疾控机构档案信息化建设研究

朱海龙

摘 要：对于疾控机构档案管理而言，如何抢抓信息化浪潮先机，让信息化与疾控机构档案管理无缝衔接，是值得疾控人深入思考的问题。本文从疾控机构档案信息化管理的必要性出发，深入剖析当前疾控机构信息化建设的问题，有针对性提出建议，以期提高疾控机构信息化建设水平。

关键词：疾控机构；档案；信息化建设；研究

一、必要性分析

在信息化推动下，疾控机构档案信息化建设的大环境向好发展，疾控机构档案管理工作逐步实现了智能化、网络化。社会经济迅速发展，公众对健康的呼声日益升高，疾控机构档案资源迫切需要互联互通，为健康中国建设提供客观、真实、准确的档案服务成为各级疾控机构档案工作必然追求的目标。一方面，疾控机构档案是疾病预防控制业务长期发展积累的重要记录和原始数据，对疾控机构业务开展有着举足轻重的作用。疾控档案数量众多，种类繁多，单纯的依靠人力去整理归档，既耗时耗力，又无法确定准确性，降低了工作效率，间接影响正常业务工作开展。实施信息化管理，既减轻了档案工作人员的劳动强度，又能确保数据、原始记录的准确、可靠。在使用档案资料时，通过简单检索就可以找到所需要的资料，不需要在种类繁多的纸质档案中反复查找。另一方面，从档案载体上看，目前国内疾控机构的档案管理大部分采用纸质载体，对外部环境（温度、适度、光线）的要求较高，容易出现破损、字迹模糊等现象，难以确保质量。档案管理信息化后，可以在第一时间将原始数据、记录、资料等录入数据库，确保及时准确，减少了纸质消耗，对档案的保护起到至关重要的作用，大大延长了档案使用周期。

二、当前疾控机构档案信息化管理所存在的问题

（一）档案信息化基本设施配备薄弱。作为疾控机构保障工作的一部分，档案管理未能放在比较靠前的位置，各级疾控机档案设施配备不能跟上时代前进步伐，基本仪器设备的添置不及时。存储设备是疾控机构档案信息化的重要组成部分，关乎档案完整，然而目前国内众多疾控机构未建立起系统、科学的档案存储机制，这与存储设备不齐全、不完整有很大关系。除了基本的存储设备之外，网路技术的运用也不到位。在信息技术越来越发达的今天，各级疾控机构之间的档案需要实现资源共享，特别是在面对重大传染病疫情时，档案资源的服务优势更能彰显。如果疾控机构档案管理的网络技术较差，第一手档案资料不能及时传送、接受，会影响到重大疾病防控工作的开展。

（二）档案信息化建设缺少顶层设计，制度不健全。疾控机构作为公共卫生机构，掌握了许多疾病预防控制的第一手档案资料，可谓防病资源丰富，需要一整套系统、规范的管理制度。通过分析国内主要城市疾控机构档案管理工作，大部分档案信息化管理缺少制度。档案信息化建设应当包含档案信息化发展规划、实施方案、管理制度、设施配备、技术运用规定、保存规范等内容。受制于经济因素，疾控档案信息化建设的顶层设计落后，未能引起广大领导干部的高度重视，重视短期上级检查，忽视档案长远发展，一些宏观的、层次高的、长远的信息化建设规划并不具备，顶层设计跟不上档案管理发展趋势。

（三）档案信息化建设人才缺乏。无论哪一行业，人才始终是事业成败的关键所在，在疾控机构档案信息化建设上也不例外。从疾控机构历史发展看，疾病防控、疫情应对、公共卫生监测等是其主要工作职责。在招聘工作人员时，优先招聘疾病防控专业的人才，这也无可厚非。然而在信息化技术迅速发展的今天，疾控机构不仅需要防病专业人才，也需要档案等后勤保障人才，因为这是一个大疾控的概念，失去了档案工作的保障作用，疾病防控也会大大折扣。相比于前面提到的基本设施，人才更为重要。在设备建设、运行、维护等档案信息化的各个环节，人才不仅是档案信息化的实施者，也是维护者。当前大多疾控机构并没有专业的档案信息化建设人才队伍，兼职、业余等较多，专业技术、网络运用、档案基本知识等方面比较薄弱，难以扛起疾控机构档案信息化建设的旗帜，降低了疾控机构档案信息化水平。

三、提升疾控机构档案信息化建设水平的措施

（一）提升档案信息化基本建设水平。疾控机构档案信息化建设，基础设施必须先行。首先，配备基本的存储设备、网络技术设备、智能办公等设施，便于开展基本的档案管理工作。结合业务工作，建立档案信息化系统，促其与传染病防控系统、慢病防制系统等各个业务系统相兼容。可根据不同病种建立起不同类型的数据库，属于该领域的档案资料及时录入，做好细分工作，条理清晰，环环相扣。全面统筹，有所侧重，重点往核心业务层面拓展，侧重主要业务工作，服务疾病防控大局。联合高等院校、科研机构、企业等相关部门，开发特色鲜明、实用性强的档案信息化软件，促进档案管理更加智能化、人性化。硬件、软件同时发力，切实提升疾控机构档案信息化基本建设水平。

（二）提升信息化管理水平。档案信息化管理不同于传统意义上的档案管理，它是借助信息化技术和工具，依靠健全的制度与规范进行的管理方式，目标明确，措施精准。一方面，加大疾控机构档案信息化知识培训力度，及时更新最前沿的档案信息化管理知识，促使档案工作人员保持时刻进取向上的心态。管理理念、意识开阔了，管理水平也就逐步提升了。另一方面，疾控机构档案信息化建设离不开健全、完善、科学的档案管理制度。不同疾控机构可根据本地区、本单位工作情况，健全保管制度、利用制度、保密制度、资源共享制度等相关档案管理规章制度，依靠制度，规范行为。同时，可加强对档案信息化建设工作的领导，主要领导或分管领导亲自抓，加大档案信息化管理工作推进力度，提升疾控机构档案信息化管理水平。

（三）提升人才队伍建设水平。一方面，加强调研，分布实施。疾控机构可根据本单位实际情况，结合档案信息化发展形势，拿出档案信息化建设人才支撑规划，从战略角度认真考虑，高处着眼，长远谋划，避免档案信息化昙花一现，有助于增强档案信息化人才队伍建设的稳定性和科学性。另一方面，打造优质档案信息化人才梯队。疾控机构档案信息化建设要充分调动各个领域、专业的积极性，从与档案信息化建设密切相关的专业选拔人员，发挥业务领域的专业优势，组成层次高、技术硬的档案信息化建设人才梯队，围绕档案信息化，深度结合业务工作，充实疾控机构档案人才力量，提高档案信息化专业水平。同时要考虑引进高层次档案信息化建设人才，创造良好工作氛围，发挥高层次人才优势，为疾控机构档案信息化建设增添智力支持。

随着健康中国战略的全面推进以及信息化技术的加快应用，公共卫生事业特别是疾病预防控制工作越来越受到公众关注，抓好档案信息化建设至关重要。面对新常态，疾控机构要加强档案信息化基础设施投入，提升档案信息化管理水平，发挥专业人才优势，全面推动疾控机构档案信息化建设创新发展。（作者单位：青岛市疾病预防控制中心）

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