浅谈医院档案管理工作

文/成都市新都区人民医院 马春荣

浅谈医院档案管理工作

文/成都市新都区人民医院 马春荣

本文论述了当前医院档案管理工作普遍存在的问题，并就新形势下如何做好医院档案管理工作谈些看法。

医院；档案管理工作；思考

医院档案是医院各项工作的真实写照，它反映了医院在各个历史时期的工作和活动情况，在医院工作中起着承前启后的作用。因此，如何做好医院档案管理和信息资源管理工作，确保医院档案的完整性和系统性，使医院档案管理更好地服务于临床、科研等多方面工作显得尤为重要。本文就新形势下如何做好医院档案管理工作谈些看法。

一、充分认识做好医院档案工作的重要作用

医院档案是医院在各项管理工作及临床、科研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广，包括综合管理、临床应用、医疗建设、人事管理、后勤、财务保障等方面的文字材料和声像载体。

医院档案真实客观地记录了医院发展的历程，是医院重要的信息资源。它既是一个医院长期运用活动中各个方面的实践经验总结，又是促进医院在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析医院档案管理，可以全面掌握医疗工作等多方面的延革和演变情况，更好地总结医院自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期医院建设提供借鉴和依据。同时，医院档案汇集了医院现有的知识成果，记录了医院传统和历年的所有事迹，形成特色的医院档案管理，是医院成长和奋斗的沉淀和记录，能有效地推动医院自身形象和价值观的发展。

二、当前医院档案管理工作普遍存在的问题

（一）档案意识淡薄。长期以来，由于人们档案意识不强，医院还存在着“注重医疗临床、轻视档案”的意识，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医疗建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，归档意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

（二）档案材料残缺不全。医院档案应为医院的发展留下真实生动的轨迹，应该客观完整记录医院各方面的工作。但目前很多医院普遍存在两种现象：一是没有综合档案室，各科室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政；二是各部门与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深入各科室全面收集，各科室贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

（三）档案管理手段落后。医院档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为医疗工作发展的关键。目前的医院档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

三、做好医院档案工作的几点思考

（一）增强档案意识，健全各项制度。增强全院职工档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，医院领导要经常向全体职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高全院干部职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出（室）及时，真正实现资源共享。各部门要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

（二）认真开展档案业务工作。档案工作是一项积累性工作，这首先需要档案工作者在日常工作中注重医院各类材料的收集和整理。档案工作者要加强宣传，密切保持与医院各科室、部门的联系，全方位收集医院各部门产生的档案，同时，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，使室藏档案内容丰富充实起来。制定符合医院档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定；将档案信息及时提供给医院领导及各部门，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

（三）合理运用现代化科学技术。随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面：一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作人工操作的落后性，不断地添置现代化的设备，如利用计算机进行检索，档案的缩技术、扫描技术、传真技术、网络技术及现代化的档案保护技术，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理，克服各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题，通过计算机技术对文件、档案的全部信息进行统一管理，对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，使档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心。

（四）努力与医疗建设相结合。医院档案是展示医院自身形象和价值观建设成果的重要载体，因此，医院档案工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，最大范围反映医院的医疗文化风貌。为更好地满足医疗建设的需要，使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者，从而实现档案信息化和资源共享，档案工作者要争取院领导的支持，进一步完善医院档案室的功能建设，努力与医院的各项工作相结合，把档案室建设成集宣传、信息提供、利用相结合的一流服务机构，成为医院建设的重要基地。