与时俱进，探索高校档案管理发展新途径

彭青莲

【摘要】高校档案工作是高校教育事业发展的基础和根基，高校档案管理在学校的发展和建设中有着不可忽视的作用。但因为高校档案建设起步较晚，面临新的形势，档案管理工作存在诸多问题。当前，高校改革发展正处在关键时期，高校档案管理工作也要面对新的挑战，档案管理工作要与时俱进，不断创新。

【关键词】高校、档案管理、新途径

高校档案工作是高校教育事业发展的基础和根基，做好高校档案工作，对记录学校发展历史、调整科研和教学方向、改善学校管理方法等工作有重要的辅助和促进作用，是一个学校有序发展、有效管理的前提，是学校进行各项管理工作的前提，是推进科研和改革教学的依据，是评估教师工作能力和工作成绩的基础数据。严谨高效的档案管理工作，不仅能起到记录的作用，同时也是重要的信息储备。档案管理工作是否规范、档案内容是否齐全准确、归档方式是否科学，都将直接关系到高校的发展。

一、 高校档案管理工作的地位、作用

由教育部和国家档案局联合签署的《高等学校档案管理办法》（“27号令”以下简称《办法》），于2008 年 9 月 1 日开始施行。作为档案管理的最高级行政部门联合出台《办法》，是对高校档案管理工作的高度重视，也是对档案管理工作的一次规范。《办法》 是在1989年10月原国家教委第 6 号令的基础上，根据《中华人民共和国档案法》和有关法规制定的；是以“令”的形式发布实施的。所谓“令”，就是命令，是国家机关依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施所使用的一个文种，具有强制实施的性质。《办法》的发布实施，是促进高等教育发展的一项重要举措，为高校档案管理工作提供了法规依据，对推进高校档案管理工作制度化建设，提高档案管理工作服务于教学、科研、管理的能力和水平，具有十分重要的意义。

1、高校档案是一个学校发展历史的记载。

《办法》指出，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有 保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史 记录”。因此，高校档案是一所学校的历史博物馆，是学校发展的历程记录，对于教职工的学校认知，学生爱校、荣校教育都有着不可低估的价值。

2、高校档案是学校文化的载体。档案记录着学校办学历史的印记，是高校先进文化的一个承载，真实地记录着高校发展的历程，记录着全校师生在教学、科研等各种教育研究活动中的宝贵经验和知识技能信息，是整个高校的智慧结晶和精神财富。所以，高校档案作为一种文化类型，同样拥有其文化属性，记录着全校的思想和活动的成果，是先进文化继承和发展的基石。

3、高校档案是重要的研究资料。 高校档案是高校各项活动真实的历史记录，是高校宝贵的精神财富，具有其他任何文献都无法取代的凭证、参考和宣传、教育作用。《办法》中文件材料的归档范围就涉及党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基建类、设备类、产品类、出版类、外事类、财会类等 11 个大类。可以说，档案收集包含着极为丰富的内容，具有科研、教学、服务等诸多的功能，是进行科学研究的良好阵地。《办法》进一步加强了档案工作的学术性要求，指出，要将“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入了高校档案机构的管理职责。同时指出，有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。随着高校档案信息化建设的不断推进，档案的科学研究功能将会更好地得到认可。

二、 高校档案管理工作中存在的问题分析

高校档案具有无可厚非的重要意义，但是因为高校档案建设起步较晚，档案管理工作还存在诸多问题。

1、對档案管理工作的重视程度不够。目前，部分高校对档案管理工作不够重视，认为档案管理工作既不能直接提升学校名誉，又不能带来直观的经济效应，常规的教学和管理工作已经很繁重，委派足够人力负责此项工作会影响其他工作的正常进行，而为档案管理工作聘用专业人才又“不够经济”，没有把档案工作放在其应在的地位上，管理意识淡薄，造成档案管理力度严重不足，各种资料流失严重，相关统计数据准确性差。档案工作不被重视，导致一些高校档案管理工作发展缓慢。

