学校档案管理规范化的路径研究

胡永英

摘要：学校日常需要管理的工作项目是繁多的，档案管理工作是其中的一种。档案管理工作看似简单，其实质这项工作是系统的，它对学校的发展起着一定的导向作用。学校档案管理实现科学，规范的目的，此时的档案信息资料的实用价值更高，实践性更为显著，对学校而言，提高了教学质量的同时，促使学校教育事业向更好的方向发展。

关键词：档案管理；规范化；路径；研究

学校档案库主要将学校在开展各种活动时涉及的资料自己在校生的基本信息进行系统的采集以及整理，最后统一的保存在档案库中，为以后的应用提供精准的资料支持。档案管理实现规范化，可以使档案资料更好的为各项教学活动的服务。本文作者浅析现阶段学校档案管理中存在的不足，并依据自己的管理经验研究与提高档案管理规范性有关的对策，希望与学校档案管理员一起分享，共同推进档案管理规范化的进程。

一、档案管理在学校中的重要意义

建立规范化的学校档案，进一步加强和改善学校管理，在日后指导学校的各项工作中可以有效开展，同时提升学校管理水平。总的来说，主要体现在以下几个方面：

（一）有效保存档案，清楚了解学校的管理水平

学校成立发展过程中的各项工作情况，都可以以档案的形式保存好最原始的数据，这些档案的有效保存，在日后的各项工作开展中提供相应的数据支持。对这些档案进行有效的分析，可以了解学校的发展规律及相应的优势，清楚的知道学校的管理水平。

（二）有效保存档案，清楚体现学校的教学水平

学校在评选优秀员工、组织相关工作的过程中都会通过档案的形式保存下来，教师很多很好的教学成果，也可以通过档案的形式记录下来，这些记录的有效分析，能够为学校管理水平高低的评价提供数据支持，有效总结这些记录，很快发现学校的精神，建设学校良好的形象，并充分体现了学校的教学水平。

通过档案的形式记录各项的活动，不仅有利于总结各个阶段的工作内容和特点，还有利于学校价值观的形成，对学校创建更高一层的标准，都起着举足轻重的作用。

二、现阶段学校档案管理中存在的缺陷

（一）对档案管理工作注重程度不高

目前学校的师资队伍并不健全，再加上档案库设备不全等现实原因的干扰，大部分学校将档案管理的工作性质归属于文员职业类型，有的学校甚至随便的将某位教职人员安置在档案管理的职位上。这类档案管理员大多数将档案管理工作视为兼职工作。

（二）档案管理机制不健全

“没有规矩，不成方圆”的道理家喻户晓，因此学校的档案管理工作同样需要一套完整度高，科学性强的工作机制。但是调查显示，一半以上的学校档案管理工作并没有依照程序开展工作，管理员说呈现他们眼前的档案管理机制是笼统的，让人找不到重点。在这种没有特定机制做参考的局势下，学校的档案管理部门就像一片散沙，管当然理工作开展得不到位是必然的。

（三）档案管理工作的信息化没能落实和普及

21世纪是科技迅猛发展的新时代，在各个领域计算机被广泛的应用。学校由于资金运转不周的实际原因，而不能为档案管理部门配备计算机设施，人工管理模式下档案管理工作效率低下是毫无疑问的。即便是计算机参与进学校档案管理工作，但是管理员对计算机操作程序并不娴熟，专业理论知识严重欠缺，此时计算机信息化得不到普及。

三、探究全面实现学校档案管理规范化的路径

从以上的论述中，我们已经知道档案管理工作中存在的主要问题，以下本文作者将对问题一一解答，给出相应的对策。

（一）提高对档案管理工作的重视程度。

首先学校作为学校档案管理工作开展的主要场所，学校高层领导必须起到模范带头作用，将学校档案管理工作纳入进学校的重点工作体系的队伍中。除此之外校领导应该加强对《档案法》的学习力度，从思想上认识到档案管理工作对学校未来发展的重大意义。当然对于档案管理的工作人员来说，他们提高对管理工作的重视程度可以在多个方面有所体现，例如在档案管理工作中积极遵从档案管理体制，在管理工作中敢于尝试使用计算机设备，尽最大努力实现管理工作的信息化。

（二）构建完整，科学的学校档案管理体制。

学校档案管理工作如果想真正达到规范化的目标，明确的管理体制的制定是必不可少的，它可以使管理工作的细节处于规范的模式中。目前我国学校的教学基地不断扩建，又在教育改革的驱动下，学校越来越频繁的开展各项活动，此时档案管理部门需要采集，整理的信息数量呈现上升的趋势，换句话说此时的档案信息多样化，复杂化。因此只有在相关体制的约束下，档案管理工作的各个步骤才会开展得井井有条，管理者严格依据体制规定开展工作，采取合法的，可靠的手段完成档案信息的收集，规划，整理以及存储工作。

（三）强化档案管理工作人员的综合素质。

档案管理员是学校开展档案管理工作的主体，他们管理能力的高低直接影响着档案管理的工作效率。强化档案管理员的综合素质的渠道很多，例如学校可以定期的组织集体学习活动，使管理员更深一步的学习《档案法》知识；为了使管理员具备扎实的专业知识，学校可以估计他们参加进修活动，在进修的过程中管理员学习并掌握了新颖的管理技能，与此同时他们树立了正确的职业道德观。当然上文我们提高计算机技术的重要性，因此全面提高档案管理员的综合素质，必须加强对计算机专业技能的学习力度，在高科技的配合下，使学校档案管理工作迈向规范化进程。

四、结束语

学校档案管理是学校管理中的一项基础工作，档案管理实现规范性的目标有助于学校教育事业的顺利发展，可以全面提高学校办学质量。因此积极对档案管理工作进行创新改革，使其处于不断优化的状态中，能够促使学校的教育事业迈向新的高度。

参考文献：

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