不通用。档案的管理应由专业的人员进行归类以及整理，这样才能保证档案工作不会出错。现在的档案管理没有进行统一的规范，使用的软件以及计算机都不能达到统一，这给档案的有关工作带来了一定的麻烦。

3、档案管理方式落后

目前整个社会都向着信息化方向发展，但目前很多企事业单位档案管理工作依然停留在老模式、老思路中，缺乏对现代化技术的应用，甚至一些企事业单位档案管理方式仍然停留在传统人工管理方式中。传统人工管理模式如今无法适应新形势下日益复杂的档案管理工作需求，并且传统人工档案管理方式不仅效率低下，也较容易出现纰漏。

三、新形势下档案管理工作规范化的主要方法

1、完善档案管理工作的规章制度

要想更好地规范档案管理工作，首先应该使档案管理的基础工作稳定可靠，这不但是档案管理工作法制化的要求，也是提升其科学化、合理化、规范化的保证。虽然我国政府针对档案管理工作颁布了一系列的法律，保证了档案管理工作发展的基础不动摇，也为档案管理在收集、整理和管理等过程提供了有力的帮助。但随着社会的不断发展、档案管理工作的进步、管理设施的不断优化以及档案种类的不断增多，档案管理的方法也需要改革创新、与时俱进。要求档案管理的工作人员必须存有忧患意识，工作上有紧迫感，不断学习相关知识以提高自身的职素养，加强法制教育，帮助管理人员明确相关法律法规，保证其工作行为的合法化。单位领导者应该不断完善制度建设，从单位档案管理工作的实际出发，因地制宜，制定出一套行之有效的管理办法，最大化地发挥档案管理在社会发展中的作用。

2、制定出符合时代发展要求的档案管理方案

现阶段属于信息技术高速发展的信息时代，随着计算机技术的普及，网络被广泛地应用于人们的生产生活中，这就为档案管理工作在新时代的继续发展带来了巨大的挑战，如何做好新时期的档案管理工作以及如何推动档案管理工作的创新发展是管理人员现阶段的首要达成目标。这就要求管理人员要结合以往的工作经验，分析并归总出工作的特点，提高管理者的服务质量和知识储备量，加强管理人员的专业技能和管理能力的培训，以现代化的管理方法取代传统的管理方案，以机器归整取代手工操作，提高档案利用率，实现其价值。但是，网络信息也具有一定的不安全性，这就需要管理人员要加强日常的管理、鉴定和保管等相关工作，保证档案的完整性和真实性。

3、采用科学的管理方法，提升档案管理职能

档案管理工作是为了国家和社会服务的一项工作，加强档案管理工作，可以推进国家的经济建设和社会发展的进步，并且对于企业来讲，优秀的企业管理者可以通过档案来把握市场经济的基本活动规律和发展方向。档案管理工作的管理内容就是档案，而档案具有被利用的价值，这同时也是档案管理工作存在的价值，作为档案管理工作者，只有做好合理开发，有效利用档案的价值，才能够更好地完成本职工作。

因此，档案管理者应该掌握科学的管理方法，学习先进的档案管理技术，以科学的方法和先进的管理手段来完成对于档案的收集、整理、保管、鉴定等一系列工作，平时在工作中，要明确工作条理，掌握工作重点。例如，档案管理中最基本的编目、检索等工作，虽然只是档案管理的前奏，但如果完成的良好，则可以让后续工作进行得更加顺利；对于一些利用价值比较高的档案，应该复制、备份，且原件不得外借，保证档案的安全性。同时，档案管理人员也应该结合本单位实际的工作情况，对于档案管理工作中不完善的地方及时地改进，更正管理错处。

四、结语

现在有许多企事业单位还没有对档案的管理工作进行重视，对于有关工作中的一些注意事项也不甚了解，这些都会给档案管理工作带来阻碍。在新形势下的档案管理工作需要被有关方面重视，也需要被进一步的进行规范，只有对历史进行尊重，人类的社会才能更加进步，有关企事业单位才能更加长远的发展。

【参考文献】

[1] 刘 宇. 新形势下档案管理工作的规范化探讨[J]. 办公室业务， 2015（4）.

[2] 李 莉. 新形势下档案管理工作规范化的研究[J]. 黑龙江史志， 2014（11）.

[3] 杨 燕. 浅析新形势下档案管理工作的规范化[J]. 中国高新技术企业， 2015（2）.