创建文书档案管理工作的分析

文/廊坊职业技术学院　姜昱

创建文书档案管理工作的分析

文/廊坊职业技术学院姜昱

随着时间的不断推移，对于国家的管理工作来说，文书档案管理工作已经屡见不鲜，简单来说，就是某些事业单位管理工作中非常重要的工作内容，也占据着单位正常工作的一部分。并且，随着时代不断变革，我国的经济也在不断向前发展，文书档案管理也适时得到创新发展，但是，没有什么是绝对完美的，创建文书档案管理工作也是如此。使得目前的文书档案管理工作中，还存在着一些难以解决的问题，例如，创建文书档案管理的效率不高，检索相关文件的速度也不够快。本文接下来将详尽的分析创建文书档案管理工作。

创建档案；文书档案；管理工作；工作分析

其实我们不难以看出，作为一个社会工作者，档案管理工作其实是非常必要的，它记录每一个人或者是事物的发展进程。但是对于我们探讨的文书档案来说，可以说，它不仅仅是单一的文字记录形式，同时又是创建文书档案管理工作的过程中进行创新的一种方式方法。但是，由于时代的发展，对于创建文书档案管理工作的相关人员以及相关要求都得到了提升，这就要求我们的意识和思想要紧跟时代的发展要求。接下来，我们将详细的介绍创建文书档案管理工作。

一、目前为止创建文书档案管理工作中依然存在的问题

（一）相关管理人员的专业素养和意识不足。其实这个问题已经存在了很长一段时间，但在传统的文书档案管理工作当中，却不能造成本质上的问题，所以，日后就逐渐地被忽略了。但在现阶段来说，这种情况虽然不多，却可以说是路见不鲜，虽然创建文书档案管理工作在稳定发展中，但是相关工作人员在文化程度以及其专业素质上面，其实还是很欠缺的。尤其是在社会不断发展和变化的今天，对于创建文书档案管理的工作理应达到更高的要求，这样就可以避免在日后的工作生活中出现不必要的错误，给自己也给相关单位工作带来麻烦，这都是很不必要的。其次，专业人员的素质提升上去之后，也大大增强了工作质量，提升了创建文书档案管理工作效率和速度。

（二）检索效率上的不足。通过相关人士的调查，我们不难看出一些端倪，现阶段的创建文书档案检索工作是分为两个部分的，其中主要分为计算机检索和比较烦琐的人工检索。按照常理来说，应该是以比较简便的计算机检索作为主要检索方式的，但是，出乎意料的却是人工检索占据检索工作的很大一部分。由于人工检索是很复杂的工作过程，为了方便以及提高相关人员的工作效率，工作人员开始编制出使用在工作中的检索工具。但是随着时代的发展，我们的检索要求越来越高，传统的检索工具开始呈现出检索效率上存在不足的缺点。而造成这一现象的主要原因，其实在对档案进行管理的过程中，相关工作人员没有注重检索工具去适应检索内容，这样的检索工具，使得检索内容成为不重要的一部分，这显然是与我们的理念相违背的。

二、如何提升创建文书档案管理的工作效率

（一）为档案的规律需求进行创新工作。这个道理其实倒并不难懂，一个单位只有不断创新工作机制，才能紧跟时代的发展，适应在社会的工作。对于单位中的创建文书档案管理工作其实也是一样，只有不断地进行创新，才能让创建文书档案管理工作可以满足日益增长的需要。首先要进行的就是要建立出自我营销工作，而对于自我营销工作最重要的就是要结合好单位的相关要求，与此同时还要做好长期的宣传工作，突出创建文书档案管理工作的重要性。其次，建立出主动参与的建议。自己在主动参与之后就要将创建文书档案管理工作融入重大的活动中或者是日常工作中去，这样的工作方式和参与方式，不仅可以将创建文书档案管理工作的重要性凸显出来，还可以涉入日常的工作当中，实属一举两得的创新工作方法。

（二）完善相关制度，提高执行的力度。首先，对于单位来说，完善相关制度是很容易进行的一环，当然，我们不能将完善相关制度理解为创建全新的相关制度。而如果要积极做好创建文书档案管理的创新工作，就不能完全清理掉从前的传统制度，而是在此基础上来制定与完善其他制度，原因就是我们对待传统制度的态度不能一概而论，传统制度有传统制度的好处，也是有可取之处的一部分，也是前人留下的宝贵知识。在创建文书档案管理中，还要提高建设好文书档案管理系统的标准，这个标准，我们的相关人员要设置得恰到好处，不能因为单纯的提高检索准度提到一个难以企及的高度，也不能为了提高检索速度将其设置的太低。

三、结论

综上所述我们可以看出，创建文书档案管理工作不是我们想象中的那么容易，创建文书档案管理工作也是要具有相关的专业知识的工作，而且，文书档案的重要性是那样的不言而喻。此外，创建文书档案管理工作的好坏也是衡量一个单位管理水平与能力的基础。因此，在实际的工作中，做好创建文书管理工作不仅关乎着信息的完整性和信息的准确性，同时也对经济建设和社会发展的许多方面都有着直接的影响。

［1］朱鸣.文书工作与文书档案管理系统的设计与实现［D］.电子科技大学，2013.

［2］王红星.档案管理系统的设计与实现［D］.山东大学，2007.

［3］曾斌.从明档到《中国明朝档案总汇》［D］.东北师范大学，2012.