医院继续医学教育档案管理的信息化发展探讨

文/广西右江民族医学院附属医院　农永英

医院继续医学教育档案管理的信息化发展探讨

文/广西右江民族医学院附属医院农永英

本文针对继续医学教育档案管理的信息化进行探讨，分析在建设过程中存在的一系列问题，并提出相应的解决方案以供参考。

继续医学教育；档案管理；信息化发展

档案的信息化管理就是通过一定的计算机网络技术能够对相关的资源文件进行全面系统的整理和归类，使得档案盒资料能够最大限度地被利用。就目前来说，我国在继续医学教育档案管理中广泛利用的技术是IC卡实时登记，但由于种种原因，造成档案的管理处于一种零碎和不完整的状态，我们需要的是找出存在的问题并及时解决。

一、继续医学教育档案管理信息化建设意义

在医院使用继续医学教育档案的信息化管理，对于继续医学教育档案的管理过程带来了积极的作用，具体表现为三个方面。第一，对医技人员的档案进行信息化的管理，能够有效地拓宽档案的管理渠道，避免了档案管理过程中出现以往不规整、零散的情况。第二，可以随时随地提供较为详细的数据和信息，继续医学教育信息化的系统形成了一个搜索引擎，几秒钟的时间就可以调出相关人员的资料和信息等。第三，档案的管理工作能够实现与继续医学教育工作同步完成。在继续医学教育档案管理的信息化建设过程中，我们要不断地进行总结和吸取经验，使之与医学的发展相契合。

二、医院继续医学教育档案管理存在的问题

（一）医院资金方面投入过少。如今的继续教育已经逐渐步入了普遍化的阶段，教育的规模也在不断地壮大，医院过多地投入仪器设备，往往忽视医院自身管理方面的资金投入。虽然许多的医院对继续医学教育有了新的认识，但是在档案信息化管理方面资金的投入量还是不够。很多的管理部门硬件设施较为陈旧且不具有扩展性，并缺少相关的配套设施。其次，管理软件已经不能再适应档案管理的发展，无法做到及时的更新，功能性较少且适应性不够。在档案管理的信息化建设过程中，需要的是专业的硬件和软件设备，如果没有它们支撑，会严重阻碍档案管理的信息化建设。因此，资金问题成为档案管理的主要问题。

（二）医院自身的因素以及专业的限制。由于一些医院的专科性较强，很多在岗专业人员并没有什么机会去进修或者参加培训，特别是一些护理专业、药剂专业等，而且学校甚至医院方面并不提供关于档案管理知识的授课，一般都是根据上一个档案管理员的经验进行管理。因此很难达到科学专业的档案管理要求。医院方面之前可能对于档案的收录不太正规，归纳起来并不是很容易，极易造成档案的不完整或者缺失。对于继续医学教育档案的管理还是有一定的专业限制，所以可以采取相应措施完善医院档案管理和突破专业的限制。

（三）档案管理员自身管理素质参差不齐。就目前继续医学教育的档案管理现状看，相关的工作人员素质普遍不够高。其中一部分是长年工作的老员工，这部分员工知识比较老化和贫乏，对于新知识以及新观念等接受能力不强；另一部分是兼职或者转职过来的工作人员，他们对档案管理工作的理解只停留在表面，且对计算机和网络信息技术的应用很少。其次，很多医院员工认为继续教育只是一项任务，其完成的目的只是为了能够考核过关，所以当职位晋升至一定的级别之后便不再积极主动地学习。这种做法显然与最初以自身业务能力作为主要目的的初衷背道而驰，且很多医护人员为了能够更为容易地赚取到学分，过分追求学时短、学分高的短期培训，不考虑实际的需要。这些情况都在一定程度上对继续医学教育档案的信息化管理过程产生阻碍。

三、完善继续医学教育档案信息化管理发展对策

（一）调整继续医学教育档案导向。在继续医学教育工作中，各个医疗单位在建立继续教育管理制度时应着重考虑到自身的实际发展情况，从而考虑继续医学教育档案的导向性问题，改变以往对继续医学教育档案管理的不重视，应将档案信息化管理作为主要发展途径。重视档案管理完善性建设，培养专门的医学教育档案管理人才，不应局限于学生层面的培养，可以通过培养医院各个方面的工作人员，让医务人员对档案的管理加以重视。只有在重视的情况下才能够展开档案管理相关资料的收集和汇总工作，使得继续医学档案的导向发生转变，不再是以往的传统模式，敢于突破常规，科学化地进行管理，使继续医学教育档案管理更加健全、操作性更强。此外，还可以采取现代先进的计算机技术，改变传统的纸质档案管理模式，使用电子档案模式，这样既节约了空间，又有利于分类、归纳和汇总，使之在未来不断变化的发展形势中足以应对不同学科的档案管理，真正以现代科学技术为导向，促使继续医学档案管理往积极方向发展。

（二）构建继续医学教育档案信息资源体系。在构建档案信息资源体系过程中，包括系统的设计思想以及总结构。数据库的设计包括文书档案简明表、全院工作人员的简明表、个人详细资料表和个人的学分表等。在登录的界面以及录入的界面，根据账号密码管理来对相关人员进行管理和权限的限制；在系统的主界面，有相应的栏目来录入个人的信息，并在规定的时间内到有关部门进行确认。系统功能的划分包括综合办公、学分录入、个人资料、学分的考核和统计分析。综合办公包括公告和留言板；学分的录入有医院、CMF、学术会议、论文、课题讲座等；个人资料包含有个人的资料以及学分的详情；学分考核包括考核的结果以及奖励的结果；统计分析根据继续医学教育档案信息的分类可分为文书档案统计、学籍档案统计以及学分档案统计，最后通过报表模块统计信息。

（三）加强档案管理人员培训教育。员工自身良好的素质是能够做好档案管理工作的必要前提以及基础，在一定程度上能够提高其工作的效率。因此在档案管理员上岗之前需要专门的人员对其进行培训教育，培养其优良的职业操守和道德，奠定扎实的知识基础和理念。

在培训中，应注重培养员工的创新精神和开拓意识，这样有利于对档案的管理工作提出一些独特的见解。要想提高培训人员的综合素质可以从两方面入手，即外部人才的引进与内部员工的培训。档案部门十分缺少现代型的高技术人才，尤其是档案管理、信息处理的复合型人才就更加短缺。由于现在大部分档案工作人员现代的科学技术相对缺乏，出现了即使引进了现代化的设备却仍不能很好利用的情况，这就不利于实现档案的信息化管理。

在人才的引进方面，医院可以从对档案管理有着深厚的理解或是电子计算机技术较好的人群中进行筛选，具备这两个条件的综合型人才才可以更好地带动医院做好档案管理的工作；在对内部员工的培训方面，可以通过对内部的员工岗位进行培训，按照相关的设定，采取集中上课的方式，或者采用自学或网上远程教学等方式来进行培训，利用现代的通信手段，来拓宽继续教育的途径，促进医学成人教育向成人学习的转变，实现了真正意义上的成人教育社会化，通过了解学分管理情况有利于提高自身的学习自觉性与主动性，同时与培训人员的单位共同建立继续医学教育的档案，将工作人员参加活动的情况也作为考核的一项内容。通过以上的教育方式，强化他们对档案管理信息化建设的认知以及接受新的观念，以提高其专业素养。

四、结语

继续医学教育的档案管理信息化发展已经成为我国医学教育发展的一个客观要求，现代社会发展要求要对继续教育档案管理信息化的建设有所加强，所以相关的管理人员就必须要提高自身的素养和专业的水平，以提高档案信息化管理水平。

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