浅论煤矿企业如何加强档案服务创新工作

文/甘肃省平凉市华煤集团山寨煤矿办公室　杜立媛

浅论煤矿企业如何加强档案服务创新工作

文/甘肃省平凉市华煤集团山寨煤矿办公室杜立媛

档案是用来记载企业发展历史轨迹的最直观、客观的工具。对于企业的未来发展有着“前者之鉴、后事之师”的重要作用。只有在收集和保存好企业资料的基础上，才能形成结构完整清晰的知识体系，为企业未来的发展指明正确方向。本文将对煤炭企业档案服务工作的重要意性进行论述，提出档案管理工作中存在的问题以及相应的解决对策，用以强化档案服务工作的有效开展。

煤炭企业；档案管理；问题；相应对策

由于煤炭企业如今正处在重大的转型期，档案管理服务所能为企业发挥的作用和意义更应被煤炭企业所重视和利用，因此如何加强档案服务的创新工作，不仅是煤炭企业形势发展的要求，更是煤炭企业档案管理工作者所必须面对及解决的一项重要课题。

一、档案服务创新的必要性

（一）档案创新更有利于企业的各项工作开展。科学技术的发展进步，如今煤炭企业档案种类从文书档案，发展到专业档案、声像档案、科技档案以及实物档案等多种档案信息。随着档案种类的增多，查阅档案信息耗费时间增加，这就要求提高工作效率，传统的档案管理模式根本适应不了社会的快速发展，因此，积极主动做好我矿安全管理服务、生产经营服务，为全面建设和谐煤矿服务，创新档案服务手段，不仅是形势发展的要求，也是我矿档案工作都必须面对面一项重要课题。

（二）档案创新可满足扩大资料收藏和管理范围的需求。

现代化能源矿井档案资料来源复杂，内容广泛，档案工作所产生的安全效益和经济效益要求较高，在矿区生产经营过程中，每天产生的纸质档案、电子档案很多，档案室接收不定，存储量逐渐上升，使得对档案的收藏和整理不得不提高效率，通过档案服务的创新可对此问题进行有针对性的解决。

二、当前档案管理工作中存在的问题

如今大多数煤炭企业对于档案管理工作的重要作用和意义普遍没有正确认识，认为档案管理只是用来记载企业日常琐事、抄写记录和保管工作的工具，使得档案管理在企业管理中处于“不得不有，有了作用不大”的尴尬地位。且由于煤炭企业正处在发展建设的转型期，企业管理的工作重点在经济效益的相关建设上，使得档案管理工作变得过于简单，只要做到资料不丢失或不泄露即可。同时，对于已建立的档案资料，企业管理者和职工缺乏充分利用，使档案工作“形式化”的色彩浓重，管理工作也比较随意和混乱，导致档案管理的价值得不到充分体现。出现了领导不重视，基层职工更不重视的恶性循环。

三、如何做好档案服务创新

（一）对现有档案资料要进一步的深化和完善。在收集和整理资料的过程中，档案工作人员应对文件进行合理分类、准确编号。对文件资料进行科学的分类陈列，或按照不同部门进行分类，或按照不同属性作用进行分类，或按照时间顺序进行分类，并完善目录阅览等功能。还可将文件进行条形码编号处理，档案员可将文件所划分的小类别进行条形码粘贴，连接电脑，在条形码信息里标注好每个小类别里面存放的文件名称，存放位置等信息。各部门技术人员需要借阅档案时，档案工作人员按照类别划分找到档案后可直接扫描文件的条形码，将借阅记录登记到电脑上，减少了手写借阅信息花费的时间，也避免了借阅资料损坏丢失情况的发生。既提高了服务质量，也提高了档案工作人员的专业技能。

（二）严格做好档案收集、保管、利用、设备管理工作。面对庞大的档案库存数量，档案相关管理工作无疑是繁杂的。在日常工作中，除了要严格按照国家相关档案工作的法律法规行事，还应对文件材料做好收集和归档工作。严格按照程序做好鉴定、销毁工作。库内已安装了防盗门、密集架；室内也配有灭火器、防虫剂、吸尘器、干湿温度计等设备，职工在工作中应对设备充分有效的使用，坚决不让设备成为应付领导检查的摆设。要做到切实有效地确保档案安全，正确处理好档案保管和灵活利用的关系，既保证档案能被我矿职工灵活有效的使用，又要保证档案不丢失、不损坏，档案信息不失密、不泄密。

（三）运用信息化技术保存、管理档案，增强档案信息的网络在线互动，实现资源共享。信息技术的运用，能有效提高档案管理的效率，使用档案的便捷化。可以将纸质档案原件用计算机扫描成电子图片格式加以存储和管理，这样既方便档案部门对信息的分类归档，也方便查阅部门通过搜索关键字等方式快速查阅档案。一些隐私性的档案文件可以通过加密形式保存，分类方法多样，可以针对部门需求设计一套便捷的管理方式。

另外，在有了专门的档案管理部门基础上，各部门、各科室还应建立部门内部的档案管理工作，配备一至两名档案专职非职工作人员，通过信息化技术对本部门相关资料进行存放与整理。部门相关文件的更新与变动应及时上传到档案室并通知档案工作人员对资料信息进行审核，及时将更新内容上传到总服务器。既方便部门内部的工作规划与开展，也减轻了档案员要对整个矿区所有档案信息归类、存放、录入、上传的大量工作。

档案是煤炭企业发展成长的原始见证，缺少档案记录，企业发展就成了无源之水。新时期，随着煤炭企业的精细化发展，档案管理部门更要提高工作效率，仁者见仁智者见智，管理人员要不断学习，提高自我素养，努力开拓，配合企业提高整体服务水平，为煤矿企业的发展做好后勤保障工作。

［1］王沛莹.论我国煤矿安全法律制度构建［J］.煤炭技术，2013（08）.

［2］隋国民.我国煤矿安全监管体系现状及分析［J］.内蒙古煤炭经济，2011（09）.