财务“日记账”管理模式探究

张连怀++胡庆彬++徐金莉

摘要：日记账是按照经济业务的发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿，旨在核算和监督某一类型经济业务或全部经济业务的发生或完成情况。本文将日记账的概念引申到企业成本管理领域，从企业成本管理现状出发，分析企业构建日记账式管理模式的必要性，提出了日清月结成本管理的体系框架、工作流程、具体措施及实践效果。

关键词：“日记账” 管理模式

作为企业实现精细管理的一项重要管理工具，财务日记账是按照经济业务的发生或完成的先后顺序逐日逐笔登记的账簿，是以工作表单为载体，借助日清月结操作平台，将企业全部经济业务事项作为表单的执行内容，按时间顺序清晰地反映在日清月结系统记录中，用来核算和监督某一类经营项目或采购、生产、销售等全部经济业务的发生或完成情况。如同管理企业现金、银行存款日记账等“流水账”一样，实现对企业物料、资产、技术、成本费用、销售等全部经济业务的管理，及时准确地反映企业日常经济业务运行情况，防止因管理粗放出现跑冒滴漏。

日记账格式一般包括日期栏、摘要栏（简要说明经济业务的内容，文字简洁，能概括经济业务全貌）、金额栏等。金额栏细分为收入、支出、结余三栏：根据“上日余额+本日收入-本日支出=本日余额”的公式，每日应分别计算收入和支出的合计数，结出余额并与实存数进行核对（即账实核对），以检查每日经济业务事项收付是否有误，即通常所说的“日清”。月终同样要计算收支合计数，结出余额，并与实际盘点、总账、报表核对（即账实、账账、账表核对），通常称为“月结”。因此“日清月结”是会计“日记账”的通俗说法，是包含企业采购、生产、销售等全部经济业务事项的账目表。

下面，笔者结合石油钻井工程技术服务企业的财务管理特点，阐释财务日记账管理的目的、流程及在实际工作中的运用。

一、财务日记账管理的必要性

企业是以盈利为目的的经济组织，盈利的实现是以良好的财务状况为基础的。企业管理的中心是财务管理，财务管理的基础是成本管理，企业只有抓好了成本管理，才能体现财务内部控制的有效性、严密性和科学性，也才能真正实现投资者利益最大化的目的，而财务日记账管理正是企业实现成本管理精细化和精准化的一项具有基础性和支撑性的重要工作。

（一）能够为会计一级核算提供真实可靠的基础数据

会计一级核算包括数据一体化、标准系统化、交易流程化、控制实时化、报告自动化、监督前移化、内控程序化、系统集成化八个方面。日记账管理工具是基于基层队每日发生的全部经济业务事项，序时逐笔登记的，能够为会计一级核算提供翔实可靠的基础数据。

（二）能够促使管理者和基层员工更加重视成本控制

日记账管理工具是依据科学合理、切合实际的单井成本预算标准实施细则，做出单井成本预算，由基层队在钻井施工过程中执行，并将单井成本实际发生额与单井成本预算定额进行比较、分析、考核与评价，重点突出过程控制。

（三）能够促使管理者和全体员工树立成本效益观念

从现代成本管理的角度看，成本的降低是有条件和限度的，成本不可能无限压缩，在某种情况下无限度的控制成本费用可能会影响钻井质量，导致整个公司效益下降。利用日记账管理工具，全面系统逐日逐笔登记基层队实际发生的经济业务事项，并实时与单井成本预算定额做对比，找出成本升降原因，制定改进措施，不是单纯的依靠成本的节约来获取效益。

（四）有助于业绩评价和激励员工

日记账管理工具可以实时结出单井成本预算定额与单井成本实际发生数的差额，反映了基层队业绩水平，员工可以随时查看，分析结超原因，制定应对措施。客观公正的考核评价能够对激励员工节支创效发挥重要作用。

（五）有助于抑制经营舞弊行为的发生

舞弊是指企业董事、监事、经理、其他高级管理人员、员工或第三方使用欺骗手段获取不当或非法利益的故意行为。由于财务日记账系统是按日逐笔登记录入的，具有层层把关审批、不可随意更改及可追溯查询的特点，大大降低了造假的机会，堵塞了漏洞。

二、财务日记账管理的工作流程及职责分工

日记账式成本管理包含了市场、生产、工程、财务、物资、设备、人力资源、质量、基层队、信息等多方面的管理，汇集了各职能部室的技术、管理经验，有利于构建全员、全方位的单井预算管理及成本控制体系。

（1）在技术层面上，由公司开发“日清月结”系统，充分利用计算机网络优势，实现单井基础数据的全面性、及时性、真实性、准确性、可追溯性及信息共享，为完善单井成本预算定额、单井成本控制、分析、考核与评价等提供完整详实的基础数据。“日清月结系统”指利用网络平台建立的成本日清月结的软件程序。“日清”指公司生产经营中所有费用发生的当天进行确认，并录入“日清月结”系统，形成当天的费用统计日报，单井、单车、单项工程以及两级机关制造费用明细一目了然。“月结”是指月度终了，对每天录入确认的费用明细按照完成井、服务商、费用项目、预计金额进行汇总，并在公司的月度计划执行会上逐项审核、确认，形成公司的月度资金计划。

