以档案目标管理为指南 做好档案工作

文/湖北省疾病预防控制中心　焦建华 祝琳

以档案目标管理为指南 做好档案工作

文/湖北省疾病预防控制中心焦建华 祝琳

本文结合工作实际，论述湖北省疾病预防控制中心以湖北省档案工作目标管理考评标准为指南，做好档案工作，不断提高档案管理水平的经验和做法。

疾病预防控制；档案目标管理；经验

湖北省疾病预防控制中心（简称湖北省疾控中心）档案工作2006年被省档案局评定为湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理AAA级，2012年复查通过继续被确认为湖北省AAA级，2016年顺利通过复查评审。总结10多年来湖北省疾控中心档案工作取得的成绩，我们认为以档案工作目标管理考评标准为指南，是做好档案工作，不断提高档案管理水平的关键，下面谈谈档案工作经验。

一、加强领导，进一步强化档案组织机构建设

（一）领导重视档案工作。湖北省疾控中心历届领导都很重视档案工作，把档案工作纳入领导工作议事日程，与各项工作紧密结合，实行计划、总结、检查、考核同步管理。档案工作专项经费列入单位办公室经费预算，确保所需费用能够实报实销，完全满足档案工作的需要。为加强档案工作的统一领导，保证档案工作落实到位，适时调整档案工作领导小组。

（二）档案管理网络健全。对档案管理网络成员进行及时调整，将思想作风好、工作扎实认真、责任心强的人员作为专、兼职档案员充实到档案工作岗位。形成上下贯通、左右协调的档案管理网络，对本单位档案基础工作起着重要的支撑作用。

（三）档案管理制度完善。

1.开展档案法律、法规宣传教育活动。通过本单位网站宣传《中华人民共和国档案法》《湖北省档案管理条例》《卫生档案管理暂行规定》等相关法律法规，进一步提高本单位职工的档案意识和法制观念，为安全保管档案，最大限度开发利用档案信息资源创造良好的社会氛围。

2.修订档案管理规范，及时修改“三合一制度”。从1987-2014年，结合工作实际，《档案管理规范》经过6次修订。通过制度规范行动，把业务建设规范标准纳入制度建设轨道，保证档案工作有法可依、有章可循，强化档案部门的执法监督职能，体现档案法规和业务建设规范的制约性和权威性，同时也有利于档案人员的理解和操作。

（四）归档文件控制措施有力。

1.档案工作列入目标管理体系。湖北省疾控中心将档案工作列入中心目标绩效考核工作，列入有关人员岗位责任制，作为考核科（所）室及有关人员工作实绩的内容之一，把档案工作考核常态化，促进档案工作由被动型向主动型转变，确保归档文件材料的齐全、完整、系统。

2.档案部门执行“三参加”“四同时”效果较好。湖北省疾控中心《科技管理办法》对科研档案材料的收集范围、人员、归档工作作了进一步详细规定。参加基建工程验收会的档案人员能够做到收集2套齐全的基建档案材料，一套移交武汉市城建档案馆保存，一套移交档案室保存。设备仪器档案管理纳入湖北省疾控中心检测质量管理体系管理，从仪器设备的配备、购置、验收、材料归档、使用、维护和保养、报废等方面进行严格的控制，以适应国内国际形势发展对实验室管理水平、检测能力与国际接轨的要求，同时也确保仪器设备档案材料收集齐全、完整。

二、加大投入，构筑稳固的档案管理工作平台和基础

（一）档案用房符合档案保管要求。湖北省疾控中心档案用房实行“三分开”，档案库房、办公室、阅览室分开。档案库房建设符合档案保管要求，达到1200kg/m2的承重要求，库房设在2楼，南朝向，墙壁具有隔热、防潮性能，有利于保护档案。

（二）档案设施设备完备。湖北省疾控中心配备有烟雾报警消防系统及在有效使用期内的灭火器材。有电子防控装置，进行24小时监控，档案室档案库房独立配备远红外线报警系统装置，并配备有防盗网、防盗门进行防护。档案库房配备柜式空调、除湿机，功率与库房空间匹配，运行状况良好。档案库房配备有防光、防紫外线的窗帘，定期投放防霉、防虫药片。档案库房配备有温湿度电子记录系统、防磁柜，档案工作配备有计算机、扫描仪、数码照相机等设备及刻录软件。

（三）档案装具符合标准。湖北省疾控中心档案库房内安装符合档案标准的密集架。档案整理和保管装具使用符合国家和省的有关规定，装订材料符合质量要求。

三、夯实基础，进一步加强档案业务建设

（一）档案实行集中统一管理原则。湖北省疾控中心档案按文书档案、科技档案、专门档案、特殊载体档案四大块进行集中统一管理，共设文书、科研、基建、设备、教学培训、检测档案等18类，截至2015年12月30日，档案室藏档案23462卷（盒、册、盘、个）115950件，底图2098张。室藏资料686册。各类档案整理管理均符合有关规定和规范的要求，档案排架按文书档案、科技档案、专门档案、特殊载体档案进行排架，科学合理。

