事业单位档案管理信息化建设问题探究

文/吉林省四平市铁西区法律援助中心　孙丽

事业单位档案管理信息化建设问题探究

文/吉林省四平市铁西区法律援助中心孙丽

我国的经济处于逐渐腾飞的状态，各个公司和事业单位也在处于逐步完善状态，各类公司和事业单位的档案也在不断增多，为此怎样去合理规制这些档案已经成为非常重要的一个问题。本文针对现阶段事业单位信息化档案建设的问题作了以下几点探究，并提出相应的对策。

事业单位；档案规整；信息化建设

一、信息化时代下事业单位档案管理现状

在信息高速发展的今天，产生越来越多的数据和资料，需要建立强大的数据库和档案库，因此各个事业单位都在做强大的数据库和档案管理库，但由于经验不足和缺少专业的管理人员，致使现阶段事业单位档案管理，信息化建设呈现出非常多的问题，具体有以下几类：

（一）缺乏档案建设的思想理念。现阶段，很多人都忙于经济建设，认为只要完成当下的工作，就可以促进经济的又快又好发展。其实不然，一些工作是具有长期的性质，还有一些工作则是受制于当前的社会大背景之下，在日后这项工作还有非常重要的参考意义。所以说，对于每一项工作来说，档案建设是非常重要的，但是现在的一些事业单位有很多领导，虽然对于档案建设的重要性有一定的认识，但其重视程度还是不够。

（二）档案建设的投入资金不足。一些事业单位忙于修建良好的办公环境以及良好的公共设施，对于档案管理硬件设施的资金投入是比较少的，这样对于现代化信息技术下档案数据库的建立是非常不利的。还有一些事业单位的档案建设只是简单的人工归档，这样的档案建设是很难适应于现代化的信息技术发展，所以对于事业单位档案建设来说硬件投入是至关重要的。

（三）缺乏专业的管理人才。现代化的信息档案建设与传统的人工档案建设还存在着一定的差别，需要有专业的技术人员作为支撑，但目前很多的事业单位档案建设，这一块的工作是由一些年龄结构比较大的人员担任，这些人员虽然具备很丰富的人工档案管理经验，但是对于现代化信息技术档案库的建立存在着非常大的问题，因此没有办法完成信息化的档案建设，这样的话就会使公司的很多细节与工作脱轨，使很多项工作陷入僵局，没有办法运转。

（四）对于软件的认知程度不高。很多事业单位对于档案管理的软件认知程度是非常低的，一些人认为只是选用传统的档案管理软件就可以了，其实不然，选择比较合适的档案管理软件，能够提升档案管理的工作效率，同时也能够有效地降低人工的失误率。这样的话，对于日后的工作是有极其大的帮助。所以能够选用比较好的档案管理软件也是信息化时代下必要的选择。

二、事业单位档案管理信息化建设的对策

（一）提高档案管理的思想认识。档案管理建设，对于一个事业单位来说有着非常重要的作用，不仅能够提升事业单位的工作效率，同时也能够避免日后的一些案件纠纷。同时档案管理也是非常繁杂的一项事物，所以各个事业单位必须要注重档案管理建设，从思想上认识到信息化时代下信息档案建设是非常重要的，只有建立完备的档案管理体系，才能够为公司的后期发展赢得一定的利润。

（二）加大对事业单位档案管理的资金投入。对于档案管理的效率提升是离不开资金的支持的，不管从办公环境还是人才来说，都是需要一定的资金来做维护，所以要加大事业单位档案管理的资金投入，可以从硬件方面入手，保证档案管理的良好办公环境以及良好的硬件设施。同时还可以从软件方面入手，加大对档案管理人才资金的投入，选聘一些具有相关专业知识的人员做档案管理的建设者，这样做出来的信息档案不仅能够利于当前的工作，同样也有利于日后的参考工作。对于一些经验不足的档案管理人员，事业单位还应该加大资金投入，对这些人员做定期的培训，让这些人员掌握相关的专业知识和相关的管理技能。以适应信息化档案的规整，只有将硬件和软件设施同步提升，才能够有效的提升事业单位档案管理的工作效率。

（三）采用合理的软件。对于事业单位档案管理的规整工作来说，合适的软件是必备的，尽可能去采用一些适合当前事业单位管理工作所需要的软件，如果在市场上没有相关的管理软件时，可以聘请一些技术人员去建立这样的管理软件，而这些软件能够大大提升档案管理的效率，同样也可以节省大量的人力物力和财力，实现社会效益和经济效益的双丰收，建立比较完备的信息化数据档案库，以方便事业单位的工作人员和相关专业人员去参考查阅，保证工作的顺利进行，提升工作的业绩和效率。

三、总结

在现代化信息技术高速发展的今天，能够建立比较完备的数据档案库，是非常重要的一个工作。这项工作的实施和建立不仅能够改变传统的档案数据库，同时也能够做到及时更新，与当前的时代脚步更好地衔接，这样有利于事业单位工作人员的工作，也能够方便社会上的相关人士查阅和参考，实现经济效益与社会效益的双丰收，实现利益的最大化。

［1］项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设［J］.科技资讯，2013（30）：214；216.

［2］陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究［J］.赤子（上中旬），2015（07）：144.