微视角下Excel 和VBA 在教务管理系统中的应用

陈保茹++王桂莲++宋章迪

【摘 要】在日常教学教务管理中，EXCEL 被大量应用，其能为教务人员提供便捷的服务，避免重复冗杂的工作过程。本文针对学生管理工作中更加注重高效、细致和人文关怀的特征，通过VBA编程为教务人员，特别是辅导员、班主任等群体设计简单实用富有特色的管理系统，从而提高管理效率，增强对学生信息的宏观掌控和对学生成长的微观关怀。

【关键词】VBA；EXCEL；教务管理系统；特色定制

中图分类号：G526.3 文献标志码：A 文章编号：1007-0125（2016）10-0174-02

微软公司开发的Microsoft Office 系列软件在全世界应用广泛，其中的Excel电子表格具有强大的数据处理功能，自Excel 2000版本起，附带了VBA编程语言。该语言与Excel紧密结合，具有强大的数据处理功能。在信息化时代的今天，随着教育规模不断扩大，教学改革不断深入，教务管理信息化、人文化、特色化已成为必然趋势。计算机在教务管理的广泛应用可以极大地提高教务人员的工作效率。同时，随着时代的发展，当代学生也越来越注重个性发展，学校特色活动层出不穷，如何宏观掌握学生各类信息，在学生管理工作中做到因材施教，以人为本也成为目前高度关注的话题。本文突破以往教务管理系统综合专业的角度，运用简单的Excel和VBA为教务人员量身订做极具个人特色的教务管理系统，以期能够达到减轻工作负担，使各项管理工作系统化、特色化、人文化的目标。该系统主要分为图书管理系统、教职工管理系统、学生管理系统以及班级建设四大模块。系统内容可根据自身需求和特色修改，其中运用宏和VBA编程设计的小程序简洁明了，操作简单，适用范围极广。

一、教务管理系统的总体设计

教学教务管理由于涉及面广，学生人数众多，各类信息混杂，人工管理会大大降低学校的管理效率。而利用Excel和VBA开发一个管理系统，会大大提高工作效率。

（一）教务系统模块构成和工作簿设计。本文介绍的教务管理系统的模块构成如图1-1所示。本系统由“图书管理”、“教职工管理”、“学生管理”和“班级建设”四个模块构成。

在设计教务管理系统模块时，本系统不仅考虑到了系统的简洁实用性，同时注重美观及个性体现，使用者可根据自身爱好随时更换页面。以某高校为例建立一个名称为“教务管理系统”的工作簿，并插入校园图片作为背景，同时插入四个按钮，并为之指定相应的宏，点击按钮可直接进入相应模块。

此外，为保证信息的安全性，本系统设置了一系列密码，用户需输入密码才能进入系统。同时，为保证用户顺畅返回封面工作表，所有工作表都设置了能够返回主界面的按钮，部分程序代码如下：

Sub 图书管理（ ）

Dim t As String

t = InputBox （“图书管理信息录入，请输入密码：12”， “输入密码”）

if t = “12” Then ‘第一空

MsgBox “欢迎您” 进入图书管理系统！”， 0， “正确” 第二空

Sheets （“图书管理系统” ）. Visible = True

Sheets （“图书管理系统” ）. Select

Else

MsgBox “对不起，请重新输入” 第三空

End if

End Sub

Sub 返回（ ）

Sheets （“图书管理” ）. Select

（二）图书管理模块的设计。图书管理模块是对现有图书信息进行登记以及统计藏书量。教务人员可以根据需要对专业课推荐书目、学期采购书目等进行统计。用户可点击“添加”按钮进入图书信息录入窗体，在窗体里输入或选择信息内容，点击确定后信息会自动录入表格内。同理在计算器窗体内，图书量可直接由系统算出并填入表格内，极大地减轻信息录入负担，提高工作效率和准确率，也使得工作更加系统和清晰。

（三）教职工模块的设计。教职工管理模块用以激活教职工工资表和教师名录。教职工工资表内录入学院所有教职工的工资信息。该表格内采用了Excel工具，如下拉列表、公式等，用户可直接下拉得出数据。同时该界面还设置了打印按钮，点击打印按钮可直接将工资表打印出来。教师名录工作簿通过插入窗体的形式进行信息录入，该窗体内包含了文字框、选项按钮、复选框、框架等，用户可直接点击进行单选或多选，点击确定信息可直接输入表格，从而大大提高工作效率。

