煤矿技术档案管理的信息化建设

文/甘肃省平凉市华亭煤电股份有限公司华亭煤矿　马文银

煤矿技术档案管理的信息化建设

文/甘肃省平凉市华亭煤电股份有限公司华亭煤矿马文银

在信息科技越来越发达的新世纪，各类企业为了适应新时代都积极采取无纸化、信息化以便提升办公水平及效率，煤矿企业也不例外。煤矿技术档案管理工作在煤矿其中起着至关重要的作用，本文就以煤矿技术档案管理为例子来阐述当前档案管理信息化建设的重要性及一系列问题。

煤矿；档案管理；信息化建设

煤矿产业是一个传统的工业，它有着很悠久的历史，但是随着社会的不断进步，我国科学技术的不断发展，使煤矿企业这个传统工业中的部分工作在网络上面有了可持续发展的空间，比如煤矿技术档案管理工作。档案管理工作是煤矿企业的经济主体，它在企业中发挥着重要的作用，在二十一世纪，档案管理工作已不再是采取手工管理的工作模式了，下面我们就来探讨一下煤矿技术档案管理的信息化建设。

一、档案管理信息化建设的意义

档案事业是我国企业建设中不可或缺的工作，在全新的二十一世纪，档案工作也要随着社会的发展一起进步。现在的社会是一个网络化的社会，社会发展越来越快，网路信息技术在社会中扮演着重要的角色，许多企业工作都开始现代化和网络化。同样，档案事业也离不开网络信息化。众所周知，煤矿技术档案管理工作是一件十分不容易的工作，由于种种原因，煤矿技术档案管理工作与其他的档案管理工作有所不同，因专业的特殊性，所以在一些技术上面落后于其他档案管理工作。现阶段大部分煤矿企业档案管理工作还停留在旧社会时期，处于半自动化阶段，不少人员都是手工整理档案，这种方式对于档案的严密性没有太大的保障，同样也使工作人员在手工整理档案的时候因为某些原因导致档案的遗漏、损坏等一系列问题，所以，这也正是实现煤矿技术档案管理信息化的意义。

二、档案管理信息化的优点

（一）对于企业档案具有保密性。档案管理工作是对煤矿企业的发展史进行记录，里面包含着企业的点点滴滴以及对于企业未来的构造蓝图，这个工作量无疑是非常大的，如果对于档案管理工作方面还秉承着以往的方式，这有可能会造成煤矿企业内部消息的流失。档案管理信息化具备对于档案的保密性，网络化的参与可以有效地保证企业档案不会外泄这方面问题。

（二）降低企业成本。以往的档案管理工作方式靠着人工工作的方式对于档案进行分类、整理、编排等，大大地加强了企业对于档案管理的人力、物力及经历等各方面的耗费，而且还有可能因为人工而导致编排上的失误，因此造成档案不完成而无法对档案进行查询等情况，使档案管理工作得不到有效的发挥。实现档案管理的信息化之后，可以通过利用档案管理自动化系统将文件进行整理、归档、编排等一系列的工作。通过档案管理自动化系统可以将各个部门的基础工作有效且可行地结合在一起，将各个部门的基础工作通过系统科学地结合在一起，实现文件、档案管理的一体化。这样可以节省大量的人力物力开销，也节省了工作人员的精力，把节省出来的部分可以很好地在其他工作上面发挥作用。

（三）促进档案管理自动化、标准化。在现代企业的管理中，档案管理的规范化及标准化关系到一个企业的制度规范，在档案管理人员工作中，要时刻谨记这点。在实现档案管理信息化之后，使用信息管理系统，可以有效地将档案管理的日常都记录在电脑里，工作人员可以不定期的把档案进行统计，比如档案的查阅记录、档案的销毁记录、档案的更新记录等，这些都使用信息技术来完成，让档案工作人员从烦琐的工作中解脱出来。档案工作人员还可以利用信息管理系统准确地将档案进行标准的排序及归纳，这也真正实现了档案管理工作的自动化和标准化。

三、档案管理信息化的现状

就目前来讲，档案管理工作人员对档案管理信息化的观念意识还没有太深入人心，档案管理信息化技术人才也比较稀缺，要想很好的实现档案管理信息化的标准建设，更好的完善档案管理信息系统，还需要煤矿企业人才的不断努力才能得以实现。不过目前我国煤矿技术档案管理工作已经实现半自动化阶段，在手工操作的基础上实现了电子文件和档案管理的一体化，这使得档案管理信息化有一个好的发展前景。

四、结束语

煤矿技术档案管理信息化建设的成功，从各个方面来讲都是对煤矿企业发展历程有很大的重要性的，档案管理信息化实现了网络代替人工，加强了社会与企业的共同进步，减少了在档案管理过程中人为因素的失误及各种状况，也极大部分调动了工作人员的积极性，促进了各部门的交流工作，实现了资源共享等好的发展。现在我国网络信息急速发展，在这方面的人才也不欠缺，所以在不久的将来，煤矿技术档案管理信息化的建设在目前的状况下一定会有所改进的。

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