试论中职学校干部人事档案管理的归属

文/河南煤炭卫生学校 郑凤琴

试论中职学校干部人事档案管理的归属

文/河南煤炭卫生学校 郑凤琴

干部人事档案管理是中职学校管理工作的重要组成部分，是人才选拔的主要依据，随着中等职业教育的发展，干部人事档案管理的归属越来越受到人们的重视。本文对干部人事档案的归属问题进行比较分析，以便更好地管理干部人事档案。

中职学校；干部人事档案；归属

干部人事档案管理是中职学校管理工作的重要组成部分，是人才选拔的主要依据，是人力资源管理的历史凭证。随着中等职业教育的发展，干部人事档案工作也有了相对发展，学校干部人事档案管理的归属越来越受到人们的重视。可是中职学校干部人事档案应该放在什么地方呢？人事处、组织部、还是综合档案室。档案界对人事类档案的归属问题也一直存在分歧。本文对干部人事档案的归属问题进行比较分析，以期为人事档案规范化管理打下基础。

一、中职学校干部人事档案的重要作用

（一）干部人事档案是中职学校人力资源管理的历史凭证。干部人事档案相对于其他类别的档案而言，其凭证价值具有法律效应，更具有现实效用。干部人事档案是经过组织认可，记载个人经历、业务能力、工作表现等内容的文件材料，包括履历、自传、鉴定、考核任免、学历学位、职称、工资、奖惩等等，在个人现实工作和生活待遇等方面发挥着十分重要的凭证作用。具有较强的保存和使用价值。

（二）干部人事档案是中职学校选拔与培养人才的重要根据。从某种意义上讲，干部人事档案客观反映单位组织对个人培养的全过程，个人成长的点点滴滴一般都能在人事档案中找到缩影，是了解人才，发现人才、使用人才的重要根据。有了完整的人事档案，组织人事部门就能及时准确地了解每位干部的工作经历、思想作风、业务能力、职称待遇等情况，为全面考察、了解与正确使用干部，评聘专业人才的技术职称提供重要的信息。

（三）干部人事档案是中职学校信息服务的重要基础。干部人事档案在中职学校管理工作中具有导向和连接作用。是组织、干部、人事工作的基础工程。具有人力资源的现实功能和档案信息的服务功能，能更好地对中职学校教师队伍的管理起到促进作用。干部人事档案也记录了中职学校创业扩建的成长历程，传承着学校的文化精神，这赋予了干部人事档案除了收藏和查阅之外的文化生命内涵，并使之成为沟通学校内外的重要桥梁，成为学校师生了解档案信息、了解档案工作的重要平台。

二、中职学校干部人事档案归属的现状及原因

（一）现状。2008年，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，并于当年的9月1号开始实行。（根据情况，中职学校的档案管理参照《高等学校档案管理办法》执行。）办法规定：高校档案机构包括档案馆和综合档案室，归档范围包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类共11类。办法中对人事档案的收集并没有涉及，这就使得中职学校对干部人事档案的归属问题有不同的见解，学校领导对干部人事档案的管理问题也有不同的看法。经笔者走访调查本省的几所中职学校大致有以下几种情况：干部人事档案由学校综合档案室隶属于办公室管理，人事档案由组织部门和人事部门分头管理等等，总之是五花八门，并没有统一标准。

（二）原因。干部人事档案顾名思义就是干部和人事这个字面上的意思，干部人事档案一般都保管在组织人事部门。从我省中职学校发展情况和档案管理的要求来看，干部人事档案一般都保存在综合档案室。而这些综合档案室一般都隶属于办公室，并没有保存干部人事档案的职权。经笔者了解，省内的部分中职学校组织部门和人事部门是不分家的，属于一个部门，但随着学校的发展，组织人事部门承担的业务也相应增加，一些职责也明确化、细化，所以组织和人事部门也就分开了。这样一来，保管干部人事档案的部门也就为了干部人事档案的管理问题需要进行协调。组织部门认为：组织部负责干部的任免、升迁等工作，应该属于组织部。而人事处认为：人事处负责学校教职工的工资、职称等工作，应该属于人事处。所以，干部人事档案一般属于组织部门和人事部门联合管理。

