企业档案保密工作的创新思路

文/大港油田勘探开发研究院　董萍张艳；大港油田公司测试公司　王冠群

企业档案保密工作的创新思路

文/大港油田勘探开发研究院董萍1张艳3；大港油田公司测试公司王冠群2

档案不仅包括企业日常办公资料、生产经营记录，而且也包括一些专业领域的科研成果和企业商业机密，因此对档案的保密工作要求非常严格。以往的档案保存和管理过程中，虽然企业管理层也强调过保密工作的重要性，但是并没有采取实质性的措施。随着市场经济的发展，企业之间竞争不断升级，为了全方位的提升企业核心竞争力，必须创新档案保密工作思路，以此来维护企业核心技术和商业机密的安全性。

企业档案；保密工作；创新思路

一、重视档案监督工作，杜绝各种不良行为

许多企业档案是对前人研究工作和技术成果的记录，具有宝贵的借鉴和参考价值。而档案管理本身就是一项服务性的工作，在企业职工查阅、利用档案的过程中，如果不注意做好监督、保密工作，很有可能导致珍贵档案资料的遗失和泄露。因此，要做好档案利用过程中的监督管理，杜绝档案资料查阅、使用过程中的不良行为。具体来说，可以从以下几方面来落实。

（一）进一步完善制度建设。以往的企业档案管理，采用的是“一刀切”式的管理模式，即对于一些具有保密要求的档案，任何企业职工不得借阅，虽然能够保证档案的安全性，但是也失去了应有的借鉴价值，不利于企业各项工作的高效率开展。因此，必须制定有等级梯度的档案监督制度。可以将企业档案的使用、查阅分为三种形式：一是阅览形式，即在对企业职工开放的档案室或图书室，进行档案资料的阅览、记录；二是外借形式，对于一些保密等级要求不高的企业档案，允许企业职工外借，但是必须在规定时间内归还；三是复制形式，对于一般性的企业档案，可以通过打印、摘抄等形式，用于企业职工的个人使用或长时间保存。

（二）重视人才队伍建设，提高档案管理责任意识。档案管理人员作为保密工作的直接参与者，其自身的综合素质和保密管理意识，在很大程度上决定了档案保密工作的质量。在选拔该岗位职工时，不仅要求应聘人员具备较为丰富的档案管理经验，而且要求具备高度的政治责任心，熟知档案管理的法律法规。对于应聘上岗的档案管理人员，还必须定期进行培训和考核，一方面是不断充实其档案管理能力，适应不断变化的工作形势；另一方面是确保管理人员始终保持较高的责任意识和敏锐的洞察能力，确保企业档案的安全。

（三）审核借阅人的身份信息，完善档案监督措施。在企业竞争过程中，部分企业为了打击竞争对手，往往采取非法手段，其中较为常见的是非法获取档案借阅凭证，窃取竞争对手的内部商业信息或技术机密。因此，档案管理人员应加强借阅人的监督与审核。在有条件的档案管理室，还可以采用安装监视器的方式，实现对整个档案馆的全方位监控。

二、加强档案保密宣传，构建信息化保密系统

（一）定期开展保密宣传教育座谈会。对于企业管理者来说，档案保密教育是一项常抓不懈的工作，许多企业职工由于工作环境的关系，对于档案保密工作的重要性并不了解。通过定期开展企业内部的职工教育，宣传和讲解《档案法》中的有关内容，使整个企业形成统一的认识，提升档案保密管理的责任感和使命感。

（二）组织观看保密教育案例。单纯的理论教育和普法工作，可能对于企业职工和档案工作人员来说并不直观，通过组织观看档案保密教育的案例片，能够更加直观的展示档案保密的重要性。例如，播放一些反面案例，向企业职工展示档案泄密给企业造成的实际损失，以及对职工实际工作产生的负面影响，从而激发其职工对加强档案保密工作的认同，进而在今后借阅档案时能够自发的做好保密工作。

（三）建立信息化的保密系统。企业档案数量与企业年龄成正比，随着企业建立时间的延长，许多年代久远的档案资料也不可避免地会出现破损、残缺甚至丢失，尤其是一些稀少、没有备份的原档案，一旦损坏将会造成不可逆的损失。通过建立信息化档案保管系统，将企业档案以数字形式存储，不仅减少了占地空间，而且避免了档案丢失、损坏的问题。除此之外，通过建立网络防火墙、企业网站访问口令等加密形式，能够极大的提高档案保密能力。

三、进一步做好档案开放中的保密工作

（一）做好档案的审查工作。档案的开放有利于为当前企业工作提供必要的信息支持，但是在档案开放之前，管理人员必须做好档案的审查工作，通常来说，需要经过“三审”：一审为初审，档案管理人员对需要公开的档案，按照开放标准逐一审核，确保档案资料在规定的开放范围之内；二审是中审，有档案管理组长或有较高资历的同志，对于初审上报的档案进行检查；三审是终审，需要企业领导根据一审、二审的情况，权衡利弊，确定最终开放的档案。

（二）做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，通常分为“绝密”“机密”“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。

［1］李宝荣，雷福顺.企业档案在企业文化建设中的作用发挥［J］.陕西档案，2015（01）：131-133.

［2］李思森，周文雅.档案的保密工作要处理好五方面的关系［J］.中国管理信息化，2011（10）：164-165.

［3］薛丽倩.关于新形势下加强保密工作的思考［J］.中小企业管理与科技（下旬刊），2013（10）：109-111.