固定资产投资项目档案验收应注意的几个问题

文/中国电子科技集团公司第三十八研究所　余然

固定资产投资项目档案验收应注意的几个问题

文/中国电子科技集团公司第三十八研究所余然

固定资产投资项目档案验收是整个项目验收的重要组成部分，是项目验收的必经环节。相关制度也规定了未经项目档案验收或项目档案验收不合格，不得进行或通过项目竣工验收的强制条件。本文通对固定资产投资项目档案验收的组织形式、专家库组建、现场验收等方面进行了深入探讨，并结合笔者在固定资产投资项目档案验收中的实际工作经验，从集团公司组织档案验收的角度对固定资产投资项目档案验收中应注意的问题提出一些看法和建议。

固定资产；项目档案；项目验收

自从《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办〔2007〕161号）颁布到《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》（科工计〔2015〕931号）出台以来，固定资产投资项目档案验收工作历经近十年的发展，积累了丰富的经验，并在项目档案管理工作的规范性、文件材料的齐套性等方面取得了巨大的进步。

从项目档案验收工作的成效来看，各单位档案基础设施建设和项目档案管理水平有了显著提升。这都源自于各类验收制度陆续出台后，借助项目档案验收，集团公司对成员单位档案工作的管控进一步加强，档案管理工作有了着力点和推动力。

从验收组的角度，对固定资产投资项目档案验收全过程进行观照，既有利于验收组织单位对验收过程进行反思，也有利于被验收单位参照对比，改进项目档案的管理工作。下文笔者将结合实际项目档案验收经验，谈谈在固定资产投资项目档案验收过程中应注意的几个问题。

一、集团公司在组织验收过程中应注意的问题

《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》规定，建设单位的项目档案验收工作由建设单位所属集团公司负责组织验收（受科工局委托）。一般是由集团公司档案相关部门负责固定资产投资项目档案验收工作。在实际组织项目档案验收过程中，集团公司应注意以下几个方面的问题。

（一）重要项目或档案管理水平薄弱的单位，集团公司应安排人员陪同验收。重要项目一般是指投资额超过1亿的项目。投资额过亿的项目一般要先预验收，再进行档案正式验收。集团公司作为档案验收工作的组织者，应派人参加项目档案的正式验收。一方面，过亿的项目，科工局等上级机关一般也会派人参加项目档案的验收，并对其验收过程进行监督指导；另一方面集团公司派人参加项目档案验收，可以更好地跟科工局等上级机关当面沟通，及时解决在档案现场验收中出现的一些问题，帮助建设单位顺利通过验收。

（二）对于档案管理基础本身就比较薄弱的单位，集团公司更有必要派人参加项目档案的验收。一方面，集团公司派人参加项目档案验收，可以引起被验收单位领导的重视，有利于推动被验收单位档案工作的开展。另一方面，集团公司参加项目档案的验收，可以更好地发现问题，总结经验，针对性地指导被验收单位及时整改。

（三）验收申请的截止时间与验收安排。《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》明确规定，建设单位要在项目档案验收前一个月报送档案验收申请。但实际情况是固定资产投资是一项十分复杂的工程，牵涉面很广，建设单位会因各种主客观原因，直到竣工验收节点前一个月或更短才报送档案验收申请。这就会出现由于临时加塞任务而导致验收专家安排不过来等影响项目档案验收和竣工验收的情况。为此，集团公司在档案验收时间安排上，应遵守以下几点原则：

1.集团公司应要求所属子公司，严格按《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》要求的时间报送档案验收申请，并将其纳入集团档案年检或考核。如果有在档案验收中采用评分制的单位，可以将报送档案验收请示的时间设置为重要评分项；

2.由于客观原因，无法及时报送档案验收申请以至项目档案验收延期的，集团公司应厘清责任，从项目建设的全局出发，积极调动专家资源，开通绿色通道，在不违反政策的前提下，配合建设单位做好项目档案验收的服务工作；

3.项目档案的验收在时间安排上要合理，要结合项目竣工验收的时间，给建设单位留有充足的时间对验收中发现的问题进行整改、闭环。

（四）专家库的建立与验收组的配对。专家是开展项目档案验收的主体，是项目档案验收的核心力量。组建的专家库质量的高低，直接关系到项目档案验收工作开展的好坏。集团公司在组建专家库时，要注意以下几点问题。

1.专家的数量要根据集团公司每年固定资产投资项目的数量和成员单位的数量综合确定。为顺利完成每年项目档案验收计划，档案专家库应配有足够数量的专家，以备能够随时调用。一般来说，项目档案验收都集中在第四季度，特别是十二月份，有时可能有数十个项目需要同时验收，有时还要考虑到并不是每位专家都有时间参加验收，这就需要专家库中有足够的专家以供调用。根据实际验收经验，项目档案验收专家库专家数量可以通过以下公式推算，即“项目档案验收专家库人数”应不少于“集团公司子公司数量与年度计划验收的固定资产投资项目数之和”乘以系数0.55，其中可担任验收组组长的专家应占专家库人数总数的20%左右；

尽量安排每个成员单位都至少有一名项目档案验收专家。专家参加项目档案验收，不仅仅是完成集团公司安排的档案验收任务，也是通过项目档案验收这种形式，向兄弟单位学习在项目档案管理方面好的做法，好的经验的一次机会。在某种程度说，每一次项目档案验收也是集团各兄弟单位间档案工作交流的学术讨论会。

