关于医院文书档案管理工作现状的思考

文/复旦大学附属金山医院档案室　叶肖凤

关于医院文书档案管理工作现状的思考

文/复旦大学附属金山医院档案室叶肖凤

文书档案是医院档案管理工作中的重要内容。结合医院实际情况，对文书档案进行科学管理，能够提高现代医院管理水平和服务水平。本文对医院文书档案管理工作现状进行分析，并提出具体的解决方法。

医院；文书档案管理；工作现状

医院文书档案管理水平直接决定了医院的整体档案管理质量，它也直接关系到医院的建设发展水平。而它又是医院基础管理工作中的重要内容，为现代医院管理工作提供了方向。但是，传统档案管理观念的制约和基础设施的不完善，使医院文书档案管理仍然面临很多问题。文书档案管理人员要结合医院实际工作要求，对文书档案进行统一和规范管理，提高文书档案利用率，推进医院各项工作的顺利进行。

一、 医院文书档案管理意义

医院文书档案管理是医院内部工作的重要组成部分，也是医院管理工作的基础和前提，有助于提高医院的整体管理水平，并保障医疗服务质量。同时，它也为医院各项科研工作的开展奠定了良好的基础。医院文书档案是医院工作情况、医疗服务及管理水平的综合反映。近年来，卫生体制改革，对医院文书档案管理工作提出了越来越高的要求。它记载着医院在不同时期的发展情况，以及医疗、物资、服务情况等，是医院的重要物质文化财产，也是其整体形象的象征。

医院文书档案中也包含医院相关规章制度、各项活动及上级部门的要求和批复等。以此为依据，能够对医院日常管理及发展过程中的各项问题进行有效解决。它具有一定的教育意义，是现代医院整体发展过程中的推动力。

落实医院文书档案管理，并确保其各项内容及资料的完整性，将对临床治疗、科学研究和疫病预防等提供极大的助力，有利于对医疗及科研经验进行总结，并对医院决策的制定及各项研究调查提供辅助。

二、医院文书档案管理工作现状

（一）文书档案管理方法落后。医院日常工作中涉及的各类文书资料比较多，管理难度相对较大，很难对所有资料进行集中管理。为了使用方便，很多文书档案分散在各个科室中。而档案胀库问题严重，部分档案单面打印或复印之后归档，增加了档案数量及厚度。有些档案利用价值低，而兼职档案人员档案意识缺乏，只是按照历年归档目录对其进行归档，使重要档案资料的漏档问题严重。

（二） 缺乏文书档案管理经验和意识。当前，医院档案管理人员的档案责任意识比较强，但是，其缺乏系统的档案管理知识及管理经验。分布在医院各个科室的兼职档案人员档案管理意识不足，归档材料质量普遍偏低，很难达到良好的文书档案管理效果。医院领导也并未认识到医院文书档案管理的重要性。加之，兼职档案管理人员没有对档案管理知识进行系统性学习，严重制约了医院文书档案管理质量。

（三）文书档案管理现代化程度低。医院基础设施不完善，文书档案库房设备无法满足现代化的档案管理要求，严重影响了医院文书档案管理水平及质量。虽然现在很多大型综合性医院逐渐认识到了档案自动化管理的重要性，也付出了实践。但是很多基层医院仍然以手工档案管理为主，领导对文书档案管理工作缺乏认识，设备落后，很难实现医院文书档案管理的信息化和数字化目标。医院负责人和档案管理人员要认识到医院文书档案管理的重要性，对计算机技术和网络技术进行合理应用，实现文书档案的自动化管理。

（四）文书档案管理的培训机制缺失。医院在文书档案管理工作方面的投入比较少，缺乏专职的档案管理人员，使文书档案管理工作面临诸多问题及缺失。很多文书档案管理人员并未对档案管理知识进行系统的学习，专业知识缺乏。医院也没有建立完善的培训机制，一般都是老员工带新员工来实现文书档案管理工作交接。医院领导对文书档案管理工作没有引起足够的重视，与其他医院尚未建立良好的沟通互动关系，在文书档案管理方面普遍缺乏高素质的专业人才。

