办公室文书档案管理效率的提升对策研究

文/青岛市教育局基建办公室　孙述刚

办公室文书档案管理效率的提升对策研究

文/青岛市教育局基建办公室孙述刚

信息化的到来给档案管理工作带来了较大的影响。办公室文书档案管理工作也面临着非常关键的技术改革。本文从办公室文书档案管理现状入手，提出了办公室文书档案管理效率的提升对策。

办公室；文书档案；管理效率；提升

办公室文书档案一般保存的是行政管理、党务管理的相关资料，其作用是为实现对各项管理工作的有效记录，全面的提升办公室文书档案管理工作的效率，能够有效地推动单位内各项工作的有效发展与运转。因此，全面实现办公室文书档案管理效率的提升有着非常重要的意义。

一、办公室文书档案管理现状

（一）办公室文书档案管理建设力度较低。一般情况下，办公室文书档案均存放在库房的底部，而这些地方往往不通风、空气较为潮湿，非常利于办公室文书档案管理工作的正常开展，再加上部分纸质的档案已经非常的陈旧，档案的存放区域也有着较大的限制，限制了办公室文书档案管理效果的提升。

（二）办公室文书档案管理工作重视程度较低。当前不论在企事业单位还是行政单位对于办公室文书档案管理工作的重视程度并没有达到办公室文书档案管理工作应有的水平。办公室文书档案管理人员往往综合素质较低，并没有专业的办公室文书档案管理人员，办公室文书档案管理工作的规章制度也不够完善，这在很大程度上均是由于对办公室文书档案管理工作的不重视。

二、办公室文书档案管理效率提升对策

（一）增强对办公室文书档案管理工作的重视，增加资金投入。针对当前办公室文书档案管理工作重视程度较低的情况，应当全面的增强办公室文书档案管理工作的重视程度。在具体的实施过程中，各个单位的领导与管理人员必须首先认识到办公室文书档案管理对于整个企业单位运行的重要性，要紧跟时代发展的步伐，不断转变思想观念，增强办公室文书档案管理工作的责任感和紧迫感，充分认识办公室文书档案管理工作的重要性，将办公室文书档案管理工作同其他工作一起作为一个整体统一协调管理，并针对不同工作岗位的工作性质配置专门恰当的工作人员，专人负责，各负其责，把交通档案管理信息化工作抓好；其次，针对当前办公室文书档案管理保存条件较差的情况，应当增加对办公室文书档案管理工作的资金投入，特别是办公室文书档案保存环境应当设置通风条件较好，干燥的环境中，为办公室文书档案管理工作的高效开展打下良好的物质基础。

（二）构建完善的办公室文书档案管理工作制度。无规矩不成方圆，在进行办公室文书档案管理工作中也应当构建出完善的办公室文书档案管理工作规章制度。在具体的实施过程中，应首先对当前的办公室文书档案管理工作制度进行针对性的分析，将办公室文书档案管理工作最新需求加入到规章制度中。同时，在具体的完善过程中，可选取听证制度，邀请各大专家、学者、办公室文书档案管理工作技术人员等进行听证，这对于保证办公室文书档案管理规章制度的科学性与可行性有着非常重要的作用。其次，在办公室文书档案管理制度运行的过程中，应采取动态性的调整策略，保证办公室文书档案管理制度更好地服务于办公室文书档案管理工作而并非限制办公室文书档案管理工作的有效开展。

（三）增强交通档案管理信息化建设技术人员的综合素质。针对当前办公室文书档案管理技术人员水平综合素质较低的情况，应针对性的增强办公室文书档案管理设技术人员的综合素质。在具体的实施过程中，应首先从源头上进行控制，源头控制可以从三个方面入手，一是从招聘环节入手，适当的针对性的提升办公室文书档案管理人员的招聘条件，更多的招聘一些与信息化建设相关的专业人员，同时，针对当前办公室文书档案管理的情况，适当的增加办公室文书档案管理工作的待遇，从而更好地吸引优秀的毕业生前来应聘。二是制定出完善的在职培训策略，结合办公室文书档案管理所需的具体信息化技术，对已经在职的办公室文书档案管理工作人员与新入职的工作人员进行针对性在职培训，从而有效的保证技术人员的办公室文书档案管理水平得到不断的提升。第三，构建出与培训工作相适应的考核机制，从而更好地提升培训工作的有效性，另外，在考核的工作中，应注意考核工作的多样化，转变传统的仅仅进行理论考核的方式，应多采用一些互动性考核，并将具体的考核结果与员工的晋升、薪酬等方面相联系，更好的保证培训工作与考核工作的效果，防止出现流程化与形式化。

三、结束语

办公室文书档案管理工作有着非常重要的作用，但是随着现代化技术手段的不断革新，办公室文书档案管理工作也应当及时地适应时代的变化，从自身的实际情况出发，采取针对性的措施提升办公室文书档案管理工作的效率。

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［2］栾春生.试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新［J］.中国培训，2015（20）：209.

［3］聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新［J］.城建档案，2016（03）：57-58.