完善社会保险档案管理体制的几点思考

文/青岛市城阳区人社局　李萍

完善社会保险档案管理体制的几点思考

文/青岛市城阳区人社局李萍

在社会保险制度的日益完善下，参保工作人员越发增多，在这样的实际情况下，传统的档案管理模式已经不能满足现代社会发展的多样化需求，因此，对社会保险档案管理体制进行完善，确保参保人的合法权益，这对于推动社会进步和发展至关重要。基于此，现对完善社会保险档案管理体制的对策进行了探讨。

社会保险；档案管理；体制分析

在最近几年来，随着社会经济的快速发展，我国各项制度都得以健全，在此基础上，我国社会保障体系也得到了完善和发展。可以说社会保险体系是非常关键的一项体系，直接关系到我国社会的发展和进步。因此，下面分析了当前社会保险档案管理中存在的问题，并提出解决问题的对策，希望能够促进社会保障体系的发展。

一、分析社会保险档案管理工作中存在的问题

（一）不健全的档案管理制度。在档案管理方面上，我国政府并未出台很多制度，导致缺乏针对性和规范性。如：当前办理社会保险的公众越发增多，相应的报表、凭证、文件等也会逐渐增多，对应的管理工作也会越来越多。但从当前档案管理实际情况来讲，归档范围、保管期限等都还没有统一的、完善的标准，虽然我国各个地区对档案管理都有相应的规章制度，但是从根本上还是很缺乏规范性。

（二）档案管理意识淡薄。当前，我国档案管理水平始终停滞不前，究其根本原因在于我国档案管理意识淡薄。对于档案管理领导来讲，他们比较注重社会保险的效益，并不是重视档案管理工作，甚至有的领导认为档案管理工作毫无意义，因此，在宣传档案管理上、响应档案管理制度上自然会出现缺位的状况。同时，管理档案的工作人员综合素养低、工作能力低，致使档案管理工作效果差。

（三）管理手段的滞后。在社会保险档案管理中，多头管理是最大的困难。我们都知道，社会档案所牵扯的内容形式多样，并且每一道环节都很复杂。每个用人企业、参保人员所需要的信息都是非常多的，并且其资料、信息等都是由多个部门保存和管理的，因此，在参保人查阅资料时，就需要到多个部门进行查阅，导致整个查阅过程非常复杂、麻烦，正因为如此，很多社会公众都不愿意投保，觉得后续查看保险情况过于繁杂。

（四）档案管理工作人员素养低。做好社会保险管理工作，既需要健全的管理体制，也需要高素质的管理人员。如果档案管理工作人员具有较强的工作能力、工作素养，那么整个档案管理工作也会变得井然有序。但结合我国档案管理实际情况而言，很多社会保险档案管理工作人员的综合素养都很低，甚至有的档案管理工作人员是兼职的，很难将自身全部精力投入到档案管理工作中，从而致使社会保险档案管理工作水平低。

二、健全社会保险档案管理体制的对策

（一）社保档案服务功能的充分发挥。在信息技术快速发展下，为档案管理方式的创新奠定了坚实的基础，实现档案管理的人性化、智能化管理。社保纸质档案在查阅中，既浪费时间，又很浪费力气，同时在翻阅中还会破坏档案。为了能够进一步保护纸质档案原件，便于参保人员的查阅，提高工作人员的工作效率，应在社保档案管理中，加大资金投入力度，对各项软件和硬件设施进行相应的完善，并在专业人员的带领下，聘请专业的、高水平的电子化扫描公司，电子化扫描社保档案，实现电子档案的长久保存，进而促使纸质档案转变成为电子文化档案，打造便民、惠民的快捷查询通道，方便参保人的管理，也方便有关人员的工作。在档案查询软件中，可以实现各项参保信息的查询，为参保人提供出继续参保、转移保险、核发待遇等依据，在维护参保人合法利益的基础上，提高社会保险工作效率。

（二）集中管理社保档案，提高档案管理的有效性。首先，重视分类管理。对文书档案、业务档案、会计档案等实施归档组卷，在整理业务档案中，按“户”进行管理。其次，重视信息化管理。将传统纸质档案信息转化成影像化和数字化信息，实现社保业务档案的自动化、电子化。建立起社保档案计算机档案索引系统、归档编码方案，在查阅自身资料中，不需要调取实体档案原件，就可以利用计算机对图片进行扫描，实现复制的功能。最后，综合利用档案，利用电子影像档案管理信息系统，领取养老基金的人员，只需要在自动查询机上输入身份证号、个人密码信息，就可以快速查询到所需要的信息，在短短几分钟内就可以准确调档，从而促使社会保险经办服务的规范化、网络化，可见，对社会保险管理体系进行充分的完善，既有利于提高社会保险工作效率，也有助于参保人员及时的、快速的查询到相应的参保信息，但结合我国社会保险档案管理体制实际情况而言，在具体实际工作中，还有很多不足之处，应对其相应的完善，促使社会保险档案管理体制充分发挥作用。

（三）强化信息资源传输网络化。利用作为档案的实际价值，档案信息化建设将会充分的、有效地对档案进行利用。结合信息化建设这一核心，大力建设资源数据库，并对信息资源进行深度开发，构建出特色的、专业的数字化信息资源库，并将社会保险业务档案作用充分发挥。一是，在社保档案中，有关于参保单位、参保个人等信息都真实全面地记录着，在分析有关于就业和失业的情况下，能够为领导决策和建设业务等提供服务。同时在加强职业技能训练、解决享受低保、就业援助工作对策等方面上起到了积极的作用，并为政府制定决策提供出真实可靠的数据。二是，为企业参保工作人员不足工龄、为企业职工找回参保依据、转移养老保险等提供出合理的、有效的凭据。

三、结束语

总而言之，在完善社会保障体系中，社会保险档案管理也必须要进行相应的完善。做好上述所讲的各项工作，进一步提高社会保险档案管理的合法性、规范性，从最大程度上确保档案管理工作充分发挥其作用，在维护社会公众合法权益的基础上，进一步促进社会保障体系的有序发展。

［1］李建东.加强社会保障档案管理工作之浅见［J］.黑龙江档案，2014（03）.

［2］姚丽，李晰彬.社会保障档案管理的思考［J］.办公室业务，2014（01）.