浅析如何做好国土资源档案管理工作

杨博

摘要：随着社会进步和科技发展，档案管理工作也要跟上时代步伐，不断改进管理方法，推陈出新。如果土地档案管理工作滞后，势必会影响土地的规划、开发以及利用，所产生的严重后果将无法预计。在土地开发利用过程中，土地档案管理是关键，如何加强对土地档案管理是重点。

关键词：国土资源 档案管理

随着社会进步和科技发展，档案管理工作也要跟上时代步伐，不断改进管理方法，推陈出新。如果土地档案管理工作滞后，势必会影响土地的规划、开发以及利用，所产生的严重后果将无法预计。在土地开发利用过程中，土地档案管理是关键，如何加强对土地档案管理是重点。

1 国土资源档案管理的重要性

土地档案是国土资源管理部门在土地管理、开发和利用过程中形成的，具有一定的保存和利用价值，它是文字、图像以及声音的综合体，记载土地资源从规划到开发再到利用的整个过程，包含在此过程中的监督、监管所形成的文字和声像等记录。土地档案管理主要包含以下几方面的内容：土地调查、土地规划、土地勘测、土地登记、土地承包、土地流转以及土地纠纷。为了满足城市化发展的需求，城市建设用地不断向周边农村扩张，因此土地流转频繁，这给土地档案管理工作增加了巨大压力，土地档案对民生的重要性逐渐凸显出来，同时也越来越受到重视。

1.1 国土资源档案管理制度不健全，安全隐患多。

当前国土资源档案管理人员对国土资源档案的重要性认识不足，“思想上不适应，没有从计划经济的模式中彻底解放出来，思想守旧、工作被动、缺乏新思想、新举措，难以适应新形势的需要。”首先，在日常工作过程中，国土资源管理人员的绩效考核往往已完成领导交办工作的完成程度为标准因此工作过程中的工作记录及相关文件，往往因分工模糊，责任不明等制度不健全等在工作结束后，没有及时收集整理和归档，致使一些珍贵的国土资源档案遗失。其次，一些国土资源档案馆管理极不规范，已有的国土资源信息没有及时归档、立卷、分类，编目和排列也不够规范部分国土资源档案随意堆放，长时间挤压造成霉变、虫蛀、破损等现象。再次，有些国土资源档案管理单位的档案存储基础设施落后，国土档案资源存储区与办公区混在，档案库房严重不足，仍采用木质档案柜存放，存放设备简陋，档案管理人员安全意识差，安全管理制度不健全，安全防范措施形同虚设，落实不力，安全隐患多，国土资源档案管理的安全形势堪忧。

1.2 国土资源档案管理模式落后，信息化程度低。

随着互联网技术的快速发展和信息化进程的不断加快，档案管理的信息化与数字化已经成为未来发展的必然趋势。但是多数国土资源档案管理者仍沿用效率低下传统档案管理模式，严重制约了国土资源档案管理的有效性。一方面，当前国土资源档案管理者的信息化意识较低，没有看清信息化时代档案管理的发展趋势，缺乏国土资源档案管理的创新意识与改革动力，另一方面，现有国土资源档案管理人员的业务素质堪忧，档案管理人员编制少，充动性大，缺少正规培训和专业的档案管理训练，有些档案管理人员连哪些文件需要收集和如何进行档案的立卷归档都不会，仍延续着‘你交我收”的被动式档案管理模式。此外，部分国土资源档案管理者的电子档案管理技能不足，档案信息化、数字化管理尚处于数据输入的初级阶段根本谈不上电子档案的整合和共享。

1.3 国土资源档案只‘管”不“用”，开放利用率低。

当前国土资源档案管理模式存在着‘重管理，轻利用”的倾向，严重制约了国土档案资源的开发与利用。一是国土资源档案管理者对国土档案资源的价值认识程度低，没有认识到国土档案资源对经济发展、政府公共决策以及公民个人需求的重要作用，对现有国土档案资源的开发整理不足，导致大量极具价值的国土档案资源长期积压在档案柜里，难以发挥作用。另一方面国土档案管理人员对社会各类组织的国土档案资源的需求了解不足，服务的主动性较差，仍然采取坐等利用者上门查询，利用者提出需要什么就查询什么，很少主动了解利用者的需求类型，此外，国土资源管理者没有组织人手根据社会需求类型对档案资源进行深入挖掘与分析，仅能提供原始的档案资源服务，资源服务类型单一，服务质量不高，主动服务意识差。

2 加强国土资源档案管理的措施

国土资源土地档案管理越来越受到重视，但是土地档案管理还处于不断完善期，管理工作还要不断加强。

2.1 加强土地档案管理的正规化、合法化。城市化是一种综合性的发展，可以带动相关产业的发展。人口增多，相关产业也要随之增加扩大。尤其是城市化发展对土地的需求日益增加，导致城市土地稀缺而且价格逐年攀升。在这种情况下，城市开发由城市向郊区以及农村发展。原有地理位置不理想或者相对较差的地段，由于道路建设和配套设施完善等缘故，具备了一定优势，因此土地价值也随之上扬。这样，先前失地村民未按法律程序办齐所有手续，或者某个程序与法律法规不符；或者土地出让多年后，出让方和受让方都无法找出完整、齐全的土地档案来梳理历史原貌，这就为日后的土地合同纠纷埋下“伏笔”，既损伤了民生利益，又给社会稳定带来不和谐的因素。因此，对建设征地中发生的土地有偿征用，土地所有权、使用权全部或部分出转让，私有房屋出售或拆迁补偿，失地人口实职安排或货币隐性安置等，在双方或多方商谈的基础上达成意向书并订立协议、合同等要约外，最好对合约过程和重要的合约档案进行司法公证，依靠法律保证土地档案的公信力，行政程序和司法程序共同督促包括机关在内的用地单位践行赔偿补偿、人员安置、福利发放等诺言，保证建设用地档案在产生程序和载体形成中的合法性、有效性。

2.2 建立健全现代化国土档案管理系统

档案管理逐渐实现现代化，也就是以现代信息管理技术、缩微技术、扫描技术、图像处理技术、存储技术、数据库及网络技术等来实现档案管理工作中的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等工作的现代化。

随着办公自动化以及CAD的全面应用，数字电子文件的数量逐渐增多，加之无纸办公化的推进，电子档案管理越来越重要。电子档案管理较之于纸质档案的优点很多，方便、快捷、保存长久且完整、具有共享性、多样性、经济环保性以及开放性。

2.3 提高管理人员管理意识和素质，实现工作规范化和完善化

作为档案管理人员要不断加强自身的管理意识，认真学习和落实国家相关的法律、法规，尤其是《档案法》、《土地管理法》。《档案法》是做好土地档案管理的法律依据，是做好工作的基础，工作开展要以此为主线来进行，不可随意或者盲目，要有根有据的进行工作。要言行律己，不断强化自己的思想意识，跟上时代发展的步伐。加强档案管理人员的业务素养。加强业务素养并不是难题而是缺乏落实力度。

国土档案管理是国土管理最原始的信息来源，管理人员要做好国土档案管理，更好地服务国土日常管理和社会查档案工作。