2.专家组组成结构的安排应合理化。除去带队领导，一般专家组由3或5位专家组成。根据验收内容，验收组至少要包涵“设备档案专家”“基建档案专家”“综合类档案专家”各一名。其中，由于其基建档案的专业性，如果验收的项目包涵建安工程，务必安排一名基建档案专家参加验收；

3.专家队伍的培养，应注意专家梯队的建设。所谓专家，就是具有理论基础和实践经验，并能把理论基础和实践经验有机结合起来，有效指导工作的一类人。所以，在验收专家队伍中，集团公司应注意专家梯队的培养，通过验收带队伍，既要注重专家队伍的质量，又要注意对年轻专家的培养。

（五）对整体验收时间安排的一点建议。档案验收的目的是通过项目档案验收，检查本项目归档资料的齐套性、规范性，及建设单位档案基础管理的情况，以推动建设单位档案管理水平的提升。从集团公司档案工作层面来说，验收一方面是检查档案工作，另一方面是指导和推动成员单位的档案工作。

一般来说，项目档案验收的时间仅为一天，除去首次会议和末次会议，以及现场检查和讨论验收意见的时间，真正查看档案实体的时间相对于被查卷宗来说，明显不足。在实际档案验收工作中，为达到项目档案验收的目的，档案验收的时间应该延长致1天半或2两天。有以下两点原因：一是项目档案验收检查的特点是逐件查阅，并关注文件之间的相互联系，比较耗时；二是项目档案验收的目的既是查验档案，也是借档案验收的过程，交流、指导档案工作经验与心得，验收时间上应予以充分保障。

二、现场验收应注意的几个问题

项目档案现场验收，是指通过查看建设现场和现场检查项目档案的系统性、齐套性和安全性，并给出档案验收意见和被验收项目通过或不通过档案验收的结论的活动过程。在项目档案现场验收过程中，应注意以下几点问题：

（一）时间安排。一般来说，项目档案验收包括如下几个流程：首次会议（主要是领导讲话和项目介绍），查看建设现场，查看项目档案，专家组讨论验收意见并与被验收单位进行沟通，末次会议（主要包括宣读验收意见，领导讲话）。从验收时间安排上，应以查阅档案为主，并留有充足的时间进行验收意见的讨论和确定。

（二）现场分工。从结构上来说，固定资产投资项目档案可分为“综合类、设备仪器类和建安类”三类。验收组在现场分工时，应以档案验收专家的专业方向为验收分工的依据。

为了方便集团公司进一步开展项目档案验收工作，督促被验收单位做好验收后的整改工作，验收组应在验收结束后将专家的验收意见表、打分表收齐，随验收意见一并报送集团公司项目档案验收的组织部门。这是因为，一方面，专家验收意见表、打分表是集团公司总结经验，指导工作的依据和参考，另一方面，意见表和打分表也是事后考核专家，追溯责任的凭证。

（三）档案验收也应查看项目建设现场。项目档案验收时，档案验收专家需不需要到项目建设现场查看，需不需要对每台设备进行查验？很多专家认为项目档案验收是对项目建设过程中所形成的档案进行查验，不需要到项目建设的现场查看，因此，在实际验收过程中，省略了此环节。笔者认为，从项目档案验收的要求来说，档案验收时需要对建设现场进行查看，而且是必不可少的环节。原因如下：

1.验收组查看项目建设现场，了解项目全貌，是迅速进入验收状态的有效途径；

2.部分文件材料如“合格证”“领用记录”“使用记录”“维修记录”等都在项目建设现场，所以项目档案验收必须到现场查验；

3.项目档案验收时，档案专家查看现场的角度与审计、安全以及竣工总验收角度不同。项目档案验收查验现场，主要是通过直观了解建设现场或是设备，从“实景”或“实物”的角度来判断哪些材料需要收集归档。

（四）档案工作场所应该怎么检查。档案工作现场的检查应该包括以下内容：一是看档案工作环境有没有达到“三分开”的要求； 二是看档案库房建设有没有达到“八防”标准的要求； 三是看档案装具是否符合保管要求；四是检查档案信息化的推进情况。

检查档案工作现场，主要目的不是检查，而是通过项目验收这种形式，为建设单位争取档案工作资源，推进档案工作进一步开展。

档案信息化建设是项目档案验收检查的重要内容，在《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》中也有专门的要求，检查档案信息化时，由于各单位信息化建设水平不均衡，主要从以下几点来检查：一是看被检查单位是否用信息化的手段来管理项目档案；二是看是否有适应单位发展的档案信息化推进的规划，档案信息化建设是否有持续的财政投入；三是看档案信息化在固定资产项目档案管理中发挥作用。

（五）验收意见该怎么写。项目档案的验收意见，既是项目档案验收的结论，也是项目竣工验收的参照依据。验收组编写项目档案验收意见时，应注意以下几点：

1.应遵循实事求是原则，存在什么问题就是毫无避讳的指出来；

2.应抓住主要问题和问题的主要方面。也就是说，在项目档案验收中，看发现的问题是个别现象还是普遍现象，是关键问题还是次要问题。个别现象或是次要问题可以通过其他形式如会议备忘录等给予警告。如果是普遍现象或是重要文件缺失，就应按实际情况如实描述写进验收的正式意见中；

3.意见形成后，应与被验收单位进行沟通，向其解释其每条意见条款的依据，并给出如何整改的建议。