党政机关发文审批系统的设计与实现

摘 要：本文通过对发文审批系统的设计与实现的分析和介绍，论述了在电子政务系统中，关于发文审批管理和流转管理的系统需求，和在设计系统过程中遇到的问题与解决的办法。发文审批系统投入使用后，提高了办公效率和管理水平，规范了业务行为和公文审核审批工作流程，节约了办公费用，改变了以往纸介质发文审批和流转的办公方式，提高了公文管理水平。

关键词：发文审批；电子政务；公文流转

随着信息技术的日益普及，各类信息化技术手段不断应用，极大地提高了办公效率，对行政办公模式产生了深远的影响。发文审批系统是电子政务建设的重要组成部分，它的开发与应用已经成为各级党政机关政务信息化的主要内容。由于政务办公的特殊性和公文的严肃性和规范性，发文的审批环节也是公文流转过程中的重要一环。本文主要对基于网络的发文审批系统的设计与实现进行分析和研究。

1 党政机关发文审批系统的介绍及其重要性

电子政务是借助电子信息技术而进行的政务活动。政务专门指党政部门和管理和服务活动，电子政務的直接含义就是行政机构运用现代网络通讯与计算机技术、将其服务职能通过精简、优化、整合、重组后到网上实现，打破时间、空间以及部门分隔的制约，提供一体化的高效、优质、廉洁的管理和服务。电子政务的广泛采用最大限度地提高办公效率和改进办公质量，缩短办公周期，随着政府信息化基础设施建设的逐步完备，各类应用系统开始受到各级政府机关的重视，开发重点主要侧重于公文信息化、公文流转、交互式审批等工作领域。因此，改革传统办公模式，开展电子政务，使公文拟稿、核稿、审批和管理过程电子化、信息化。通过统一办公规范，提高工作效率。降低行政成本，实现公文管理信息化已势在必行。

一个公文的发出要经过拟稿，审批，修改、会签等多个步骤，传统的发文审批流转方式不仅浪费了大量的时间，同时也浪费了大量的人力和纸张，可以说，传统的发文审批处理方式已经不能适应现代办公的需要。因而，基于网络的电子公文自动化系统就成了人们的所需。电子公文自动化系统既是传统公文处理方式的延伸，可以利用网络的交互性，满足办公流程的复杂性和多变性；它也是对传统公文处理方式的改进，通过对公文流转路径的确定，提高了个人的工作效率，明确了每个办公人员的岗位职责，并且大大降低了办公成本。

2 发文审批系统特点

传统的发文审批流转模式主要以纸介质为主，给公文的传递、审批、归档、查询等带来了很大的不便。基于网络的发文审批系统能根据用户提出的公文流程，在系统环境上自动实现发文审批流转各环节的处理活动，能对整个工作流程实时跟踪和对修改审核信息进行记录。并能按照有关规定，自动地报告公文在处理过程中的状态，能完成党政机关内部和对外公文的起草、审批、签发、发布、查询等发文处理工作。发文审批有以下几个特点：

（1）公文的可操作级别不同。发文审批中必定要流经许多的办公人员或者各级领导。在这个过程中，每个经手的人员或者领导的权限应该是有所不同的。所以在流转过程中针对不同的层次、级别的办公人员而言，公文的可操作程度不同。

（2）系统的操作对象是行政公文。对做出的可以影响单位和型号工作的决策必须能够具有责任追查的功能。对信息数据的传输、交换及其处理对其处理对安全的要求也就格处的高，要更加周到全面地考虑到数据在各方面（权限、传输）的安全措施，而这也就要求系统提供一种可以在最大程度上实现真实政务的再现有解决手段。

（3）流程复杂多变。发文审批流转业务是一个相当复杂的过程，中间经过起草、审批、会签、核稿、签发、发布等多个阶段，一个公文流转的过程就是一个决策的过程，这个决策涉及到不同职务级别人员之间的协作。

