略论提高档案管理科学化水平的路径

2016-11-25 13:52张家口学院席美珍
办公室业务 2016年19期
关键词:科学化理念单位

文/张家口学院 席美珍

略论提高档案管理科学化水平的路径

文/张家口学院席美珍

随着国家经济的发展,信息时代的不断深入,档案管理显得尤为重要。它不仅是保存资料的一种方式,而且还是为社会和单位服务的重要信息资源。但是由于一系列的原因,档案管理也存在许多问题,这些问题已经危及档案管理的方式、体系、理念等,甚至不能满足社会与单位的需要,严重背离现代化社会档案管理的方向。而要使档案管理变得有条不紊,发挥档案最大的作用,就要在档案管理的过程中,重视档案管理中细枝末节的问题,为更科学的档案管理工作不断进行探索与实践。

档案管理;科学化水平;路径

一、当前档案管理存在的不足

(一)档案管理理念欠缺。理念是一切工作活动开展的基础,档案管理的完善离不开合理、完整的管理理念。现阶段,一部分单位在档案管理工作中,因为缺乏合理、完善的管理理念,从而出现了管理工作方向不明确,管理工作效率不高等现象。针对这一现状,首先,单位领导人员并不重视档案管理工作,这就使得档案管理理念没有灌输到档案管理工作人员上;其次,档案管理工作人员对于档案管理并没有积极应对的态度,在工作的过程中也是得过且过,并没有真正意识到档案管理对单位的作用和影响。

(二)档案管理体系不完善。档案管理体系不完善,不仅会使档案管理工作存在许多漏洞,而且还会导致档案信息有误,制约档案管理效率。首先,一些单位未设立档案管理协调监督部门,致使管理工作出现无人监督管理状况;其次,有的单位档案管理制度和档案管理工作标准未设立或不完善,从而出现档案管理工作缺乏约束,杂乱无章的现象;最后,单位各个部门之间的联系并不是很密切,从而使得档案管理工作缺乏相关部门提供的信息,导致档案管理整个体系不严谨。

1.档案管理工作人员素质较低。工作人员是档案管理的核心,因此,他们素质的高低与档案管理工作的好坏息息相关,而档案管理工作人员素质比较低也是影响档案管理科学化的关键。首先,档案管理工作人员的工作态度与工作作风有问题,他们不遵循单位档案管理的制度,而且在工作的过程中也不认真负责,这就容易影响档案的准确性,甚至容易造成档案的丢失;其次,档案管理工作人员的专业知识不够,对于档案管理也只是略懂皮毛,而没有用科学的手段来管理档案。

2.档案管理方式落后。档案管理方式落后主要体现在档案管理的纸质管理上。很多单位的档案管理并没有运用电子信息管理,还是沿用旧有的纸质管理模式,这种方式容易对档案造成一定程度的损失。因为随着时代的推移,纸质的档案容易被损坏和偷盗,即使是做了很好的档案保护,但是也抵抗不了纸质自然的特性,因而会使档案信息破损,从而提取不到重要的资源。

二、提高档案管理科学化水平的路径

(一)完善档案管理的理念。档案管理理念的进步应跟随时代的发展,不断地进步与完善。因此,在档案管理过程中,我们要不断创新管理思维,完善档案管理理念。首先,要根据时代发展的需要,单位对档案管理的要求,人们对档案的重视来树立正确的理念;其次,在档案管理工作中,要结合各种需要,适当地改进自己的档案管理手段;最后,单位要强化档案管理的重要性以及档案管理中可能出现一些问题以及保护档案管理的培训,以完善档案管理理念。

(二)完善档案管理的体系。完善档案管理体系,就好比盖房子一样,要先打好地基,才能一环扣一环,做好以后的工作,以更好巩固档案的保护。体系是体现整个档案管理工作过程的一个重要点,好的体系可以使工作井井有条,大家做到各司其职,因此要完善档案管理的体系。首先,在档案管理部门建立监督小组,对工作人员的日常工作进行监督管理。此外,对档案管理工作人员应当承当的责任与义务进行明确规范,严格要求遵循档案管理工作内容开展日常工作;除此之外,制订严格的、可执行的档案管理工作规范,以避免在档案管理工作中出现不规范的操作。

(三)提升档案管理工作人员的素养。现阶段,一部分单位因为对档案工作人员工作能力与职业素养重视程度不高,久而久之,致使档案工作人员素养意识逐渐下降,直接制约了单位档案管理效率的提升。因此,作为管理者,应当关注档案管理人员工作能力与职业素养的重要性。具体来说,第一,在进行各种会议、活动时,强调与灌输档案管理人员素养提升,对于单位发展进步的重要意义。同时适当的指出档案管理工作中存在的不足,可能产生的负面影响等等。同时,针对档案管理工作人员素养提升,适度指导,使员工意识到提升自己素养的积极作用,更加认真细致的开展档案管理工作。第二,通过多种途径增强各部门之间的交流。关注各部门间档案管理交流工作的沟通交流,使管理工作者认识到自身存在的不足,扬长避短,实现档案管理技能提升。第三,定期或不定期地对档案管理工作者进行业务培训,增强其专业知识储备,增强档案管理工作科学性。

(四)更新档案管理的方式。现阶段,仍有许多单位沿用传统档案管理方式,长此以往,对于单位档案管理持续发展是非常不利的。因此,作为管理者,应当创新档案管理方式。在具体实践中,第一,根据单位特点,与时俱进开展档案管理工作;第二,增加与相关单位的档案管理经验交流,取长补短,不断创新档案管理方式;第三,要以电子信息化的档案管理方式为主,以纸质的档案管理方式为辅,以更新档案管理的利用方式,使档案管理发挥出自己的优势。

三、结语

档案管理是一项比较严谨的工作,需要认真对待才能够更好地完成。但是新时代有新需要,如果不提升档案管理的科学性,单位就很难适应时代的发展,满足时代的要求,那么接踵而至的又是一系列新问题。因此,各单位应以科学的眼光不断完善档案管理,工作人员需要加强自身的工作技能。只有这样,才会促进档案管理走向科学化!

[1]李文娟.提高档案管理科学化水平的路径探讨[J].经营管理者,2015(4).

[2]叶萍.试析提高档案管理科学化水平的路径选择[J].教育教学论坛,2015(40).

[3]孔菲.提高档案管理科学化水平的路径分析[J].中国管理信息化,2015(20).

猜你喜欢
科学化理念单位
建筑设计应对低碳理念的相关思考
方传芸舞蹈创新理念拾微
环保节能理念在建筑给排水设计中的应用
建筑设计应对低碳理念的相关思考
中国共产党党内政治生活科学化的历史演进与经验启示
Theme Analysis on Pursuit of Friendship in Oliver Twist
长度单位
An Account on “Yoknapatawpha”
云南边疆民族地区基层党建科学化的基本理论