2、兼职档案员更换频繁、档案业务能力不足。目前，高校档案兼职管理工作人员一般由各院系、部门行政管理人员兼职担任，高校组织机构随着当前高校教育事业的发展，机构调整或行政人员的变动日趋频繁，而这些，恰恰直接影响了兼职档案管理人员的稳定性。虽然各大高校都按要求建立了档案管理工作三级组织构架，但兼职档案工作人员更换频繁，既没有专业的管理知识，也缺乏实际的工作经验，业务技能不足，其档案收集意识可有可无，不仅直接导致档案收集不及时，而且还容易遗漏应归档的重要档案，造成不可挽回的现象。

3、档案收集不全、门类单一。其一，大部份高校的档案收集偏重文书（红头文件）的保存归档，而会计、基建、人事、宣传等方面的文件材料由于管理者的观念问题，有些仍旧处在是否应收集问题，另外，在日常工作中还会形成许多没有红头的文件材料，如单位的重要影像资料、会议记录、领导的重要报告（讲话稿）、典型材料、各种统计报表、重要会议（如党委中心扩大学习会议、上级单位来访检查）的计划、请示、批复、通知、名称、议程及办理情况等全部记录都没收集归档，造成档案整理不规范。。其二，忽视了科研、学刊等档案的收集归档。其三，以特殊载体为材料（重大活动及报告的录像带、录音带、光盘、照片等）档案往往因其存储量大、内容较广、人员对其管理疏漏，导致未对这些特殊档案进行择重筛选，且无重要文字说明（时间、地点、人物、反映事件、摄影者等）重要信息。档案结构不合理，许多综合档案比重较大，以业务档案为主的特色档案需要丰富；从档案载体看，纸质档案比重较大，其它载体档案的种类和数量相对较小"这样的馆藏结构和内容显然不能适应发展和信息社会化的需求。

4、档案管理设施建设不足。高校建设如火如荼的开展，办学层次与办学水平大幅提升，档案的数量也日益增加，为档案管理工作带来了许多新内容，为做好高校的档案管理工作，必然需要更加坚实的基础设施做保障。由于档案管理工作不被重视，所以部分高校档案基础设施建设往往被忽视，长期的投入不足，档案管理基础设施建设历史欠帐太多，由此引发了资金、场地、人员等投入不足，再加上已有的设备老化，且缺乏必要的防火、防水的设施，使这些高校的档案管理工作疲于应付，极易造成档案资料的丢失与损坏，影响了高校档案管理工作水平的提高，最终导致安全保存档案难以实现。同时，档案信息化设施配备不够合理。当前，高校档案机构信息化基础设施建设水平参差不齐，有的高校档案部门软硬件配备完整，计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器、档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序一应俱全，应有尽有；但有的高校档案信息化建设相对滞后，仅仅是摆几台电脑，认为这样就可以算是信息化了；有的高校档案部门在软硬件配置时，不管是否需要统统购置，造成财力、物力的巨大浪费；有的高校档案部门购置档案信息化软硬件后不能加以有效利用，对现代档案管理所需的技术手段投入处于空白局面，造成了资源上的浪费。

三、 与时俱进，探索高校档案管理工作新途径

1、 加强档案管理领导，保障档案工作与学校各项工作同步协调发展。

学校领导重视是做好档案管理工作的重要因素之一。作为高校领导就要认真学习档案管理工作的政策性要求，把档案管理工作摆在党政工作的议事日程当中，从顶层上做到位，落实好上级档案管理工作政策。一是促进档案工作与学校建设发展同步向前，将档案工作纳入学校整体工作计划和发展规划，列入领导议事日程和职责范围，在机构设置、经费、设备、人员配置及档案管理人员待遇等工作条件上给予充分保障。二是建立完善档案管理工作三级架构（档案工作管理委员会、档案专职管理干部、兼职档案员），保证档案工作的正常开展。三是档案部门要积极主动地向分管领导汇报档案管理工作有关情况，以争取领导多支持、多帮助，改变档案管理工作的被动局面。