（4） 安全级别较高。在电子政务公文管理系统中，不仅涉及到数据的网络传输，还涉及到各类密级的文件、决策与批示的处理过程，而对这类信息的破坏，不仅会对信息发出者造成影响，对信息的篡改更有可能对整个单位的稳定、生产任务造成影响，因此不仅要确保用户身份的正确性，还要保证数据传输过程中数据本身的安全。

3 系统需求分析

3.1 发文管理业务分析

发文管理主要包括公文的起草、校核、会签和领导审批签发等程序。机关发文一般流转程序为：首先由拟稿部门工作人员负责起草；起草完毕，送拟稿部门相关领导进行校核，如果需要相关单位会签，送相关单位领导会签；校核（含会签）完毕后，交秘书审核，审核通过后，转呈相关所领导审批签发。已经经所领导审批签发过的文稿，送至机要室登记编号、排版制文，在印发之前排版清样可由拟稿人再做校核。拟稿人经校核对文稿确认无误后，交机要室印发。

3.2 发文办理流程简介：

（1）拟稿（起草）。根据工作需要，需以我单位党、政、工、团的名义对外发送或对内下发的公文，按各机关职责分工，由相关人员拟稿。同时，按规定填写发文办理单。

（2）核稿（校核）。各机关拟写的发文稿，应先送部门领导核稿并签署意见，需要有关部门会签的，应做好会签工作。

（3）审核。各类发文稿件在送所领导签发之前，先由秘书进行复核。

（4）签发。以党委名义发文，一般由党委书记签发；以单位名义发文， 一般由分管业务的单位领导签发；以工会名义发文，由所工会主席签发；以团委名义发文，由所团委书记签发。

（5）发文登记。经单位领导签发后的公文，由机要室统一登记编号并将有关数据准确著录，按公文规定的格式排版并打印清样。

（6）校对。排版的清样，由拟稿者再进行校对。校对无误后，校对人应签署姓名，以示负责。

（7）制文。校对后的文稿交由机要室制作成正式公文。

（8）分发。正式公文制成后，机要室按照发文办理单的要求报送给主送单位和相关抄送单位。

发文办理功能需求：

（1）发文管理系统应实现文件起草、领导签批、文件签发、字号编写、公文类型、文头选择等各项发文管理工作的自动化和智能化。

（2）提供文件的流程监控，可以随时监控到文件的流程位置。

（3）提供文件的审批情况监控，可以随时掌握该文件的审批、流转情况，即那些人已办理，那些人还没有办理。

（4）提供对审批意见的动态选择功能，可以预设一些简单、常用的审批意见模式。

（5）提供信息提示功能，可以及时提示系统是每个用户是否有待办信息。

（6）提供痕迹保留功能。每一个工作人员对文稿的修改，系统会对其所作的修改进行痕迹保留。

（7）提供红头文件格式的模版，便于拟稿人将文稿套用相对应的红头文件。

4 系统的详细设计及实现

4.1 发文稿纸的选择

发文稿纸的选择是公文（发文）审批系统的第一个环节，它不仅决定了公文的版头，还决定了公文的签发流程、签发人和公文的用印。我单位的发文版头有多种形式：按发文单位数量分有一家单位发文，二家单位联合发文和多家单位联合发文。按发文种类分有行政发文，党委发文、工会发文等。

我们在系统的发文稿纸的选择页面中，列出了所有我单位公文发文稿纸的全部类型，供拟稿人选择，并且在以后的流程中我们还设计了与发文版头相对应的公文模版供拟稿人使用。

4.2 拟稿

承办人草拟公文应依照发文稿纸的内容填写有关项目，按规定的电子公文格式或稿纸撰写内容。

标题。一般由发文单位名称、事由和文种组成。此字段为必填项。

公文文种。就是公文种类，有决定、命令（令）、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要十种。此字段为必填项，拟稿人根据文件内容在字段中的下拉列表中选择。