（二）强化档案安全管理。湖北省疾控中心高度重视档案安全管理工作，从完善管理和落实制度入手，构筑人防、物防、技防相结合的档案安全体系，落实安全责任、安全制度和保障措施，确保档案实体安全。制定档案保密工作制度，设置醒目的档案柜标引和档案存放示意图，建立全宗卷，坚持测记库房温湿度，利用电子温湿度记录仪对档案库房进行控制，及时更换预防虫、霉药物，定期对档案安全进行检查。

在每年开展的档案数字化加工工作外包之前，都与相关公司签订档案数字加工协议或数据转换合同，确保档案资料完整、安全、保密。使用符合国家标准的光盘、移动硬盘定期对电子档案数据采取3种形式的备份，并对备份数据定期进行检测、迁移。实行电子文件与纸质文件同步归档“双轨制”管理。加强档案信息系统安全保障建设，抓好档案移交、利用和数字化过程中的敏感信息和涉密档案管理工作，做到敏感信息和涉密档案不公开、不外包、不上网、不数字化，采用防火墙、防水墙、网络隔离、物理隔离、容灾备份等措施，确保网络信息安全。

四、存量档案数字化，加快档案信息化建设步伐

（一）加强档案信息系统基础设施建设。湖北省疾控中心在信息化建设中把档案信息的现代化作为其中一个重要的部分，投入人力、物力、财力加大计算机辅助管理档案的力度，统一规划信息化建设工作，信息所配备有本单位信息数据管理专用机房，并配备有档案数据管理专用服务器。使用国家档案局认可并推广的世纪科怡档案管理系统小型网络版。世纪管理系统中数据库的物理数据层、概念数据层和逻辑数据层设计合理，便于录入、利用。

（二）加强档案基础数据库建设和数字化进程。湖北省疾控中心档案室按照“存量数字化、增量电子化、建设标准化”要求，围绕建设数字档案室目标，制订档案信息化建设计划，加快档案数字化建设步伐。全面完成室藏档案案卷级和文件级档案目录数据库，实现室藏档案、资料计算机检索查询。制定档案数字化计划，严格明确档案数字化范围和作进度，依照标准，全面开展馆藏档案数字化和全文数据库、多媒体数据库、专题数据库的建设，实现OA办公系统原生电子文件在线归档。

（三）实现档案信息远程利用。2012年，湖北省疾控中心世纪科怡档案管理系统与OA办公系统集成，并每年定期上传、转换档案数据到OA办公系统档案查询子系统上，实现1950-2014年电子档案目录和2002-2014年文书档案永久、长期保管档案的全文查阅远程查询，全院职工均可坐在办公室按访问权限高效、快捷的查询所需档案信息，实现档案信息资源的最大共享。

五、积极开发利用档案，为疾控事业服务

（一）编制多种检索工具。湖北省疾控中心的档案除能够利用计算机进行检索外，还编制适用的、多途径书本式检索工具114册，档案工作人员均能够熟练使用各种检索工具。

（二）大力开展档案编研工作。档案室积极开发档案信息，编纂编研材料、编制档案检索目录等信息资源。每年都制定开发信息的工作计划和安排。为配合本单位各项工作的开展，档案室编纂全宗介绍、组织沿革、大事记、学术论文汇编、专业资料汇编、收发文汇编等165册通用性档案编研材料和《湖北疾病预防控制年鉴》等档案深层次开发材料。

（三）积极为利用者服务。湖北省疾控中心档案室开展档案直接借阅、电话咨询、QQ咨询、编纂档案编研材料下发各所处室及全省各市（州）县（市）、接待外单位档案人员来访、电脑远程查询等多种形式的档案咨询服务。档案室工作人员业务熟练，态度热情，工作主动，能够及时、准确为职工提供所需的信息。自1965年至2015年，提供利用档案累计达14761卷（件），3224人/次；提供利用资料848册，287 人/次，远程利用档案3600人/次，下载836份文件材料，成为名副其实的档案、资料信息中心。

自2006年档案达标升级工作以来，湖北省疾控中心始终认真贯彻落实执行《中华人民共和国档案法》《湖北省档案管理条例》《卫生档案管理暂行规定》等法律法规，以湖北省档案局印发的档案工作目标管理评审办法为工作指南，不断提高档案管理水平，切实加强档案组织机构、档案设施设备、档案业务和档案信息服务建设，深入开发档案信息资源，为服务湖北省疾病预防控制事业做出一定的贡献。

［1］湖北省档案局.湖北省档案局关于印发《湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评办法》的通知（鄂档规〔2016〕3号）［Z］.