论企业档案管理工作的重要性研究

文/深圳市地铁集团有限公司　章莉

论企业档案管理工作的重要性研究

文/深圳市地铁集团有限公司章莉

随着企业档案管理社会化趋势不断加深，企业档案管理工作是企业管理工作的一部分，创新是企业的当务之急，而企业档案管理的创新也不例外。本文浅析企业档案管理在创新中存在的问题，探讨解决问题的方法和措施，希望能为企业档案管理工作的发展提供帮助。

企业档案；管理；存在问题；创新；完善

一、 企业档案管理工作存在的问题

（一）档案管理工作的革新与发展必须以传统的档案管理模式为基础。所有的档案管理工作都有其自身的管理体系作为革新和发展的基础，我国的档案管理工作已经发展了很长的时间，形成了一套固有的档案管理理论、管理方法和管理经验，形成了具有特色的档案管理工作体系。这些传统的档案管理模式虽然在现代信息技术环境下存在一定的局限性，但正是因为有了传统的管理理念和方法作为基础，才能实现管理工作的创新。现今正是进行企业档案管理工作创新和发展的时机，一定要对过去的管理模式进行仔细的研究和总结，在传统的档案管理模式的基础上寻求革新与发展。

（二）企业的档案管理工作不能脱离实际。当前，我国众多企业档案管理工作的革新仍然处于初级的状态，创新的过程依然存在着大量的问题，会受到各种因素的制约。许多企业长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使企业员工对档案利用效益知之甚少。同时在进行档案管理工作创新的时候，没有创新的理论，没有创新的方法，也没有创新的实践经验，就进行虚无缥缈的创新。因此要进行档案管理的创新就要立足于实际，找出创新发展进程中存在的问题，为档案管理的创新打好坚实的基础。

（三）对企业档案管理工作的创新。不但学习档案管理行业的相关知识，借鉴本行业成功的管理经验，还要对相关行业的知识进行培训和学习，提升企业自身的档案管理经验和丰富管理的内容。管理方式的不断革新是企业发展的不竭动力，目前的问题是，在进行档案管理工作创新时，没有创新的理论，没有创新的方法，也没有创新的实践经验，就进行虚无缥缈的创新。如不懂得借鉴和学习其他相关行业的知识和成功的经验，必将导致企业档案管理的革新与发展缓慢滞后。

（四）企业内部相关管理者对档案管理方式革新的重视程度不够高。过多的追求管理成本的降低，创造更大的经济效益，未有认识到档案管理工作对企业内部机制运行和发展的意义。并且很多的企业管理者直接忽视企业内部档案的管理，认为档案管理工作在企业的发展并不能起到实质性的作用。为此，企业内部的档案管理人员缺乏工作的积极性和责任心。

（五）很多企业在档案管理的工作方面依然采用人工登记、分类和保存的方法。造成大量人力和物力的浪费，不能适应当今社会市场环境。企业没有制定相关的制度，促进档案管理工作的顺利实施，造成档案管理工作不能在规范的制度保障下进行革新，也使得各个部门的档案管理混乱，造成档案的重复归档或者档案缺失等。有些企业认为档案管理人员谁都能可以干，根本没有具备专业的档案管理理论知识和实践操作经验，造成档案管理人员在具体档案管理环节中的操作失误，致使管理效率和质量不能有效地提高。

二、 企业档案管理工作的实施措施

（一） 企业管理者加强对档案管理工作的重视。处在社会经济发展的大背景下，企业的决策者应该提高对档案管理的重视程度，正确的认识档案管理对本企业发展的作用。把档案管理工作与企业其他相关的管理工作有效地结合起来，配置有专业技术管理的档案管理工作人员，并根据档案管理工作人员的工作建立一套奖罚机制，加强对管理人员的教育培训，使其树立管理责任心，能够主动积极地进行相关的档案管理工作，提高管理的技术技能，保证档案管理水平逐渐地提高，使档案管理工作能发挥其在企业发展中的重要作用，也成为衡量企业经营管理水平的重要标志。

（二）改进档案管理的方式。传统的管理方式存在很大的弊端，作为现代企业档案管理的基础，随着现代信息化的企业档案管理方式的形成，企业档案管理正在逐渐抛弃传统的管理方式。在企业档案的管理工作中要学会利用先进的计算机网络技术，实现信息的高效传递，从而促进企业档案管理效率的提升。为企业在现代化进程中的发展提供有效的帮助。

（三）加大档案管理的投入。企业对档案管理重视程度的提高，就会加大对档案管理工作相关资源的投入，使得档案管理工作机制更加的完善。同时设置专门的企业档案管理的资源信息分享平台，建立相关的档案信息查询渠道，使企业档案管理检索的平台机制更加完善，便于更好地推动企业的革新与发展。

（四）完善档案管理的制度。面对企业档案管理的现状，需要有一个良好的企业档案管理制度作为保障，建立完善的企业档案管理的制度体系。将档案工作诸环节通过科学严谨的规章进行规范，从整理归档、库房管理、提供借阅等方面，使档案管理工作有法可依、有章可循。同时，也要有明确的制度规定各部门的责任，使企业各部门之间能进行良性的沟通与交流，从而实现档案管理工作内容和方式的革新，为企业的稳定发展提供相关的保障。

（五）吸纳专业的档案管理人才。企业内部的档案管理工作人员，很多是由企业其他相关部门人员在没有一定专业管理技术的情况下，直接以档案管理人员的身份进行管理的，这部分管理者没有经过系统的培训，没有专业的管理技术，所以就不能保证档案管理的科学性、规范化。企业可以通过招聘，或采用竞争上岗的方式，为企业的档案管理引进些经过系统培训的专业的档案管理者，有效地提高企业档案管理工作的效率。

三、加强企业档案管理的创新

在企业运行及发展过程中，应当立足于市场经济体制改革理念的基础上，积极采用现代化的科技手段，来对企业内部计算机设备硬件等进行有效的防护，最大程度上减少企业档案管理系统的安全隐患，促进管理效率的提升。与此同时，应当规范企业档案管理的工作流程，加强档案信息的管理，确保企业档案信息得以安全稳定的流转。

就企业档案管理的实际情况来看，所谓流程管理，就是对企业档案管理系统的整体运行状态进行规范的监控，并明确企业各项任务活动的流转、执行情况，并加强监督和管理，此种情况下，能够保证系统所产生的电子文件的真实性和完整性，并充分发挥出档案管理工作的职能及作用，充分做好机构文件处理流程的梳理和提炼工作，将文件处理过程纳入到企业档案管理工作具体工作流程和环节中，进而从整体上提高企业的档案管理效率。也就是说，文件信息的高效化管理，能够实现对文件信息的全过程管理，对痕迹保留以及收文督办和监控等进行科学化的管理。

四、结束语

综上所述，目前部分企业内部的档案管理机制存在着观念上的落后，档案管理方法的单调，以及档案管理部门缺乏专业的档案管理人才等。若想要切实提高企业档案管理效率，实现长远发展，企业的领导层要不断加强对档案管理工作的重视程度，加强现代化的管理方式，转变管理理念，来实现企业档案管理的革新与发展，从而更好地推动企业在当今信息技术时代的发展。

［1］杨青.如何创新和完善企业的档案管理工作［J］.档案工作，2016（02）.

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［3］杨鸿.如何在创新中完善企业档案管理工作［J］.档案编研，2015（07）.

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