（三）中职学校管理部门的重视程度不同。组通字〔1991〕13号文件中的干部档案工作条例中明确规定：“管理一千人的档案需要配备一名专职干部；二千以上的要配备二名专职干部，兼职人员要以主要精力从事干部人事档案工作”。但是在高校干部人事档案管理的过程中，这样的“配备”几乎难以实现。而档案室长期以来一直是清水衙门，无权无势，很少有人问津，甚至于有人还不知道有这个部门。在学校的工作中也是用着时重要，不用时想不起，处于无足轻重的地位。因此，学校领导和教职工对于档案工作缺乏足够的了解和认识，档案管理意识不强。这种情况必然导致学校管理部门对干部人事档案的去处有不同的意见和看法，把干部人事档案置于次要的地位。

三、干部人事档案归属的利弊分析

（一）干部人事档案归组织（人事）部门管理的利弊。1.由于干部人事档案处于动态之中，并非静态不变，随时都会有很多新形成的归档材料需要补充归档，比如：每年的各类工资表、年度考核表登记表、专业技术职务评审表、职务任免呈报表及考察材料、学历（学位）材料，奖惩及鉴定等材料。同时，由于人事部门在评聘职称、晋升工资、人员退休时均需要随时查阅当事人的年龄、学历、参加工作时间、职务任职时间、工资晋升情况、业务能力等材料，人事档案作为人事工作的工具，集中由人事部门统一管理，比较便于利用。如今，在办理调动人员的手续时，一般商调前就要查阅要调动人员的档案，人员调配均在人事处，这样档案的传递和利用就顺理成章地在人事处内部进行，提高了办事效率。2.与干部人事档案所具有的服务性、政治性、专业性、保密性的特点相适应。由于干部人事档案具有服务性、政治性、专业性，更具有很强的保密性，一般要求接触人少，避免反复借阅调卷。由人事部门管理既有利于档案资料的补充、归档，又有利于档案的利用和保密，能够比较有效地避免无关人员接触人事档案，因而实行组织（人事）部门管理有其存在的合理性。3.不满足学校档案统一管理。依据档案集中统一管理要求，学校所有档案归档案室统一管理，干部人事档案当然也在其管辖范围之中，人事档案虽归档案室管理，但一般管理人事档案的人员也相应地由组织（人事）部门划归到档案室，还是由专门人员来管理人事档案，人事档案还是跟人事处联系密切，虽然归到一个部门了，但档案库房和办公用房往往并不统一，人员也东一块，西一块，怎么能称其为真正意义的集中统一管理呢？

（二）干部人事档案归综合档案室管理的利弊。1.集中统一管理、创新学校档案管理模式。通过综合档案室将学校各门类档案集中统一管理，在人、财、物等方面学校可以通盘考虑，统筹安排，合理使用。不但创新了学校档案管理模式，又有利于推进学校档案资源信息化建设。我们也应当看到，随着中职学校信息化建设的不断发展，档案管理部门的信息化建设已是大势所趋，如果将人事档案纳入中职学校的档案综合管理机制，对提高人事档案的现代化管理水平和人才信息的利用率将有极大的必要性和可行性。因而，从今后的发展趋势看，实行基于综合档案室集中管理的中职学校档案综合管理机制，将是干部人事档案管理的发展方向。2.要协调各部门关系，以促进工作开展。干部人事档案内大部分的零散材料都出自人事部门，像干部履历表、年度考核表、学历材料，职称评审表、工资变动表等等，人事部门工作上用起来比较方便，没有主动及时交接的积极性，这样人事档案的信息势必滞后，不利于干部人事档案及时收集工作的开展。因而协调各部门关系，以利于人事档案工作的开展是重中之重。

总而言之，中职学校干部人事档案目前归属的不明确性，各学校要依据自身的特点，从实际出发，选择适合自己管理的模式。只有这样才能更好地做好干部人事档案的收集、整理工作，有效的发挥干部人事档案的价值，实现人事档案现代化、信息化、数字化，为中职学校的发展做出更大的贡献。