（2）在组织层面上，建立“公司—基层队”两级单井成本日记账管理体系。各职能部室将本部室对基层队的管理制度及要求设置为电子表格，财务部将各类表格归类整理，删除重复项，制定基层队通用表格并下发，基层队成本员登记日记账，上传数据图片到日清月结系统平台，实现各职能部室对基层队基础数据的实时监督与共享。信息资源保障部负责考核系统、日清月结系统、单兵系统等操作系统的开发、日常维护与升级管理；财务资产保障部作为成本控制的总账管理部门，负责各职能部门表单及系统模块的归集、整理、录入与监管；各职能部门对本部门所管辖的基层队业务及本部室发生的费用进行归集、整理、录入与监管（如物资装备保障部负责物料、设备检维修等费用在日清月结系统中数据录入的管控；人力资源保障部负责人工成本等费用在日清月结系统中数据录入的管控；市场经营保障部负责固井、钻井液、钻具、钻技服等专业化费用在日清月结系统中数据录入的管控；质量安全环保部负责安全费用、质量费用、健康费用、生产协调费、财产保险费等费用在日清月结系统中数据录入的管控）；基层队负责按各职能部室下发的表单格式，对井队每日发生的所有经济业务事项进行确认、收集、登记、录入、传递。各层级负责本级次的日清月结工作，并做到账实、账证、账表、账账数据一致。

三、日记账管理工具在成本管控中的具体运用

钻探行业是高投入、高产出的行业，队伍战线长、资产规模大、生产环节多，资金运作大，经营管理者很难准确掌握当期生产经营成果，给日常经营管理决策带来诸多困难。为解决上述管理难题，公司以单队、单项业务为基本用户单位，以单井、单车为成本归集单元，着手设计开发了“日清月结”系统管理软件，包括单井模块、单车模块、单队及单项业务四个模块，通过在每个模块中运用日记账管理工具，来实现成本“日清月结”的功能。

（一）在物资成本管控上

笔者所在公司每年物资消耗占总支出35%左右，是成本管理的重点。

1.通过“管、办、用”分离，实现全过程管控

一是系统完成计划提报：取消基层队手工领料单，由基层队在系统中提报领料申请。二是统一配送生产物资：公司专门成立物资保障队，作为物资办理部门，集中配送井队物资。三是现场双方完成确认：领料申请审批通过后，由物资保障队按照区域派专人将相关单据随同物资配送上井，由井队和物资保障队双方共同签字确认。四是系统确认是否异常：物资保障队、基层队各自在系统中录入到井物资数量，系统进行自动核对，数据一致后自动转为基层队库存。否则，需要公司物管部门核实后才能形成库存，实现了基层队和物资保障队互相监督，防止物资在送井场过程中流失，降低风险。五是出库计入当天成本：基层队根据口井施工实际消耗情况，进行出库操作。当天成本当天进入核算体系中。实现了公司口井物资消耗当天关闭，做到了源头录入数据真实准确。

2.通过定额审批，实现异常预警

在系统中，根据不同区块、井型、井深、施工周期等历史数据，确定了单井钻头数量、金额，大宗材料费用及油料等各项材料定额标准。基层队根据生产情况提报需求计划时，系统会自动识别是否超出定额。在定额范围之内，基层队可利用系统，提报物资需求计划，进入领料程序。超出定额部分，系统无法直接提报，需要打开特料审批窗口，经机关物资管理部门核准后，由基层队提报特殊用料申请。同时，日记账管理工具通过对基层队施工过程的写实，有利于发现单井成本预算定额是否科学实用，能够为优化调整单井成本预算定额尤其是复杂结构井与特殊工艺井的成本预算定额提供准确的依据。

（二）在外付费用管控上

包括外部修理费、外雇运费、钻前工程、技术外协等对外支付费用，由于费用项目多，易产生利益输送，是成本管理的难点。重点要把握好以下四个环节。

1.现场严格签认

基层队对日常发生的外付费用，通过工作量确认单经现场三人确认后签字背书（见图）。

2.精准录入系统

系统录入责任人对单井、单车、单项业务发生的各项费用支出，按照菜单签认的井号（车号）、费用项目、数量、金额等信息当天录入系统，同时扫描上传签认单附件。

3.抓好过程监控

职能部门对分管费用过程监控，发现异常，采取措施，堵塞漏洞。对于核实无误的费用上传到公司财务部门，完成单井、单车成本考核。

4.月末确认结果

月底召开外付款确认会，对当月发生的外付费用，按照基层队签认的原始单据进行确认核实，下达确认会纪要，作为当月结算的依据。同时对完成井实行月度关闭。

（三）在专业化公司及固定费用管控上

专业化公司包括为钻井提供专业技术服务的钻井液公司、固井公司、钻具公司等。将各专业化公司费用定额和计算规则导入系统，井队录入工作量后，系统自动计算各项费用金额。各基层队人工费用、资产折旧及摊销金额确定后，系统根据单井施工周期自动计算分配到单井。公司根据各队所占资产、人力资源情况测算下达单队收入、利润指标。

四、总结

日记账管理工具是对企业每日发生的所有经济业务事项进行“流水账”式确认、记录、计量、报告，并通过数据的分析、考核与评价，有效发挥了财务管理事前决策控制和事中监督控制的功能，而不受物料、修理费、工程款等因种种原因延迟结算的影响。通过以“日清月结”管理系统为平台运用日记账管理工具，公司主要变动成本项目同比均大幅下降。其中柴油消耗同比减少3300万元，下降25.8%；一般材料同比减少1400万元，下降13.4%；载车配件同比减少3900万元，下降57.9%。扣除工作量因素，国内市场钻井进尺每米材料单耗由去年613元下降至560元，直接管理创效5000万元以上。

（作者单位：长城钻探钻井三公司财务科）