档案信息化建设与档案管理的几点思路

文/陕西省延安市延长县王家川采油厂办公室　宋雪莲

档案信息化建设与档案管理的几点思路

文/陕西省延安市延长县王家川采油厂办公室宋雪莲

档案管理包括档案信息资料的收集、整理、归类、保存等工作，具有工作量大、专业要求高等特点，传统的档案管理需要耗费大量的人力和时间，并且管理效率不高，难以适应当前工作需要。将信息化系统引入到档案管理工作中，借助于计算机网络和电子信息工程的强大数据分析和管理能力，确保档案管理能够高效、安全进行。文章首先概述了档案信息化建设的基本特征，随后分析了信息化建设的基本内容，最后提出了信息化条件下优化管理的具体措施。

档案管理；信息化建设；特征；措施

一、档案信息化建设的主要特征

（一）创新性。信息化系统的引进，给传统档案管理工作注入了新的活力，其创新性具体表现为工作分工创新、工作机构创新和管理职能创新三部分。首先，传统的档案管理由于对人力依赖程度较大，因此要想保证档案管理效率，必须占用较多人力资源，细化分工，在档案的收集、分类、查阅等各个环节都要安排专业的工作人员。而实现档案信息化建设后，许多管理工作可以由计算机代替完成，精简了档案管理部门的内部分工。其次，工作分工的创新，必然会引起人事岗位的削减和调动，相应的工作机构也会同步变化。最后，传统档案管理人员的工作较为烦琐，对于职工的专业技术和工作态度都有着相对严格的考验，而信息化建设后，管理人员则需要借助于计算机和网络，实现远程控制，管理职能也发生了变化。

（二）时效性。档案信息化系统的建设，包括硬件设备安装和软件系统调试两部分，除此之外还包括设备选购、系统规划与布局等外延工作，因此整个信息化系统建设需要耗费较长的周期。众所周知，信息化系统的硬软件更新速度非常快，往往在几年或数月之内就会完成一次换代升级。总体来说，新的信息化管理系统具有更加完善的功能和更加人性化的操作体验，这就要求档案管理部门必须密切关注信息化发展趋势，及时做好档案管理系统的更新与升级，确保信息化系统满足现阶段档案管理的需要，发挥更大的应用价值。

（三）价值性。档案管理不仅是对原有资料的保存，更重要的是对当前或今后的工作提供借鉴经验，从而实现“以史为镜”的利用价值。以往的档案管理，由于档案管理不善，造成珍贵档案缺失，或是由于档案总量巨大，人工检索麻烦等问题，导致档案的利用率较低，不能为档案使用者提供实际性的帮助。而实现档案信息化建设后，利用计算机强大的数据分析能力，可以在极短时间内查找到所需的档案资料，从而实现了“死档案”向“活资料”的转变，发挥其经济价值、文化价值和社会价值。

二、档案信息化建设的基本内容

（一）基础设施的建设。信息化系统的基础设施，主要包括硬件设备和软件系统。在选购硬件设备时，要结合本单位档案管理的工作量和工作特点，确保硬件设备能够支持后期信息化系统的正常运行。同时，硬件设备的安装与布局也要根据档案管理机构的实际情况来进行调整。在调试软件系统时，既要满足本单位日常档案管理的实际需要，还要与其他档案管理部门进行网络互联，实现相互之间的信息共享。计算机网络的广泛普及，为这一功能的实现提供了必要基础，但是仍然要注意局域网内档案信息的安全性问题。

（二）应用系统的建设。在完成初步的基础设施建设，并调试运行后，还需要根据档案管理工作的具体需要，设置一些常用的应用系统。通常来说，信息化系统的应用功能主要有：档案资源收集、档案整理分类、档案备份保存、档案查阅调用等几项。但是不排除个别部门出于工作需要，增加非常规应用的情况。例如政府部门的档案信息化管理对保密性要求极高，因此还必须增加防火墙应用。根据单位需求设置完应用系统后，通过调试运行，检查各个应用系统之间是否存在不兼容现象，确保各项功能可以正常使用。

（三）标准体系的建设。档案信息化系统的标准规范体系主要是对信息化系统的运行流程进行统一规范。传统的档案管理工作中，各部分工作的流程都相对恒定，例如一份档案资料需要经过收集、整理、归类，最后放于资料库进行保存，当有使用者需要查阅档案资料时，在通过检索找到该档案。在实行信息化管理后，首先将档案资料转换为计算机可识别的二进制数据，随后进行整理。这一过程中也必须按照统一的标准规范，以此来确保档案信息的真实性。标准体系的建设和应用，为协调不同单位之间档案资源的分享和共用提供了网络基础，对于实现档案资料价值的最大化起到了积极作用。

三、档案信息化建设与档案管理的措施建议

进行档案信息化建设的过程中，技术是不可获取的重要因素之一，而各种设施的建设则需要大量的资金投入。因此，除了要健全技术支撑体系之外，还要确保相关资金充足到位。这样才能保证档案信息化系统运行稳定，档案信息安全、可靠。首先，应完善相关基础设施建设。可将档案信息化建设资金纳入到财政预算当中，并以年为单位投入基建和运维费用。同时，可采取合作开发集服务外包的方式，来创新档案信息化投入机制，并积极鼓励各级档案部门开展技术攻关。其次，强化软、硬件建设。除配备相关的设施及设备外，还要对现有的设备进行及时更新，为档案信息化工作的开展提供良好的环境。对于档案信息化管理与应用软件，应加大相关软件的研发力度，可在全国范围内构建起统一的技术标准，并对技术开发企业进行分级资质认证。

［1］贺秀丽，李庆章.档案管理信息化建设所面临的问题与对策［J］.中国管理信息化，2011（16）：131-133.

［2］马巧燕，周志敏.加强档案信息化建设促进档案管理现代化［J］.科技创新与应用，2012（07）：164-165.