对高校基建档案管理的信息化工作建议

文/江苏海事职业技术学院　刘溪

对高校基建档案管理的信息化工作建议

文/江苏海事职业技术学院刘溪

随着互联网的不断发展，当今社会已然成了信息化时代，高校基建档案的管理必须跟上形势的发展，做好信息化工作的革新，全面加强档案管理人员的计算机操作水平和信息辨别能力，通过信息化的基建档案管理来实现高校档案管理工作的高效。

高校；基建；档案管理；信息化

一、高校基建档案信息化管理的内涵

高校基建档案是高校基础性工程建设留存下来的档案资料，在这些档案中记录了基建工作的相关事项，是基建工作开展的重要文字和图像资料。现如今，随着互联网的不断发展，高校基建档案信息化管理也在逐步开展中。国家信息化建设要求各个高校投入更多的资金来建设信息化基建档案，其主要内容是以现代信息技术为基础，通过开设信息化档案管理平台，运用计算机技术来实现基建档案的信息化管理，从而便于日后及时的查阅、调取、整理档案，提高了工作效率，避免了传统纸质档案管理工作带来的不便，实现了绿色管理。

二、高校基建档案的管理现状

高校基建档案由于各种历史原因和现实原因，受到诸多条件的限制，信息化档案管理工作无法顺利开展，仍然存在着诸多问题，总体来说主要是管理者的思想观念问题、管理制度的问题以及管理和利用的局限。

首先，高校基建档案信息化管理关键是必须具备信息化管理的人才，要想适应信息化管理的要求，就必须有信息和档案处理的复合型人才。而在高校基建档案信息化管理中，由于多种原因的限制，领导没有从思想上认识到信息化管理的重要性，只是盲目的跟随形式引进了一些看似先进的设备，而没有及时的引进计算机方面的人才，让现有的高校基建档案管理人员学习一些简单的计算机操作办法，就开始了高校基建档案的信息化管理工作，从而导致了档案管理跟不上要求。总而言之，高技术人才的缺乏无法从本质上适应信息化时代对基建档案管理的要求。

其次，目前大部分高校档案部门仍然存在着“为保管而保管、重保管轻利用”的思想，在工作中非常被动，造成了档案管理混乱的局面。由于许多档案管理人员对计算机的不熟练操作，让信息化电子档案分类不明确，或者是归档不成功，导致档案的部分遗失。即便是某些高校制定了完善的信息档案管理条例，但是由于没有以往的相关经验，许多条例在实际操作过程中不符合实际情况，难以执行或者是执行不到位。

三、信息化背景下高校基建档案的管理措施

（一）档案部门和高校领导要充分认识高校基建档案工作的重要性。在信息化时代背景下，档案管理工作要想开展的顺利，档案部门和高校领导就必须按照新时代发展的要求来制定相关的管理对策，认识到高校基建档案信息化管理的重要性。只有领导开始重视高校基建档案信息化管理，才会投入相应的资金去开发和建设高校基建档案信息化管理平台，投入相应的设备去完善高校基建档案管理，并且聘请相应的高校基建档案计算机管理人才进行管理，如此一来才能真正地从根本上启动高校基建档案的信息化。在此过程中，档案部门要全力配合高校领导来指导高校基建档案信息化工作，力争让高校快速地进入到档案管理的现代化进程中来。

（二）全面革新思想，创新高校基建档案管理模式。高校基建档案管理工作者必须摒弃以往传统的纸质管理工作模式，积极地适应现代化设备管理基建档案的要求，从而突破工作格局，让高校基建档案管理走上新的台阶。“重藏轻用”和“你求我供”是纸质化基建档案管理中存在的最大问题，前者是只注重收集基建档案但是却无法高效的利用，后者是被动的服务模式，这都违背了现代化需求理念下的基建档案管理工作的要求。全面革新思想，创新高校基建档案管理模式，就要依靠信息化技术，克服原先的工作缺点，主动积极地投入到信息化基建档案管理工作中，主动地为网络分享创造有利条件。

（三）建立规范的基建档案管理制度和业务标准。信息化的基建档案管理必须有着和以往纸质基建档案管理工作不同的要求，相应的管理制度和业务标准也必须适应新时期的要求。因此，高校管理工作者要制定与本单位相适应的管理制度和业务标准，将其中的管理原则、相关规定、执行标准以及工作细则制成有逻辑、便于科学管理且能够在基建管理工作中切实可行的条例。同时，在和相关的施工单位签订合同时，也要将管理制度和业务标准的相关条例发放给施工单位签字，让他们明白高校基建档案管理工作的基本要求，让他们在施工过程以及竣工时能够提供符合电子档案标准的资料文件。从而高校在搭建系统平台的功能要求和技术规范，制定网络及信息安全管理制度的情况下，让档案信息管理更加规范，更加有据可循。

四、结束语

总而言之，在信息化时代，高校传统的纸质基建档案管理已经不符合新时期的标准和要求。因此，高校必须努力建立其计算机档案管理信息平台，科学管理电子基建档案，让档案管理满足学校发展的需要和社会的需求，适应形势发展。

［1］胥传瑛.浅谈大数据背景下高校基建档案的信息化管理［J］.现代妇女（下旬），2014（03）：117-118.

［2］徐荣靖.高校基建档案管理存在的问题分析与对策建议［J］.兰台世界，2013（29）：73-74.

［3］刘溪.新形势下对我国高校基建档案管理工作的研究［J］.科技创业家，2013（18）：249-250.