医院档案管理存在的问题及对策研究

文/福建省福州儿童医院　薛甦

医院档案管理存在的问题及对策研究

文/福建省福州儿童医院薛甦

本文主要针对医院档案管理存在的问题及对策展开研究。认为医院档案管理存在的问题主要包括：医院的档案管理意识相对淡薄；档案管理软件系统开发相对落后；管理体制不健全，缺少统一标准；部分医院纸质档案保管条件简陋。提出的对策分别为：提升医院全员的档案管理意识；加快医院档案管理软件系统开发；尽快建立健全医院档案管理制度；积极优化医院纸质档案保管条件。

医院；档案管理；制度；纸质档案

众所周知，档案管理为医院管理的重要组成部分之一。为提高医院档案管理质量，很多医院档案管理人员均不约而同对档案管理的具体策略及优化路径展开研究。虽然各医院档案管理人员始终孜孜不倦的致力于档案管理研究，但不可忽视的是：截至目前为止，医院档案管理仍存在很多问题，这些问题的存在在一定程度上会影响医院档案管理质量的提升。基于此种情况，本文主要针对医院档案管理存在的典型问题进行研究，并提出相关对策。希望能不断提高医院档案管理质量。

一、医院档案管理的内涵

何谓医院档案呢？张秀良（2012）在《新医改下医院档案管理的改进方法》中指出：医院档案指的是为医院服务的医疗文件材料以及医院建设发展的历史资料，它是医院在工作活动中所形成的各种文件，比如工作记录、图表、录音、影像资料等各种书面材料及载体材料。档案是医院管理的重要依据，因此各医院均极为注重档案管理工作。医院档案管理工作质量的提升有利于医院整体管理质量的提升，有利于促进医院管理的健康、和谐发展，有利于我国整个医疗事业的发展。我们必须对医院档案管理予以足够重视。

二、医院档案管理存在的问题

目前，在医院档案管理工作中经常会出现这样或那样的问题，这些问题的存在显然不利于医院档案管理质量的提升。现行医院档案管理存在的问题主要如下：

（一）医院的档案管理意识相对淡薄。由于诸多方面的原因，很多医院对档案管理并不是非常重视。部分医院领导会偏颇的认为，对于医院而言，做好医疗和科研工作才是最为关键的。在这样的观念引导下，很多医院领导对档案管理工作并未予以足够重视。除此之外，医院的部分工作人员往往过分注重忙于医务工作，但是对工作中所涉及的诸多内容却并未进行认真记录和积累。更为严重的是，很多医院工作人员并不注重档案保存，未充分认识到档案工作的重要意义。之所以会出现此种情况，主要是因为领导和其他工作人员的档案管理意识淡薄所造成的。

（二）档案管理软件系统开发相对落后。在我国，档案管理软件的开发水平及速度落后于计算机硬件技术发展的现实仍然存在。在医院档案管理软件开发方面亦表现出此种情况。一直以来，单版机计算机档案管理在我国各大医院的档案管理中均发挥了较为积极的作用，有效改变了传统手工档案管理存在的弊端，让档案管理呈现出便捷性、高效性的特点。但不可否认的是，随着对档案信息利用需求的不断增加，原本的单版机计算机档案管理技术明显无法适应当前形势的发展，与医院的信息系统之间也出现不可兼容性。对于这样的档案管理软件系统而言，升级更新是其未来必然发展之路。

（三）管理体制不健全，缺少统一标准。在我国很多医院，很多科室均构建有明确、完整的管理体制，但具体至档案管理方面，却往往存在管理体制不健全的情况，在档案管理方面亦缺乏统一标准。很多部门的档案均是各部门分别进行管理，这种情况的存在也在一定程度上造成医院档案的信息资源缺乏连贯性及完整性。对于医院而言，也很难对有价值的资料实现统一。在查找相关资料时也往往会出现很多困难，费时费力。基于此种情况，建议各医院必须建立健全档案管理体制，制定统一的档案管理标准，让医院档案管理呈现出更高的有效性。

（四）部分医院纸质档案保管条件简陋。虽然目前很多医院在档案管理方面均实现了无纸化管理，但不可否认的是：纸质档案管理仍是各大医院档案管理的重要内容。在调查中了解到，很多医院在纸质档案的管理方面均不同程度上存在保管条件简陋的情况。部分医院的档案管理室常年潮湿阴暗，还容易招虫子。这种情况的存在极易让纸质档案产生发霉变质，甚至是破损。基于此种情况，要想加强医院档案管理，必须要解决纸质档案保管条件简陋的问题。