三、医院文书档案管理对策

（一）明确存档内容，使存档流程化。1.医院日常工作中涉及的各项文件和资料比较多，档案管理人员要择取有价值的资料，对存档范围进行确定，实现文书档案管理的统一性及标准化。2.将文书档案分类整理工作落实到位，对文件和资料的种类进行区分，结合具体内容、形式和作用，对其进行正确归档，确保其能够反映医院的重要事件、活动及历史面貌等。3.根据医院的实际情况，对各项资料进行甄别和鉴定，合理规划其保存年限，结合重要性对其进行等级划分，并对文件的具体存毁情况进行判定。4.对资料存档情况进行记录，交由各主管部门进行对比，将文书档案管理中的失误降到最低。5.完善医院文书档案管理工作，将具体责任落实到个人，使相关人员对档案存储情况进行监督。

（二） 优化医院文书档案管理工作。医院档案管理人员普遍将精力和时间用以文件归档整理和档案日常提供方面，对机关内部和各业务部门具体工作缺乏明确的认知，使档案管理部门在档案收集过程中比较盲目，导致医院文书档案的存档价值不高。档案管理人员要对文书档案管理工作进行优化，既要对具体性档案文件进行收集和整理，又要对其进行合理利用。前期归档工作中，要对后期档案的使用价值进行充分考量，以在医院相关研究工作中充分发挥其价值，确保医院各项工作的顺利进行，并提高其服务质量。

（三）完善文书档案管理制度。完善医院文书档案管理制度，使医院文书档案管理工作更具保障，有助于提高医院文书档案管理水平，确保文书档案管理过程中各项工作的顺利进行。档案管理人员要结合医院的实际发展背景，对陈旧的规章制度进行升级和修订，并对医院文书档案管理工作中存在的缺失进行弥补，确保各项规章制度的完善性，使其符合医院文书档案管理工作的具体要求，为医院各项工作的开展奠定良好的基础。

（四）加强文书档案管理人员培训。医院文书档案管理人员既要具备专业的文书档案管理知识，也要对相关医疗活动等进行明确认识。医院负责人要结合医院发展的整体诉求，对具体的培训方法和内容进行针对性地选择，加大对兼职档案管理人员的培训力度，使其在文书档案管理过程中更加专业。同时，也要着力于培养专业的档案管理人员，并将其纳入医院发展战略规划中，使其具备专业的文书档案管理知识及法律法规常识。对其他医院的文书档案管理工作进行借鉴，通过聘请专家讲学或到优秀医院档案管理场所进行参观，积累丰富的文书档案管理经验。

（五）推进文书档案管理信息化建设。在医院文书档案管理中，对计算机技术和网络技术进行科学合理的应用，以对档案信息管理资源进行科学处理和保存，提高医院文书档案管理工作的信息化及网络化水平。1.结合医院实际发展背景，落实信息数据建库工作，实现医院纸质文书档案管理的数字化，使其在管理过程中具备同一的格式，且数据规范，并提高其安全性和可靠性，为后期医院各项档案信息资源的利用及开发奠定良好的基础。2.借助计算机对档案资料进行收集、整理和录入等，实现医院文书档案自动化管理。3.构建完善的信息网络平台，并对医院日常工作中涉及的相关文书档案信息等进行收集和归纳，实现医院文书档案信息的网上数据传输，提高医院档案管理水平，推进医院各项工作的顺利进行。

四、结语

综上所述，文书档案管理对医院发展具有重要影响，有助于促进医院各项工作的顺利开展。医院应重视文书档案管理工作，及时发现文书档案管理工作中存在的问题，并加以解决，优化文书档案管理过程。同时，也要结合现代医院发展背景，不断改进传统的档案管理方法，将计算机技术和网络技术应用到医院档案管理工作中，提高文书档案管理质量，实现医院档案管理现代化，促进我国医疗卫生事业的快速发展。

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