当前陕西航空职业技术学院学生档案管理发展方向的探索

文/陕西航空职业技术学院　侯晓辉

当前陕西航空职业技术学院学生档案管理发展方向的探索

文/陕西航空职业技术学院侯晓辉

学生档案是学生在学校学习、生活与成长的第一手证明材料，是升学或者工作选择的依据，具有记录、激励等作用。本文笔者研究了陕西航空职业技术学院学生档案管理存在的问题，提出了学生档案管理发展的几点方向，以此为学生档案管理提供理论支持。

学生档案；管理；问题；方向；对策

学生档案是学生在学习时期的履历体现，是学生在学校学习、生活的第一手材料。学生档案记录学生的个人经历、道德品德养成、成绩表现、个人基本信息。其中，个人经历包括：参加的活动、转学情况、校外实习等；道德品德养成包括：获奖情况、受学校处分情况。成绩表现包括学生的成绩、学校任职情况；个人基本信息包括：学生的入学登记表、学生的学籍信息、高中档案、毕业采集信息、学生体检记录、党团关系、毕业生登记表等。

学生档案对于学生而言非常重要。首先，其作为学生学习轨迹的记录性文件，它记录了学生个人成长经历与道德品质水平，胡锦涛总书记曾指出：“档案是人类活动的真实记录”，这对于了解与评定学生能力、水平及进一步培养学生很有帮助。学生档案具有原始性、真实性、延续性的特点，对于升学或者用人单位择优录取都是重要参考依据。其次，学生档案还具有激励学生行为的作用，作为一份可提供参考、评定学生能力的文档，学生如果表现得好就可能有更好的发展，更容易获得升学或者就业机会，反之亦然。这种反馈机制可刺激学生更加刻苦努力学习或者参与以期取得更大的成绩，从而为优异的学生档案建立提供材料和可能性。

一、陕西航空职业技术学院学生档案管理现状及存在的问题

作为一所工科类专业为主导的高等职业技术学院，陕西航空职业技术学院历来十分重视学生档案的整理与管理工作。本院拥有学生学籍档案室用于整理、收集与储存学生档案，并且制定和实施了《陕西航空职业技术学院学生学籍档案管理办法》。虽然，在学生档案管理上取得一定的成绩，学生档案管理仍然存在一些问题。

（一）学生档案形式和内容不全面。高等学校档案管理办法指出，高校学生档案包括文字、图表、声像等形式，但是该校学生档案以纸质文本形式为主，缺少更先进的动画、图像、音频、视频等。实际上述这些文件更能够直观显示学生的在校学习、生活情况，还能动态地展示相关活动情况。诚信档案、心理档案及其他一些学生信息已经在许多高校纳入学生档案管理之列，但这在该校尚未涉及。

（二）学生档案应用缺失。学生档案以记录、存储学生的经历为主，这可作为升学与工作的参考指标，却很少涉及其他应用，更没有很好地发挥学生档案的激励作用。激励作用的缺失会造成学生不关注自己的档案，甚至出现使用过后丢弃、遗失等现象。此外，学校档案管理人员对于档案的管理与维护也不够重视，出现档案损毁、随意更改能容的情况。

（三）学生档案管理存在现实困难。该校学生档案以文本形式为主，档案文本储存于档案室内不利于使用者翻看、查阅，也不利于档案的保存、传递、记录、转移等。

二、学生档案管理发展的方向

未来学生档案的形式趋向于更加丰富，更贴近社会科技发展与学生的生活，学生档案的功能开发进一步挖掘，有力地促进学生在学院表现，学生档案的管理手段更加丰富。

（一）丰富学生档案的形式。向电子档案或者电子纸质档案结合的方向发展，把学生的电子图片、动画、视频、音频、影响等纳入学生档案。学院还可以考虑档案分为学院记录与学生自我记录两部分，对于学院记录部分要严格输入、查阅、借出流程，保证档案客观公正，个人记录部分可由学生个人定期将自己发展状况提交保存。除了档案形式做出改变外，学生档案内容也要丰富，如何把学生诚信、心理状况等纳入档案，这对于规范学生行为，促进学生诚信做人、认真做事观念形成有很大的作用。

（二）充分挖掘档案的潜在作用。例如发挥档案的激励作用，学生档案不能成为死文件，只在升学与工作的时候才拿出作为证明性材料。在学生档案管理中，要发挥档案对于学生的激励作用，激励学生在学院追求思想道德进步，追求学习成绩提升，追求个人能力发展。首先，应该加强学生档案的宣传。一些学生根本不了解档案，甚至个别学生不知道档案的存在。学院要对学生档案进行宣传，可以通过组织学生到学院的档案室参观、组织学生档案管理与作用报告会等形式。其次，提供条件让学生亲身体会档案的整理与管理。学院把部分学生招纳为义务档案管理员，使其体会到档案对于自身发展的重要性。第三，加强毕业生档案管理。对于毕业生档案也持续关注，追踪其去向，保证毕业生档案不丢失、不乱改，确保学生档案的公正性、可靠性与诚信性。

（三）加大力量促进学生档案从纸质文本向电子档案转变。针对学生档案信息检索、阅读困难、管理难度大等缺点，充分发挥计算机和网络的便捷、简单、储量大的优点，开展学生档案记录、储存与管理网络化。电子档案的信息形成了一种多连接组合和检索的方式，构成一种多面网状结构。学校要大力发展基于B/S结构的电子档案，把学生的档案上传至学校统一的服务器上，学生或者第三方在客户端就能查阅、打印档案。对于电子档案管理，首先要保证内容的安全性，作为一个半开放的系统，电子档案不同于档案室保管形式，要确保电子档案授权不被窃取、假冒。第二，要保证电子档案的公平性、内容的真实性，由于属于半开放的档案，防止任意添加内容、档案造假等行为，确保档案真实有效。

［1］夏文.高校学生档案管理的问题及发展方向［J］.北京档案，2010（9）：21-22.

［2］马洁，佟丞，刘卫智.高校学生档案管理存在的问题及对策研究［J］.石家庄学院学报，2012，14（2）：115-117.

［3］丘如华.强化高校学生档案管理的思考［J］.广西社会科学，2009（8）：133-136.