高校档案社会化服务完善路径探究

文/河北建筑工程学院　马爱芝

高校档案社会化服务完善路径探究

文/河北建筑工程学院马爱芝

高校档案社会化服务，对于实现高校档案价值，体现高校档案在社会发展中的推动功能具有重要意义。本文在对高校档案社会化服务的内容、优势做出论述的基础上，对高校档案社会化服务中存在的问题以及完善路径进行了研究与探讨。

高校；档案管理；社会化服务；完善路径

当前在社会信息化发展的推动下，高校档案社会化服务已成为全世界档案部门未来的主要发展趋势。在这一背景影响下，我国一些高校档案管理部门也紧跟时代发展脚步，为推进档案社会化服务的实现做出努力。而进一步提高高校档案社会化服务成效，对于档案信息价值的体现具有重要意义。

一、高校档案社会化服务的优势

从高校档案社会化服务的优势来看，首先是档案信息价值优势。高校档案汇集了包括学术性信息、科研信息、科学成果等多种内容在内的资源，这些资源不仅具有前沿性，并且涉及了各个不同的专业以及各个不同的社会领域，因此，和社会中普通的档案资源管理单位相比，高校档案体现出了更高的开发价值与利用价值。

二、高校档案社会化存在的问题

高校档案社会化服务中存在的问题主要体现在三个方面：首先，高校档案社会化服务意识欠缺。在实践工作中，由于对自身档案资料性质与功能等欠缺了解，从而导致了高校档案开放性较弱等问题；最后，高校服务方式滞后。当前高校所开展的档案社会化服务欠缺与其他单位的合作，也受到投入成本的限制而难以利用现代科学技术来推动档案传播范围的提升，这都在很大程度上制约着高校档案社会化服务的开展。

三、高校档案社会化服务完善路径

（一）对社会化服务意识进行强化。高校档案社会化服务意识的强化，是确保高校档案社会化服务工作得以有效开展的重要前提，因此，在档案社会化服务完善工作中，高校需要从以下两个方面做出努力：首先，高校要对自身档案社会化服务理念进行创新。高校档案管理单位应当树立用户至上、服务先行的观念，并以用户服务需求为依据对自身服务观念进行及时的调整。与此同时，高校有必要构建起统一领导与分级管理相结合的档案社会化服务制度，确保档案的完整性与安全性，并确保档案社会化服务工作能够得以有序开展；其次，高校应当树立起主动宣传意识。高校档案价值的发挥，要求高校能够积极推广档案社会化服务，因此，作为高校档案管理单位，不能被动地等待用户查找资料，而应当在强化自身主动宣传意识的基础上，将自身档案信息向社会推广。

（二）建立信息服务联合协作机制。为进一步推进高校档案社会化服务进程，我们需要在高校档案馆、图书馆、信息中心、社会机构等部门之间建立起一套系统的部门联合协作信息服务机制。档案管理部门通过借助于先进的网络计算机技术设备，以协作的方式与各部门之间建立起一种信息资源共享、服务的模式。具体而言，首先，选择社会与高校档案信息相关单位，如教育局、培训机构等与高校档案管理部门通过合作关系的建立，在合理、合法范围内满足其对高校档案信息的需求，提升高校档案社会信息服务深度。其次，与高校当中图书馆、信息中心，以及社会档案管理部门，建立合作关系，通过信息共享，对高校档案信息资源内容进行不断地丰富。

（三）对社会化服务信息进行创新。随着社会的发展与科技的进步，人们在生产活动中对档案信息的需求呈现出了日益多元化的特征，这也要求高校能够在强化自身档案社会化服务意识的基础上，重视档案社会化服务领域和服务层面的拓展，从而实现自身档案社会化服务能力的提升。在此过程中，首先，高校需要构建起具有鲜明特色和利用价值的数据库。在社会化服务中，高校所提供的档案内容是否具有利用价值，直接决定着高校档案社会化服务能力与成效，因此，高校应当确保档案馆藏能够与社会发展和经济发展接轨。这要求高校档案管理单位应当明确哪些档案是需要保密的，哪些档案是可以开放利用的，这是高校档案社会化服务的重要前提；其次，高校有必要以自身档案馆藏特色为依据，在档案社会化服务中展现出侧重点，并构建起相对应的信息数据库，从而为社会提供有针对性的服务。对于高校档案信息需求者而言，求短、求快是惯有心理，对这种心理需求的满足，是档案资料易用性的体现，也是高校档案社会化服务能力的体现，因此高校应当在档案社会化服务工作方面简化工作手续和工作流程，为用户提供方便，与此同时，高校需要重视电子档案建设，并实现馆际资源共享与合作。

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（张家口市科学技术研究与发展指导计划项目2014年研究课题“张家口地区高校档案社会化服务研究（1421040I）”研究成果）