在信息时代下档案管理中的保密工作

陈秋砚

【摘要】文章主要对档案管理保密工作的重要性进行了分析，并根据实际工作中存在的问题进行对策探究，针对档案管理人员、档案操作流程、设备设施维护以及相关法规制度等方面提出了相关建议，以便提升农场档案管理的工作效率，实现安全高效的信息交流。

【关键词】信息时代；档案管理；保密工作

档案管理工作是一个部门的基础保障，档案工作的高效开展能够提升整体的工作质量，其信息资源也是关系发展动态的重要内部机密，因此在开展档案工作过程中，一定要采取一定的措施实现档案资料的保密工作，从而避免重要信息外漏。

一、新时期档案管理保密工作存在的问题

1、相关法律法规滞后

较发达国家相比，我国档案管理工作发展较为缓慢，现行有关的法律法规也较少，而且不够完善，已经不能适应快速发展的档案管理工作。部分法律法规在实施过程中也存在着一定的漏洞，严重威胁了档案的安全管理工作，需要国家及相关部门加强重视力度，并积极解决相关问题。

2、相关工作人员的保密意识不高

与档案资料信息直接接触的人员就是相关的档案工作者，但在实际操作过程中，档案管理人员往往没有意识到内部档案资料的重要性以及保密意义，安排工作过程中对相关规章制度不够了解，并且对具体工作流程的了解也有待加强，从而在不经意中将档案资料泄露出去。档案工作比较繁杂，农场的档案资料不是短时间内能够整理分类的，需要长时间并且持久的进行整理。而且在档案管理工作逐渐实现现代化的过程中，新旧方法的更替也容易漏记、泄露信息，从而给档案保密工作带来了隐患。

3、档案保密技术较为落后

在进行日常的工作及管理过程中，档案信息需要不断的流通交接，这个环节同样涉及安全问题，数字化的拷贝模式使得档案资料携带更加方便，例如移动硬盘及U盘等存储方式，但也容易遗忘丢失，更有被拷贝的风险。而应对于该问题的技术手段还不够先进，无法阻止信息资料的泄漏，给档案保密工作带来了严重的影响。

4、档案管理保密设施不完善

档案管理保密设施不完善是影响我国档案管理保密工作开展的重要因素。档案保密设施的配备，需要大量资金的投入，来完善各种硬件设备，需要对档案管理人员进行业务培训，是一项耗时费力的工作，很多企业由于资金问题的考虑，搁置了档案保密设施的完善，仍然采用传统的方式进行档案管理，造成工作效率低，与时代脱节，也为档案泄密埋下隐患。

5、档案信息化开发利用不足

我国的档案信息化开发利用明显落后于发达国家，整体开发程度低，资源利用不足，工作效率低等一系列缺陷，抑制了我国档案信息化的发展，造成了投入的资金与人力得不到正比例的回报。

二、信息化时代下档案工作的管理模式

在信息社会里，无论电子档案纸质化还是纸质档案电子化后制成的两套档案，虽然两者同时存在、同时使用，但两类档案各有所长。电子信息档案目前实施“双套制”的归档管理。电子档案管理可以推动档案一体化管理，简化各项流程，提高档案管理工作效率。为解决档案信息存储难、检索慢等问题，归档时可以同时保存电子文件和纸质文件。电子信息档案的归档范围可参照国家《保密法》关于纸质文件材料归档的相关规定实行，并包括相应的背景信息和元数据。纸质档案管理可以完善电子档案管理。在档案信息化建设过程中，为保障电子档案的安全运行，可根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，建立统一的档案管理标准，逐步完善信息资源库，确保档案管理的规范化和合理化。

三、实现信息化档案保密工作的主要途径

1、建立并严格执行电子信息档案查询使用制度

档案是企业国家职能部门的财富，档案具有非常巨大的价值，对档案进行查阅和使用是对档案价值进行开发的重要手段，信息时代电子信息档案保密工作当中，建立查询使用制度是非常重要的一个方面。档案保密工作应该做到有章可循。在档案的借阅方面应该做到以下几点：①涉密的重要档案的查阅应该得到相关的主管领导批准；②对于一些涉密等级相对较高的档案，不应该进行简单的拷贝保存，应该制定一套更加严格的保密方法；③根据不同档案查阅申请者的情况，确定查阅的方式；④对档案中的重要内容进行有效的加密。⑤对于不同的管理人员建立不同的权限，任何管理者对档案进行的操作都应该有所记录，档案的网络系统应该和外网分开。公司或者国家职能部门应该建立一套监督的制度，确保保密工作的顺利开展。

2、完善电子信息管理档案保密管理制度

计算机网络的发展，促使了电子信息的日趋完善，在信息时代的大环境下，国家应该积极发挥宏观调控作用，完善电子信息档案保密管理制度，严厉打击窃取档案机密的不法分子和无良商家，维护良好的社会环境。企业应该结合自身具体情况，建立健全企业的档案保密制度，细化制度，落实到档案的登记、借阅、传阅、封存等一系列过程，确保档案不遗失、不泄密，保证档案信息的安全性，严格执行奖惩结合的制度，对丢失档案、泄露国家、企业机密者，必须进行严厉批评和惩罚，情节严重者应移交司法机关进行调查。我国的档案管理起步较晚，发展速度较慢，与国外发达国家有很大差距，我们可以借鉴国內外先进的理论经验，在档案管理工作中，积极突破，及时发现问题，并积极的改进，不断发展创新，提高档案管理的保密性，将档案管理的工作提高到新的高度上来。

3、建立健全档案信息安全保障体系

档案信息是国家经济、政治、文化建设，国家制定发展目标的重要依据，对未来的发展有着举足轻重的作用。一个企业的档案信息安全，关系着企业的商业机密和工作效率的提高。在网络技术不断发展的今天，建立健全档案信息安全保障体系显得尤为重要。提高保障信息安全意识和网络安全意识，同时，加强档案信息安全保障手段和技术水平，加强对档案管理人员计算机的网络监控，禁止利用档案管理的计算机随意上网、下载等活动，加强杀毒软件性能，有效的防止不法分子的侵入和窃取档案信息，加强对档案管理的保密工作。

4、加大档案管理人才的培养力度

信息时代下的档案管理工作与传统方式有很大的差异，计算机应用的普及，要求档案管理人员必须具备良好的计算机操作能力，熟悉档案管理相关的法律法规，具有丰富的档案管理知识，具备档案信息资源的开发能力。企业应该加大力度，定期为档案管理人员进行培训，强化保密意识，提高专业技能和专业素养，以提高工作效率，加快企业档案管理的信息化建设。

四、结论

档案工作看似简单，实则意义重大，不仅关系到各项工作的顺利开展，更关系到农场的未来发展，因此需要采取积极措施完善档案管理工作，提升工作人员的安全意识、更新技术管理手段、规范法律法规及工作流程，在实际操作中摒弃不合理的管理模式，进而确保档案资料的安全存储及流通，同时也为农场的科学化建设提供基础性保障。

【参考文献】

[1] 吴毓祺， 杨丽红. 信息时代档案管理方法的变化[J]. 兰台世界， 2012（10）.

[2] 李晓辉. 信息时代档案管理的保密性研究和存在的问题分析[J]. 科技创新导报， 2011（31）.