学校档案管理现状分析及对策探讨

文/绍兴市上虞区小越中学　罗毓慧

学校档案管理现状分析及对策探讨

文/绍兴市上虞区小越中学罗毓慧

档案管理是学校建设中的一个重要组成部分，但目前学校档案管理现状令人担忧，如何加强学校档案管理对于学校的长远发展至关重要。基于此，现对学校档案管理的现状进行了分析，并对优化学校档案管理提出了几点对策。

学校；档案管理；现状；对策

档案管理工作的开展情况直接关系到一个学校的管理工作和教育工作的正常运行，只有做好学校档案管理工作，才能够确保学校各阶段、各方面的工作能够有效衔接、合理安排。因此，有必要进一步规范学校档案管理，提高科学管理水平，以提高学校的管理质量和教学水平。

一、学校档案管理现状分析

1.档案管理意识淡薄，综合利用率较低。2.硬件设备不完善，资料不全面。学校档案应该将学校各个时期发展状况真实的、全面的记录出，但结合实际情况而言，很多学校普遍出现的现象：一是，各部门归档意识淡薄，收集难；二是，档案管理人员归档不及时，导致学校档案缺失与管理工作难度逐渐加大。3.档案管理工作人员素养低，应进一步提高。很多学校都没有专门的档案管理人员，其档案管理人员是临时配备的。

二、优化学校档案管理的几个对策

（一）增强对学校档案管理的重视度。学校各级领导都需要意识到档案管理工作的重要性，尽量将学校档案工作归入到考核各部门工作框架中，将档案管理工作落实到具体责任人身上，并加强对其管理和监督，避免权责不清，共同抓管与档案管理有关的其他工作，进而不断提高档案管理效率。档案工作人员还有保证自身有充足的时间和精力研究档案业务，不断提高档案管理水平，从而提高档案管理效率和质量。将强化日常监督与提高档案管理质量有效结合，促使档案管理有效化。

（二）建立完善的学校档案管理制度。结合学校档案管理制度实际执行情况，其中存在着很大的不足，如：可随时调阅学生档案，并未对调阅权限进行限制。问题出现的根本原因是学校并未将档案管理条例严格落实，未设置出调阅学生档案的权限，致使学校在管理档案中出现很多问题，尤其是学生权益受到损害这一问题，必须有针对性的进行解决。所以，想要进一步强化档案管理工作，就应制定出相应的策略，将学校内部档案管理制度严格落实和执行，一旦发现违反档案条例的人员，应及时给予严惩，确保其下次不会再犯。另外，学校档案管理中，可借鉴中小型企业档案管理经验，并结合自身实际情况，针对性对其借鉴，从而完善当前在学校档案管理中的不足。

（三）建立健全的档案信息化标准体系。在社会科学技术的进步下，档案管理的信息化和现代化是档案管理工作发展的新趋势，在运用现代化、全方位的管理手段，将档案管理信息及时的、有效地提供给学校领导者，方便各级领导者和有关部门的查阅，这样既有助于提高档案利用率，也有利于学校领导真正意识到档案管理的重要性，并积极的、主动的配合档案管理部门的工作，从而提高档案管理工作效率。想要确保档案信息的健康发展，就需要实施规范的、标准的准则，这就要求学校档案管理者应积极的、认真地贯彻和执行我国有关技术标准，构建起完善的、统一的信息采集体系，维护信息的可靠性和安全性，确保学校内档案信息的可靠、安全传递。

（四）加强档案管理人员的职业素质。档案管理工作人员作为管理档案的主要人员，想要提高学校档案管理效率，就必须要打造出高素养、高水平的档案管理队伍，防止低学历、低素质的人员从事档案管理工作，并且作为一名档案管理工作者，应热爱自身本职工作，并在工作中投入更多的热情，从而促进档案管理的有序、健康发展。同时，学校还要培养档案工作人员的创新意识，并不断提高其创新能力，转变档案工作人员的传统意识，让其从根本上意识到档案管理的重要性，唯有档案管理工作人员重视档案管理，才能确保档案管理工作的有序进行。加强档案管理工作人员的配备，同时学校还要引进激励机制、竞争机制等，来提高档案管理人员的学习意识，并提供给档案人员定期培训、继续深造等机会，从而不断提高档案员的工作能力。

（五）加强信息化学校档案管理力度。随着科学水平的不断提升，信息技术已经被应用在各行各业，所以各学校在对档案进行管理时，已采用现代化管理手段，实施电子发文，运用计算机和档案管理软件，实现对档案的科学化和高效化管理，通过构建信息化管理系统，管理人员在对学校档案进行管理时，优化管理模式，管理流程更为完善，借助于信息化管理系统实现对档案的全面管理，从而为学校档案管理工作的开展提供保障。

三、结束语

学校应高度重视起档案管理工作，不但要重视收集管理档案，而且也要深入开发和利用档案信息资源，充分利用现代信息技术整合和优化学校档案，促使档案管理工作更加制度化和规范化，从而提高档案管理效率。

［1］殷樟凤.高职高专学校系部档案管理的现状和对策研究［J］.电子世界，2014（06）：274.

［2］姜珊.管理和利用［J］.商业经济，2008（16）.