2、 加强管理制度建设，促进档案工作规范化水平不断提高

一是推动档案工作规章纳入学校规章制度，以学校名义制发档案工作规章制度，为学校档案工作持续发展提供制度保障。二是加强档案管理制度建设和改革，立足贯彻落实中办国办颁布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，全面梳理和修订完善档案工作业务制度。三是加强工作机制建设和改革，建立了档案工作收管用的机制，即“应收尽收”档案收集工作机制，“安全规范”档案保管工作机制，“准确高效”档案服务利用工作机制，全面规范档案收集、保管、利用工作。四是加强业务标准规范建设和改革，结合实际制订完善各环节业务标准和操作规范，提升档案工作质量。

3、 加强管理队伍建设，提升档案管理者业务技能水平。

高校档案管理人才队伍的素质高低，决定着高校档案管理水平的高低，要持续加强管理人才队伍的建设，从新进管理人员的加入到管理人才队伍的专业知识培训，再到引入竞争机制，要以全方位、多层次的培养手段，确保高校档案管理人才队伍稳定与素质提升，推动高校档案管理工作向高水平发展。要做好高校档案管理工作，档案工作者必须加强培训，强化素质。一是提高认识。高校档案记载着高校管理和教学中形成的纸质及电子档案材料，具有凭证、依据、借鉴、参考、史料和 认知作用，在高校人才培养、教学管理、科研开发和对外服务 方面发挥着极为重要的作用。因此，档案工作者特别是那些兼职档案员，要从思想上提高做好档案工作重要性的认识，努力做好档案管理工作。二是提高能力。随着新型存储介质的不断出现和现代信息技术的广泛应用，机读档案、声像档案、电子档案等新型的档案载体不断涌现，文件转化为档案，专业性更强、程序更加复杂，这些新型档案在信息的记录与存储方面需要有特别的要求，档案管理者不仅要熟悉案卷的整理流程，还应掌握一定的档案管理和保护技术，掌握相应的新型载体档案的保护与管理方法。因此，要培养高校档案管理人员的专业知识和技术能力，使其具备较强的服务意识、沟通能力和严谨细致的工作作风。三是 提高政治素养。高校档案工作者不仅要有热爱档案管理工作的事业心，而且更要有坚定正确的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。因此高校档案部门在高度重视高校档案人才培养的同时，要培养高校档案管理人员的政治素养，提高档案工作者的思想政治素质。

4、与时俱进，创新开展档案管理工作

高校档案管理工作要注重学校未来发展方向，把握前瞻性的特点，在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，这就能使档案机构高效、安全、有位。各项工作从维持性向创造性发展，为档案工作创造一个良好的氛围。一是管理观念创新。确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。二是管理内容创新。档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。单凭本馆馆藏难以满足师生的信息需求，必须调整，充实馆藏内容，提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集师生需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为师生提供服务。三是手段创新。长期以来，高校的档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向，其管理方式或手段是手工的，这对高校的发展所带来了一定影响。加强这一行为的转变，应成为高校档案管理改革的重点。要用现代化管理手段替代传统的手工管理，尽快做好库藏条目录入工作，实现档案条目检索自动化，以提高工作效率和服务质量。因此，档案馆要积极参与学校办公自动化系统的设计与建设，提出档案管理方面的要求和建设。认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，研究解决文档一体化问题。采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使高校档案管理走上主導地位，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高效化。

当前，高校改革发展正处在关键时期，高校档案管理工作也要进入一个新的发展阶段，新的形势要求高校档案管理工作要与时俱进，不断创新，开拓档案管理新理念，实现档案管理、检索、利用的信息化、网络化、数字化，进一步加强高校档案管理标准化建设，更好地服务于学校的建设和发展，服务于社会。

参考文献：

[1]王 璐、韩建华《高校档案管理现状、问题与对策研究》《产业与科技论坛》2013.1

[2]刘 丹《浅论高校档案管理中存在的问题及对策》《湖北成人教育学院学报》2015.1