关于高校行政管理工作的信息化研究

商鹏 夏立志

【摘要】本文主要以高校行政管理信息化中存在的问题作为出发点，并从提高相关管理工作人员的管理意識、简化高校行政管理流程和注重计算机软件的优化升级等方面，探讨了优化高校行政管理工作信息化的途径，以期为高校行政管理人员提供一些参考和意见。

【关键词】高校；行政管理；信息化

随着网络信息技术的不断发展，计算机技术已经深入高校管理体系的各个环节。将信息技术引入高校行政管理中，不仅可以打破传统管理模式，提高管理工作效率，还可以实现信息资源的优化配置，从而更好地满足现代信息化社会对高校行政管理工作的要求。

一、高校行政管理信息化存在的问题

（一）管理方法较为落后

由于部分高校行政管理工作人员管理意识的薄弱和管理模式的落后，导致其行政管理工作效率普遍较低，行政管理制度并没有有效落实到实际管理工作中。其原因主要表现在以下几个方面。

第一，高校行政管理工作人员不熟悉计算机操作，高校也没有根据管理人员实际管理水平和学校实际管理效果加强计算机培训，从而导致管理人员信息化管理意识薄弱。

第二，部分高校并没有专门设置行政管理部门，将学校有关于行政事务直接交与辅导员或者教师负责，从而导致行政事务得不到有效落实。

第三，目前很多高校采用“大锅饭”管理模式进行行政事务管理，甚至有些高校领导人员认为采不采用信息化管理技术对管理效率没有任何实质性的作用。因此高校领导人员自身对待行政管理事务的态度也是影响行政管理工作是否信息化的关键因素。

第四，行政管理工作人员在日常工作中习惯性地用纸张记录相关信息，并用纸质形式查询相关办公信息，从而严重忽视计算机数据库的修改工作，造成数据库信息的不完整性，从而利用信息管理系统的积极性大大降低。

（二）行政管理工作自身较为复杂

就高校行政管理工作而言，无论是在管理内容方面还是在管理程序方面，受限因素太多，从而严重影响管理工作人员工作的积极性和和主动性。一旦工作人员不能在工作中发挥主观能动性，就会使工作变成一个累赘，逐渐成为操作工作的机器。与此同时，在学习行政管理理论知识的时候，并没有包含如何处理新生事件的方法和途径，因此很多工作人员选择将新生事物的问题上报给上级，被动地等待上级给出具体指令和解决方法。一般情况下，信息都是由上级拟定，并将拟定的信息及时传递给下级。校办在信息传递过程中充当传递员，接收所有外来信息。校办将外来信息传递给上级，上级之间经过讨论之后给出具体的指示。校办在接受到上级的指示或者指令之后，再传递给下级相关部门。下级相关部门管理人员提出具体解决措施或者执行方案之后，校办再传递给学校总负责人。由此可见，高校的行政管理程序比较复杂化，信息在不断传递过程中不仅不能保障信息资源的完整性和真实性，还会严重工作效率。

（三）严重忽视信息软件的升级

目前，很多高校虽然将计算机技术引入了行政管理工作中，但是管理人员并没有加强计算机软件升级工作，将关注的目光放在计算机硬件更新和维修方面，从而会导致高校计算机人才不能有效发挥其自身特长，还会造成资源的浪费。比如高校行政管理人员只是借助计算机进行相关数据统计、撰写工作报告、收发文件、打印材料等，对于重要程序并没有借助计算机完成，从而使计算机软件不能有效发挥其功能和作用。这样不仅会严重影响办公效率，还会造成信息资源不必要的浪费。

二、优化高校行政管理工作信息化的途径

（一）提高相关管理工作人员的管理意识

要想提高高校行政管理工作人员的管理意识，可以从以下几个方面入手：其一，高校可以定期开展相关培训活动或者行政会议，组织相关行政管理部门工作人员积极参加培训活动和会议，提高工作人员的管理意识。通过阐述当今信息化社会发展对高校行政管理工作的要求和功能，达到提升管理人员行政管理工作效率和管理意识的目的。其二，高校需要根据岗位管理人员计算机操作水平和岗特点制定科学化、信息化的管理制度，并在提高工作人员专业技能水平的同时提高其计算机操作能力，培养综合性和社会性管理人才。尤其是加强他们的信息化数据处理能力，能够适应当今社会对高校行政管理人才的要求，并将所学相关计算机理论知识运用到实践中。

（二）简化高校行政管理流程

高校需要站在社会和自身发展角度全面系统地分析当前行政管理制度是否科学化和系统化，深入总结各种行政行为和行政程序，根据现代信息化社会要求和学校管理情况制定科学化、信息化和系统化的管理制定，力求最大限度地将行政管理工作落实到高校管理工作的各个环节，保障行政管理工作的高效性。要想从根源上保证行政管理制度的标准化，首先高校领导人员就需要改变传统的思维方式和管理理念，学会运用发展的眼光分析问题和解决问题，将复杂化的管理程序进行简化，实现资源的整合。其次，加强内部管理部门之间的协同管理。传统的行政管理模式和程序由于经过的部门太多，从而导致信息的不真实性和完整性。基于这一点，高校管理层需要下放权力，直接让内部管理部门决定相关方案是否可以通过，不仅可以大大提升行政管理工作效率，还可以确保行政管理工作有序进行。

（三）注重计算机软件的优化升级

针对高校中层管理人员注重计算机软件的更新和维修、严重忽视计算机软件的升级这一问题，高校需要加强行政信息化计算机软件的升级工作。因为一套完善化、系统化、专业化和科学化的计算机软件系统可以帮助管理人员快速有效地处理相关行政数据信息，减少工作人员的工作量，并提高管理工作效率和质量。高校行政管理部门各个环节的工作都有与之对应的软件处理系统，因此无论是相关数据信息发生变更还是管理流程发生变化，都需要及时对软件系统进行更改和升级，才能够保障数据信息的完整性和客观性。

结束语：

高校行政信息化管理中还存在一些问题，还需要高校根据社会发展要求和岗位要求提出行之有效的解决措施，加快行政管理信息化步伐。而计算机技术的引进不仅可以大大改善传统管理模式的不足，还可以促进信息资源的优化配置，提高行政管理工作效率。

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