论加强档案资源文化服务利用的有效对策

文/益阳广播电视大学　史桂湘

论加强档案资源文化服务利用的有效对策

文/益阳广播电视大学史桂湘

随着数字化、网络化的不断深入，档案文化资源借服务大局服务社会各界，侧重档案服务是为现实服务的宗旨，运用创新机制和方法提升档案服务质量，如何丰富档案服务内容，创新服务模式，提升档案服务质量，具有十分重要的意义。

档案文化资源；服务利用；对策

一、 对档案服务工作的内涵分析

档案服务工作包括显示服务和历史服务两个方面。注重档案服务的内容为现实服务，不依照陈旧的“条条框框”，不断拓展档案服务领域，创新机制更好地为信息资源的开发利用服务。改善档案服务条件，主动利用档案馆藏资源为大众服务，满足社会各方面对档案利用的需求，进而提升档案服务质量。历史服务是相对于现实服务来说的，档案本身具有完整性的特征，在档案的使用和保管中要为查阅者提供更好的现实服务，才能延长其使用的历史寿命。档案服务主要侧重于为现实服务。现实服务和历史服务有机结合，档案利用体系建设自然就完善了。

二、 电子档案的加入强调档案工作者的社会责任

（一）电子档案便捷、高效率，能快速查阅相关档案资料。电子档案具有高容量、高效率、快捷便利的特点。电子档案的广泛使用能为档案利用者提供最为便利的查阅条件，极大程度上提升了查阅效率。

（二）对档案信息资料的应用，能够提高档案资源的利用率。提升档案信息资源的利用程度，可以逐渐实现异地查阅相应电子档案信息，比传统档案利用方式更具实效性，不受地域和空间的制约，还可以实现多人同步异地查阅档案信息资料，着力提高档案资源的利用率。

（三）能够增强档案保管的安全性。电子档案与纸制档案相比更具优势，便于查阅和保管。在实现对电子档案的广泛使用和利用过程中，除了采用从专用系统查阅电子档案信息外，还要注意在传输过程中的安全问题，避免涉密文档的安全性，用规范的查阅程序切实对电子档案的利用起到有效保护作用。

三、分析档案服务工作的特点

（一）把好各单位机关档案的移交工作。这既是基础又是关键。每年众多的单位都会积极带头，率先将各自的档案移交进馆。这样做起到了很好的示范作用，又能对批量的档案资源进行有效保管，大多数单位的档案都能按时按要求及时移交。

（二）加强档案资源建设，合理有效对档案资源进行开发利用。对档案资源进行合理的开发利用，对那些珍贵档案资源的开发利用，组织档案馆里专人对档案资源进行开发、编研，充分体现了编研为社会各项工作服务的重要作用。

（三）要重视对民间档案的征集利用。档案是历史的记忆，是人类文明的传承，是人类社会的原始记录，档案本身是与我们每个人密切相关，融入我们的生活，深入民间通过访问发现历史档案，通过关系渠道深入民间查找筛选有价值的历史档案；通过几年的征集，回收了一批珍贵的历史档案。

四、档案资源建设发展的现状

（一）档案资源结构单一，档案门类不齐全。除了文书档案之外，没有及时对电子照片、录音、影像档案的及时收集与整理。更没有按其门类设立专项档案。所收集整理的档案中上级部门的指令性文件居多，具有地方特色的档案以及有关学科课题科学研究的专业技术档案却极少。

（二）档案资源总量还不是很多，还缺乏“大档案”意识。不能适应经济社会的需求，对档案资源的价值认定不是很清楚、范围限制没有明显的界定，不能通过一定的载体留存下来，学校档案馆档案资源载体95%为纸质档案，音像档案、实物档案少之又少。

（三）对重大事项档案收集工作开展起来很困难。基本上对重大事项的档案收集归档不到位、对于发生的重大事项所产生的档案资料文件，很难及时进行有效整理归档，甚至部分重要资料分散个人手中，时间长了，极其容易造成这部分重要档案的散落丢失。

五、分析档案资源建设存在问题的原因

（一）领导对档案工作认识不到位。有一些领导大都把主要精力放在单位的中心工作上，对于档案工作基本上腾不出精力来管，要不是有专门的档案检查，这项工作基本上处于无人负责的状态，经费、人力都得不到相应的保证，更谈不上有效发展。

（二）对档案管理重视程度不高，体制落后。档案工作极具传统性，在众多的人思想中老早就形成了根深蒂固的印象，此项工作无关单位的大局，可有可无，管理体制上存在严重的滞后现象，更加不能适应新形势新时代的需要。

（三）档案基础建设存在滞后现象。在一定程度上直接影响到档案资源建设的向前发展，有时会因为档案的基础建设滞后而造成对档案的归档处理不及时。

（四）信息化建设方面欠缺。档案资源建设，并不是只将各种载体的档案简单收集在一起集中保管，而是要运用相应现代化的保管手段进行信息化处理，储存、分类，实现档案信息资源的有效利用。

六、提升档案资源建设的有效途径

档案资源建设内涵的提升，是新时代的新要求，更是档案工作服务的新目标，对推动档案资源建设有着深远的意义。如何在今后创新档案工作思路、采取有效的现代化手段和方法，积累档案资源数量多想办法，提出了自己的对策：

（一）加强对贯彻档案法律法规的学习，增强档案管理工作领导意识、服务意识。领导腾出精力来分管档案工作，在经费、人力上得到大力的保证，加强对档案工作的调研，制定相应的工作目标、方法、措施，使档案法律法规落到实处，才能促进档案工作的有效开展。

（二）树立“大档案”意识，加强对档案资源的整合，丰富档案资源门类。积极解决好档案资源结构单一，档案门类不齐全的问题。对文书档案、电子照片档案、实物档案、电子声像档案的及时、合理整合是工作重心。树立“大档案”意识。逐渐适应经济社会的需求，弄清档案资源的价值认定规则、范围限制的界定，进一步丰富档案资源的整合，实现档案资源的整合利用。

（三）档案资源建设要运用现代化保管手段进行处理。运用现代化手段对档案资源建设进行相应的处理，找寻最佳切入点，对档案资源建设的有效定位、技术要求都要拿出结合实际的正确决策，做出可行性调研，制定出可行的实施方案，将各种载体的档案简单收集在一起集中保管，并且要运用相应现代化的保管手段进行信息化处理，储存、分类，最终实现档案资源的共享。电子档案的备份是一项重要工作，先要区分不同等级的档案进行及时备份，用来保证电子信息档案的可读性和安全性。

（四） 档案资源文化服务利用必须强化责任意识、创新意识。档案资源文化服务利用必须强化责任意识、创新意识。在档案管理过程中要加强责任意识。责任意识是推进学校档案资源文化服务利用水平的基础，也是搞好档案文化服务利用工作强有力的保障。在档案服务利用过程中应当善于借鉴和总结好的经验和措施，为更好地开展学校档案工作、遵循档案管理的使用原则提出切合实际的创新方案。

（五）档案的传承利用作用是档案不可或缺的一部分。档案是历史的记忆，是人类文明的传承，是人类社会的原始记录，档案本身与我们每个人密切相关，融入我们的生活，作为从事档案管理工作的人员更应在提升服务质量和自身业务水平上下足功夫，档案事业发展现在，合理有效实现对档案的利用开发，为今后档案事业的发展，进一步达到遵循法规担负起记录历史、完善档案收集、保管和服务利用的功能。

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