会签。公文内容所涉及的有关部门对公文进行审核的必要程序。内容涉及其他部门的，必须经有关部门会签，由拟稿人负责。会签步骤涉及人员未明确签署意见或会签意见不一致的公文不得印发。此字段为必填项，拟稿人根据文件内容必须选择是否需要会签，如果选择会签，流程会在本部门领导校核后进行会签程序。

密级属性。公文必须标注密级属性，包括机密、秘密、核心商密、普通商密、内部或公开六种情况。此字段为必填项，拟稿人根据文件内容在字段中的下拉列表中选择。

保密期限。拟稿人根据文件内容和密级填写相应的时间年限。

紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，公文应当分别标注“特急”，“加急”，“一般”三种情况。此字段为必填项，拟稿人根据文件内容在字段中的下拉列表中选择。

主送单位。公文的主要受理单位。此字段为必填项。

抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位。

上传公文。是拟稿人将草拟的公文上传到系统中。在编辑文件列表中将上传的文件显示出来。并且有编辑、删除、查看三个功能。

4.3 文件的批示

文件的批示包括主办部门核稿、相关部门会签、秘书审核和领导签发多个环节。

4.4 文件修改的历史记录

在文件的历史版本中，只要某环节的负责人对文件进行了修改，就会留存该負责人修改的版本并留有修改痕迹。

4.5 查询

发文流程的查询可以按照文件编号、拟稿人姓名、拟稿部门、标题、密级等多个字段查询，即可以单独查询，又可以组合查询。

4.6 公文的传阅

在公文传阅单里逐项登记公文的相应信息，并按照发文稿纸中的传阅范围传阅，并能看到文件的传阅名单和传阅情况。

5 发文审批系统的应用

5.1 提高工作效率

以前公文处理主要依靠的是拟稿人，一份文件从拟稿到下发，文件流向靠文件登记薄跟踪，呈送批转靠送，下发文件靠通知，效率不高。遇到领导出差等情况，文件处理速度就更慢了。而发文审批系统运行以后，所有的办文流程全部通过网络实现，只需系统中通过鼠标点击，即可完成拟稿、核稿、会签、签发、传阅等诸多环节，拟稿人还可通过流程跟踪随时监控文件流向，对文件进行催办，保证文件不积压、不拖延、不耽误。

5.2 规范流程

系统通过程序控制，保证了公文处理严格按规定的流程进行。在纸质办文时代，为图方便，有些文件的拟稿人会直接把文件发送给核稿人甚至签发人，扰乱正常办文秩序，反而致使办文速度更慢。而在本系统中，程序是设定好的，一般情况下，任何节点的操作人都不可以跨节点操作，这样就用程序规范了流程，保证文件在控制范围内有序办理。

5.3 修改历史可追溯

在纸质公文时代，文稿从拟稿人流经各级签阅部门直至领导，他们都可能根据自己的意见对文稿做出修改，修改后的文稿，只能根据保留的原稿，通过修改人的笔迹才能判定是谁做的修改，日后追溯更加难以判定。而在系统中，传送的都是电子文档，各操作人修改的都是电子文档，修改痕迹得以保留，方便日后追溯查询。

5.4 促进节能减排

以往印发纸质文件时，不仅需要拟稿人打印底稿，还要专人负责打印、复印、装订、分发，造成了纸张和人力资源的极大浪费。而通过系统办理公文，只需选择用户定向发送，接收用户即可上网办理、查阅，节约了人力资源和大量纸张，节能效应非常明显。

6 结论

发文审批系统在我单位的应用，收到了很好的实际效果，满足了我单位发文审批网上流转的需要。该系统与收文流转系统一起，成为我单位OA系统重要的组成部分，实现了我单位收、发公文的无纸化办公目标。

参考文献

[1] 王迪 陈晖.基于工作流的高校电子公文流转系统设计与实现.电脑知识与技术，2014（15）

[2] 谭菊梅 王东.用工作流实现公文审批流转.金属材料与冶金工程.2010（6）

作者简介

蔡明（1973-），男，四川成都，大学，工程师，研究方向：办公自动化 信息管理。