基于体育院校档案管理现代化分析

芦静

摘要：伴随信息以及通信技术近几年的高速发展，我国的档案管理工作也不再是传统的模式。近些年，各式各样的新技术以及新设备不断的应用进档案管理及其相关工作，使其更加的现代化。让体育院校的档案管理产生了翻天覆地的变化。为了更好地应用新技术，在本文中，我们将从几个主要的角度对实现档案管理的现代化作出分析。

关键词：体育院校；档案管理；现代化

现如今的社会是一个信息化的社会，并且已经成为这个时代最主要的特征。近几年来，我国的体育院校的档案管理工作已经不同于以往，在管理方面越来越现代化，不过在某方面发展并不平衡。所以，体育院校应该做到全面适应新时代的要求，并主要从四个方面进行改革，即档案管理思想、档案管理方法和手段、档案管理队伍以及档案管理机构。

1.更新思想，培养档案管理人员现代管理的观念

伴随着音频设备和传真设备的普及以及办公自动化的时代，一些非纸质的档案越来越多，例如光盘、录音以及录像等，致使原来的方案管理的知识、手段以及经验已经与现代化的档案管理无法相互适应。所以，我们从事方案管理的人员应该积极学习现代化的档案管理手段以及现代化的信息管理的技术。在档案的数量大量增加的今天，我们要是按照原来的手段寻找一份档案无异于是水中捞月海底捞针，不仅耗费时间更是耗费人力，但是如果采用信息化的现代手段，即通过计算机的检索功能查找文件就显得轻而易举。然后，现代化的档案管理就一定要使用较为先进的设备，才能真正的提升档案管理的效率，例如在体育院校中一些重要的体育科研项目的材料，像数据、磁带或者光盘等。对于这些档案只有用现代化的设备才能使用。最后，因为超时空档案资料的取用是我们现代化档案管理的特点之一，而这又必须通过网络或者其他现代化的先进设备才能实现。所以，在现代体育院校的档案管理工作中要及时跟上时代的发展，更新档案管理者的观念，与市场及社会接轨，加快档案管理思想的现代化进程。

2.充分利用多媒体工具到档案的管理工作

多媒体工具是人类智慧的结晶，它将计算机与图片、声音以及视频相结合。早在上个世纪的八十年代人类初次运用多媒体技术到如今，已经过去三十余年，多媒体工具已经在人类社会中普及开来几乎在每个领域都能看见其身影，档案管理行业也是如此。

2.1存储档案的格式越来越丰富

通过使用多媒体技术，能够将体育院校中不同格式的档案进行储存，不仅如此，对那些类别不同但是文字极多的档案能够做到全文进行储存。例如行政类、财务类以及教学类等等。使档案库的容量得到极大的提升，可以真正的称之为多媒体档案库，多媒体档案库的建立有助于多媒体信息网的建立，为将来的信息资源开发奠定了基础。

2.2采用多媒体手段来制作档案

这部分总结起来大致可分为三个部分。首先是体育院校的档案室基本情况。利用相关的软件以图文并茂的形式作出详细的说明，包括档案室的主要组成机构、每个机构的主要负责人员以及在职和兼职人员，当然，还要有网络档案室的基本情况。其次是强化自身的编研能力。把档案以及信息做初步的采集再进行总结。例如，体育院校的校史、历届的领导人员名录以及运动员的信息、教练员的简历汇总，还有校庆的视频资料等，这样能更方便管理。最后是将一些时间较长、价值较高的纸质档案原件和其内容制作成多媒体的形式，能在最大程度上避免纸文件损坏为体育院校造成损失，还能方便人们的日常查阅。

3.建设档案管理网，做到档案管理现代化

网络的作用是为了提高人类的工作效率，为档案的采集、整理、保存等过程提供方便，为体育院校工作的开展提供便利，更能为我国社会的经济发展而服务。

3.1就目前的情况而言，体育院校应当看清楚自身的优势所在，建设网络档案管理中心，其中需要校级领导、各个系领导以及每班的班级干部共同管理。这个网络中心是双向的，在网络管理中心，所有的在校人员都能查阅和交流，既能够取又实现了予，真正的实现资源共享，也是体育院校档案管理现代化中所需的。

3.2完善数据库，一个完善的数据库是档案管理工作和资源开发的基本要求，网络又能够使档案查询变得快捷，并且，当档案库内容越来越多的时候网络的优势会更加明显。

3.3资源好的院校应该加紧与国际网络接轨，国际互联网是世界性质的网络，开放性高、综合性强，集多种资源于一身。加入国际互联网是宣传体育院校档案的一个良好的契机。

4.强化工作人员素质，建设一支现代化的员工队伍

4.1定期组织培训班

在体育院校档案管理的现代化建设中，工作人员的组织是关键，档案管理人员的专业素质直接影响着信息的开发以及其现代化的进程。因此，体育院校应当重视工作人员的培训，每年分批进行专业培训，每人每年至少接受两次培训。

4.2了解现代化管理方法与手段

体育院校中档案的格式多种多样，其中包括文字、图片、视频以及音频等，而多媒体设备主要有计算机、打印机、传真机以及投影仪等，这些设备的广泛利用为档案的管理工作提供了方便。同时也就要求档案人员应当具备过硬的素质，也关系到体育院校的档案管理质量。若档案人员的素质不过关、工作能力不强，不能很好地掌控现代化的档案管理的手段，就会在一定程度上限制档案管理工作的进行。为此就要求档案管理人员不断提升自己的能力和专业素质，不断学习新的技术，提高自己的整体水平。

4.3强化人员结构

强化人员结构的目的是要求工作人员不仅能够掌握档案管理的专业知识又具备档案管理的能力。在工作中对每个人的能力进行考察，对德才兼备的精英提拔到领导层面，关心档案管理人员的日常生活，在有条件的情况下优先解决他们的困难，安定人心。并且，体育高校应当找出并加以利用自身的长处，全面的提升档案管理的效率，能够更好的服务于学校，实现体育院校档案管理的现代化。

5.结束语

体育院校的档案管理工作在一定程度上影响着体育院校的工作能否顺利展开。我们要推进档案管理的现代化建设，加大软件和硬件的开发力度。同时也要重视人员对队伍的建设和年轻人才的引进与培养。争取早日实现体育院校档案管理全面现代化。

参考文献：

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[2] 范文全.体育教学档案的建立与管理[J].档案与建设.2005（07）

[3] 江树香，冯悦民.对高校体育档案分级管理的思考[J].成都教育学院学报.2005（09）