略谈水利工程建设中档案收集整理

文/嘉兴市桐乡市水利局　王裴佳

略谈水利工程建设中档案收集整理

文/嘉兴市桐乡市水利局王裴佳

水利工程档案作为水利科技档案中的一个重要组成部分，其质量的好坏，直接影响到水利档案的利用价值。为确保工程档案的质量，必须加强收集工作，建立行之有效的收集工作程序。

水利档案；整理；监管；档案体系；同步跟踪

水利工程档案作为水利科技档案中的一个重要组成部分，其质量的好坏，直接影响到水利科技档案的完整性与利用价值。随着水利工程建设规模不断扩大和建设程序的日渐规范，水利工程档案也趋于复杂化，收集整理难度也日益增加。为确保工程档案的质量，必须切实加强档案收集工作。

一、水利工程档案特点

（一）专业性。水利工程档案管理工作是一项专业性很强的工作，它对工程的建设、运行、管理和维护有着直接影响。档案资料在工程类型上涵盖了水闸、泵站、沟渠、河道、护岸等不同类型，在实施环节上经历了立项审批、前期勘察设计、招投标、施工建设、工程监理、质量监督、竣工验收等各个工作阶段。由此形成的各类文件、标书、合同、图纸、日志等大量材料分散在业主、设计、施工、监理等参建各方。档案涉及内容多、范围广，容易导致档案资料不全。

（二）成套性。水利工程建设是按相关行业规定与专业规范分阶段进行，工程档案资料也是根据每个阶段工作任务和内容形成，具有一定的成套性。以一个泵站为例，其施工过程中必须经历基础开挖、底板浇筑、墩墙浇筑、泵房建设、设备安装等诸多环节，各环节之间存在着必然的逻辑关系，进而形成成套文件材料，记录了工程项目的实施全貌。

（三）多样性。水利工程施工涉及勘察、设计、施工等广泛的水利领域，所形成的档案材料面广、量大，内容和形式均呈多样化。从内容上记载了项目前期设计审批、招投标、施工建设等多种的不同运行方式和过程，涉及项目管理、水文地质、施工技术、工程质量、财务等方面。从形式上表现为多种门类和载体，如纸质文件、施工图、合同、记录、会计账簿、凭证、电子文件、照片、视频等。不同阶段、不同领域形成的不同文件材料，造成了水利工程档案的复杂、多样性。

二、水利工程档案收集的具体措施

（一）重视管理，完善档案体系。针对水利工程项目建设的特点，建立完善的档案管理体系成为做好档案材料收集的基础。将档案管理工作在项目初期即纳入议事日程，在项目立项审批时，明确分管档案领导，配备有工作经验的专职档案员，制定档案管理制度、档案收集管理办法，明确档案文件资料收集范围、归档要求，将档案收集纳入建设工程的计划、规章制度和岗位责任制中；另一方面成立各参建单位档案员组成的档案网络体系，建立各参建单位档案收集移交制度，进行档案培训和业务学习活动，提高档案工作水平。

（二）明确责任，纳入合同管理。把档案管理工作纳入相关合同，明确参建各方在档案管理方面的责任。由于水利工程施工周期长，施工时办公地点大多在野外，条件较为简陋，容易出现档案材料分散、资料丢失、收集不齐全等问题。将此项工作纳入到与设计、施工、监理等参建方的合同中，以经济手段制约这些参建方，使其对工程档案的收集整理工作采取充分重视的态度，督促他们建立相对完善的档案管理制度和相对稳定的档案管理队伍，取得工程建设项目档案工作的主动权，从而保证工程档案管理工作的正常开展。

（三）加强监管，同步跟踪管理。由于参建方档案管理员往往为兼职人员，工作较为杂乱，业务水平不高，为保证工程档案管理工作到位，必须在项目实施全程加强同步管理。水利工程项目有时由数百个单项工程组成，建设时间跨度大，周期长，为保证文件材料的齐全完整，应采取业主方专职档案员全程介入的方式，根据项目实施不同阶段，对项目所有有效的文件材料及时进行造册登记，掌握每一件文件的来龙去脉。只有紧扣每个环节，及时收集整理相关文件资料，才能确保全套水利工程档案资料的完整、准确和系统。

（四）严格把关，提高归档质量。档案的收集是保证档案质量的第一道关口，只有在档案移交时严格把关所收集的档案材料的质量，才能保证归档案的总体质量，避免形成不合格的案卷。工程文件的内容必须真实、准确，字迹清楚、图表整洁、图样清晰、签字盖章手续完备。因此，业主单位专职档案员应经常到各施工单位、监理单位把关验收，摆脱被动状况，及时发现问题并予以解决。对收集来的文件材料及时进行整理，发现不符合归档要求的档案材料，并对其进行补充、重印等必要工作，以保证档案质量。

总之，档案的收集整理工作是一项长期而复杂的系统工程，切实把握水利工程档案收集工作的特点，更新档案收集工作理念，创新收集形式，耐心细致地做好这项工作，才能最大限度地为水利事业发展发挥其价值。

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［3］孙月娟.如何做好工程项目档案的管理［J］.档案管理，2008（3）.

［4］刘越，曾淑珍.重点建设项目的档案管理［J］.城建档案，2008（7）.