三、提升医院档案管理质量的相关对策

档案管理对于整个医院管理而言是至关重要的。为克服上述问题的存在，特提出如下发展对策：

（一）提升医院全员的档案管理意识。为提高医院档案管理质量，我们必须不断提升医院全员的档案管理意识。笔者认为，医院领导必须对档案管理予以足够重视，将档案管理与医疗、科研并重，狠抓医院档案管理质量的提升。除此之外，医院还应对全体医疗工作人员长期实施《档案法》的宣传教育工作，通过《档案法》教育不断提升医院全员的档案管理意识。进而积极配合医院档案管理人员做好医院的档案管理工作。医院档案管理是一项系统工程，做好医院档案管理工作无法做到一蹴而就，它需要医院全员的共同努力。唯有如此，方能真正提升医院档案管理的效率。让医院档案更好地服务于我国医疗卫生事业的发展和进步。

（二）加快医院档案管理软件系统开发。在上述论述中提及，随着对档案信息利用需求的不断增加，原本的单版机计算机档案管理技术明显无法适应当前形势的发展，与医院的信息系统之间也出现不可兼容性。为有效解决该问题，我们必须不断加快医院档案管理软件系统的开发，让医院档案管理软件系统与医院信息系统之间呈现出更好的兼容性。医院在选用档案管理软件系统时，必须科学选用经国家相关部门鉴定过的正规软件管理系统，有条件的医院也可在相关软件基础上进行二次开发，让档案管理软件系统更加符合医院档案管理发展的需要。让档案管理软件系统与医院行政办公系统更好相接，呈现出更高的兼容性。

（三）尽快建立健全医院档案管理制度。相关研究表明，科学的档案管理制度可有效调动档案管理工作人员的积极性，可激发档案管理工作人员以更加积极的姿态参与到档案管理工作当中。为提升医院档案管理质量，医院必须尽快建立健全医院档案管理制度。业内人士均明晰，医院档案管理制度包含内容极为广泛。诸如，档案保管制度、档案利用制度、档案搜集整理制度等。上述一系列管理制度均需要科学构建，从而让制度的建立保障医院档案管理效率的提升。笔者认为，为了让医院档案管理制度的构建呈现出更高的科学性，医院在建立档案管理制度时，必须充分尊重医院各个科室工作人员的具体意见，再综合各科室意见有的放矢的建立医院档案管理制度。在档案管理制度的实施过程中如若发现存在问题，也必须要及时优化和改进。

（四）积极优化医院纸质档案保管条件。部分医院的纸质档案保管条件简陋已是一个不争的事实。为解决该问题，相关医院必须不断提升和优化纸质档案的保管条件。诸如，医院在纸质档案的保存方面，必须选择通风、光照条件较好的房间。这样的房间一般较为干燥，不易造成纸质档案的霉变。为防止纸质档案遭受虫害，医院档案管理人员还需要对档案室定期或不定期地进行杀虫、消毒。遭遇连续阴雨天时，即使是楼层较高也很容易造成室内空气潮湿，因此医院还必须为档案管理室配备烘干设备，时刻保存档案管理室的室内干燥。总而言之，医院应积极优化医院纸质档案的保管条件。

四、结语

为提高医院档案管理质量，我们具体可从如下几个方面入手：提升医院全员的档案管理意识；加快医院档案管理软件系统开发；尽快建立健全医院档案管理制度；积极优化医院纸质档案保管条件。事实上，医院在档案管理方面存在的问题还有很多。对于存在的问题，我们必须要予以足够重视，并采取更加积极有效的措施予以解决。唯有遇到问题解决问题，敢于面对，才能真正让医院档案管理呈现出更高有效性。

［1］张秀良.新医改下医院档案管理的改进方法［J］.科技资讯，2012（02）.

［2］许剑波；姚云华.医院档案信息化建设的现状与对策［J］.中国现代医生，2010（01）.

［3］李萍.医院档案管理的现状及对策［J］.中国医药导报，2011（01）.

［4］曾永辉.新形势下医院档案管理工作的新思路探究［J］.中国当代医药，2013（04）.