（四）学生管理模块的设计。学生管理系统主要用于统计学生基本资料，计算学生各科成绩，统计学生课程表。信息表内包括学号、姓名、联系方式、宿舍、政治面貌等等。课程表可以用于统计所有学生的课程信息，通过统计这些信息。教务人员特别是辅导员或班主任可从宏观和微观上掌握学生及班级动态。在成绩表中，本系统设置了成绩计算按钮，点击按钮成绩会自动计算，清除成绩按钮则用来清除成绩。该设置使得成绩计算系统重复使用，教师只需要重新输入课程名称和各项分数，最终学期成绩会自动生成，并可以生成柱状图、饼状图、趋势图等。该成绩系统不仅可以迅速计算考试成绩，还可以通过图表对成绩进行分析，从而掌握学生学习情况。部分程序代码如下所示。

Sub 学生成绩（ ）

学生成绩 Macro

宏由Administrator录制，时间：

Dim I As Long

For I = 3 To Cells （Rows.Count， 1）. End（xlUp）.Row

Cells （i， 8） = Sheet4. Cells（i， 4） * 0.3 * Sheet4. Cells（i， 5）*0.3*Sheet4. Cells（i， 6）*0.3*Sheet4. Cells（i， 7）

Next i

End Sub

（五）班级建设模块的设计。班级建设模块主要用于记录学生参与活动情况以及记录班级活动风采。其中活动参与情况统计表可以用来统计班级学生参与各类活动和比赛的得奖情况，此类信息的更新和完善可以作为学生评奖评优的重要参考。而班级风采展示工作簿则通过图文并茂的形式记录着自入学以来班级举办的各类特色活动，该系统不仅能有序进记录学生成长的点滴，更能够展示班级或学院的独特风采，亦可为学期总结积累材料。

二、教务管理系统实用性与创新性分析

Microsoft Excel软件之所以对教务人员的工作提供了便捷的服务，是因为它集不同功能为一体，并能对各类数据进行加工管理。VBA的工作原理是用编程的方式处理数据，这对于多数教务人员来说都是可望不可即的事情，特别是教务人员素质各不相同，传统VBA程序在使用有一定难度。为真正使VBA能够切实地让广大教务人员接受，本文所开发的教务管理系统以简单的程序操作，对用户的计算机水平要求不高，包含内容涉及教学教务工作的最核心内容。同时教务人员可根据自身需求及各学院特色随时更新和更改工作簿内容，具有极强的适用性和个人特色。此外，该系统区别于传统教务系统的另一大特征便是对计算机、网络等设备要求不高，用户无需安装其他系统，同时该系统开发难度较低，无需巨额费用，可普遍推广。

本文所描述系统最大创新之处在于将人文关怀融入管理系统之中。当代学生不断追求个性与创新，教学教务管理也应坚持以人为本，因材施教。该管理系统从班级的微观角度出发，记录学生学习、生活的点点滴滴，不但使管理工作有序高效地开展，更体现了教务人员对学生的人文关怀，在信息化管理的基础上展现独特的管理风采。

三、结语

大数据时代之下，运用计算机网络管理教务教学已成必然趋势。然而面对办学规模不断膨胀，教学教务工作繁杂的态势，我们更应该注重微观关怀与记录。因此在学习和购买国内外大型综合教务管理系统的同时，各高校独立开发富有自身办学管理特色的实用型管理系统也不失为明智之举。

参考文献：

[1]冯陈芙.EXCELVBA在高校教务管理中的应用[J].办公自动化，2015（2）.

[2]陈黎.EXCELVBA在大学教务管理中的应用研究[J].信息与电脑，2015（7）.

[3]汤兰芳.基于ExcelVBA的成绩管理系统设计与实现[J].大众科技，2010（7）.

[4]韦伟.利用EXCEL实现考试成绩的统计分析[J].电子商务，2011（8）.

[5]钟承景.应用EXCELVBA建立教学工作量计算系统分析[J].信息与电脑，2012（2）.

作者简介：

陈保茹（1992-），女，上海理工大学外语学院翻译硕士；

王桂莲（1966-），女，上海理工大学副教授、硕导，主要从事外语教学，翻译研究；

宋章迪（1992-），男，上海理工大学机械学院工程硕士。