档案库房管理存在的问题与对策

文/宝钛集团股份有限公司档案室 王晓芬

档案库房管理存在的问题与对策

文/宝钛集团股份有限公司档案室 王晓芬

本文着重阐述了企业档案库房管理中存在的问题，并给出相应的完善措施，以促进企业档案库房管理改革的顺利进行，促进企业单位经济效益及社会效益的发挥。

档案库房；管理问题；应对措施

档案库房是企业重要的组成部分，保存着与企业经营相关的档案文件，并确保档案信息的安全性，其重要性不言而喻。近些年来，随着社会经济的发展及科技水平的提高，档案库房管理条件及技术不断提高，取得了一定的成绩。但实际中依然存在一些问题影响档案库房管理工作的效率，本文中重点阐述这些问题的成因及应对措施，提高档案库房管理水平。

一、档案库房管理现状分析

目前档案库房管理工作并不是很理想，其中存在着诸多的问题，这些问题的存在不但影响档案库房管理工作的顺利进行，还会影响企业发展壮大。

（一）不重视档案的管理工作。目前档案库房管理工作中普遍存在的一个严重问题就是对其重视度不高，这在实际中主要表现在两个方面：一方面，档案库房管理人员对自身工作认识度不高，简单地认为库房档案库房管理就是对档案进行装订保管等事务性工作，只要不出现档案丢失、泄密、错乱等情况，可以将相关资料提供给档案使用者就可以了，工作本身没有什么大的价值，因此工作中存在轻视心理，工作积极性不高；另一方面，档案库房管理工作人员及相关设备存在问题，部分工作人员专业水准较低，加上相关设备不是很完善，影响档案信息化建设的展开，最终影响档案库房管理工作的效率，对档案功能发挥产生一定的掣肘。

（二）档案库房管理制度不是很完善。档案库房管理工作顺利展开的前提就是有配套的制度规范，但是结合实际情况来看，部分档案库房管理制度并不是很完善，在实际中制度并没有落实下去，造成实际中出现一人多职的情况；部分单位只有档案查阅制度，并没有制定相应的管理规范；还有部分单位缺乏完善的监督监管机制，影响档案库房管理工作的实施效果。

（三）档案库房管理信息化程度不高。社会经济发展促进信息化技术水平的提高，档案库房管理工作中正在不断推广及深化信息化技术水平，进而影响到档案库房管理效率。但结合实际情况来看，目前很多档案库房管理工作信息化水平不是很高，电脑很多时候仅仅用于打印档案目录，并没有实现档案库房管理电子化，也没有网上查询及检索功能。这种情况造成人力资源的浪费，加大人为错误出现的概率，影响档案库房管理的工作效率。

二、档案库房管理工作的强化措施

通过上文分析可以发现档案库房管理工作的重要性，因此有必要采取措施做好档案库房管理工作，这也是目前亟须解决的现实问题之一。这里笔者结合实际工作经验分析提高档案库房管理的措施。

（一）提高相关领导的专业水平。社会经济发展促进档案库房管理模式的改革，原有的管理模式已经不能适应新的要求。作为档案库房管理部门的直属及分管领导，也要根据形势及具体要求更新档案库房管理知识，确保自己掌握最先进的档案库房管理理念，保证档案库房管理工作的顺利进行。结合事业单位的实际情况，可以对主管及分管领导进行相关法律、法规的培训教育及新时期政策、档案知识、内控制度等进行培训，提高其档案库房管理专业水平，促进管理效率的提高。

（二）强化相关工作人员综合素质。档案库房管理工作对相关人员有着较高的技术要求，所以应该不断引入高技术人才，同时提高薪酬待遇；强化内部人员的培训教育工作，提高档案库房管理人员的专业水平。社会经济发展促进管理模式的改革，原有的管理模式已经不能适应新的要求。其次，要通过请进来、走出去的方法不断地引进复合型的人才，优化档案库房管理的人才队伍；此外，要善于向其他先进的单位学习和借鉴，取其精华去其糟粕，完善既有的档案库房管理体系。

（三）做好档案库房管理的信息化建设。加大信息技术的投入和使用的力度对于档案库房管理工作效率的提高和质量的提高都有着一定的促进作用，所以一方面要积极引进计算机辅助系统，例如DA、ERP、档案库房管理系统等；另一方面，要做好设备的维护和系统的更新工作；此外，要加大对档案库房管理人员计算机技术的培训力度，使其能够熟练地操作和掌握计算机技能，对于小的故障能够自行排除。

（四）提高档案库房管理重视程度。想要提高档案库房管理工作的效率，就需要提高对其重视程度。实际中可以通过宣传档案库房管理工作的价值及重要性，提高相关工作人员内心对档案库房管理工作的重视程度及支持力度；要适当增加档案库房管理的资金强度，确保档案库房管理工作中可以适当引进先进技术装备，提高方案管理工作效率；除此之外，还需要做好制度及奖惩机制的建设，让档案库房管理工作可以有法可依，提高工作人员工作热情及积极性，最终稳步提高管理工作的绩效。

三、结束语

随着市场经济体制改革的深入以及经济水平的提升，档案库房管理具有新的发展特点。但在任何情况下做好档案库房的管理都是很有必要的。为确保复杂环境中发挥档案库房管理的作用，就需要及时调整管理策略。

[1]郑滨声.谈如何做好档案库房管理中的“九防”工作[J].黑龙江档案.2012(02)：25.

[2]高永青.档案库房建设与管理纠偏举隅[J].档案.2012(02)：89.

[3]温静.科学管理高校档案库房的思考[J].科技资讯.2011(32)：101.

[4]谭燕萍.档案库房安全影响因素及对策分析[J].兰台世界.2010(22)：45-47.