浅谈学校档案工作的规范化标准化管理

张宏图

【摘要】本文论述了学校档案管理工作中存在的问题以及规范化和标准化管理的策略。以期为档案管理的规范化、标准化提供参考依据。

【关键词】学校；档案工作；规范化；标准化

在学校的管理工作中，档案管理是一项重要的内容。从档案管理的作用来看，一方面是档案可以为学校的建设和发展提供有效的参考资料。另一方面是利用档案资料，可以对学校的各项建设进行科学合理的评估。总之，档案管理工作具有重要的价值，所以促进档案管理工作的规范化和标准化，对于提升档案管理的质量具有重要的意义。为了实现对学校档案工作的规范化和标准化管理，分析管理中的问题并进行针对性地解决作用巨大。而本文所探讨的，正是学校档案管理工作中存在的问题以及规范化和标准化管理的策略。

一、学校档案管理工作中存在的问题

（一）管理制度不健全。在目前的学校档案管理工作中，制度不健全是存在的一个主要问题。就管理现状而言，制度不健全主要体现在两个方面：第一是档案管理的责任制度存在缺陷，在实际管理的过程中往往会发生责任遗漏的情况。档案管理要想获得较高的效果，必须要对档案分门别类地进行处理，但是目前存在的分类混乱严重影响了责任的落实。第二是在管理档案的时候，级别划分存在问题。在一般管理中，根据档案的价值会进行不同等级地划分，而等级不同，采取的管理也会存在差异。目前，等级划分的衡量标准缺陷严重，所以档案价值的判断有失标准。

（二）管理标准不统一。管理标准不统一也是目前学校档案管理工作存在的主要问题。标准的不统一主要是因为档案管理缺乏执行统一标准的环境。就目前的管理现状而言，档案管理的流程和步骤划分模糊不清，所以在具体的管理中很难利用统一的标准进行管理。再者，档案管理的目标建设也缺乏先导性，所以在实际管理工作中缺乏统一的目标，目标缺失导致的管理混乱也是管理标准得不到统一的重要原因。简而言之，目前学校档案管理工作标准的不统一，基本来源于管理环境的混乱，所以要实现标准统一，需要从管理环境入手。

（三）管理人员队伍素质不高。管理人员队伍的素质不高，对于管理的标准化和规范化影响也非常巨大。由于管理人员素质不高，所以对待档案管理的态度存在着轻视，正是由于这种轻视使得档案管理的价值没有充分地发挥出来。再者，档案管理人员在实际工作中缺乏科学的管理理念和管理方法，也会存在档案分类或者分级的错误，更有甚者，会因为操作的问题造成档案资料的毁坏，这种现象的存在使得档案管理很难得到进一步的提高。

二、学校档案管理工作标准化、规范化的管理策略

（一）强化管理制度，实现制度规范化。要实现学校档案管理工作的标准化和规范化，必须建立规范化的制度，从目前的管理现状来看，规范化的制度需要从两方面来确立：第一，要建立健全管理责任制度。在管理中，要将工作进行分级和分类，然后根据工作人员的现状进行设置或者是部门的划分，通过这样的方式，使得工作人员有明确的管理范围，从而可以实现责任的全面落实。第二，要详细档案的分级制度。在管理实践中发现，档案的重要性存在着差别，所以在实际工作中要对档案进行分级处理，通过级别的统一，然后采取统一的管理方式，进而实现管理的标准化和规范化。

（二）打造统一的管理标准。打造统一的管理标准对于档案管理的标准化和规范化而言具有重要的作用。要实现管理标准的统一，需要做好两项工作：第一是对档案管理的流程和步骤进行明确地划分。在不同的管理阶段和管理层次，档案管理会存在差异，所以对档案管理的过程进行步骤划分，更有利于在各个过程中实现标准化和规范化。第二是在档案管理的过程中，要确定统一的管理目标。在管理目标确定的情况下，管理的标准更容易明确。简而言之，要实现管理标准的统一，需要强化管理目标。

（三）培养和建设具有标准化和专业性的管理队伍。要实现档案管理工作的规范化和标准化，专业的管理队伍打造不可缺少。而专业化的档案管理队伍打造需要进行两个方面的培养。第一是进行档案管理理论的培养，使管理人员对档案管理的重要意义和价值有更加深刻的认识，从而在工作中能够重视档案管理，认真对待管理工作。第二是对管理人员进行实际管理的培训，包括对档案资料的分级、分类、存储以及具体的实施方法等。通过专业化的操作，可以尽可能地避免操作失误带来的分类分级错误或者是档案资料损毁问题。总之，利用专业化队伍实施档案管理，其标准性和规范性必然会得到提升，管理的效率和质量也会得到提高。

三、结语

学校档案管理是校园管理工作的一项重要内容，通过提高档案管理的效率和质量，可以使得档案资料的价值得到更大的发挥，而档案价值发挥可以帮助学校进行更为合理的发展规划和建设。所以说，深入地分析校园档案管理工作存在的问题，然后进行标准化和规范化的策略研究，可以实现校园建设的科学化。

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