关于提高水文档案利用效益的深入思考

文/吉林省水文地质调查所　万欣

关于提高水文档案利用效益的深入思考

文/吉林省水文地质调查所万欣

水文工作作为一项社会公益性事业，在促进社会稳定、推动社会发展和建设国民经济等多个方面有着重要作用。水文档案则是广大水文工作人员长期对水资源、水质量与数量在空间、时间变化规律和情况记录的宝贵资料，提高水文档案的利用效益是一个值得深究的社会课题。本文针对如何提高水文档案的利用效益作深入思考，并提出部分有效举措。

水文档案；利用效益

水文档案主要记录与反映水文工作情况和现状，具有广泛的社会性服务范围，尤其在抗洪抢险和防汛抗旱中起着重要租用，能够产生巨大的社会效益与经济效益。而且水文档案还能够为水利工程的设计与规划提供服务，是制定施工方案、工程投资、工程标准和工程规模的主要依据和基础。想方设法提高水文档案的利用效益已是刻不容缓，更是至关重要。

一、加强组织领导，创造水文档案良好条件

在水文工作中要想提高水文档案的利用效益，水文部门的领导起着关键作用。首先应加强组织领导，为水文档案的合理利用提供良好条件，在水文部门由领导做好模范榜样，从上至下所有工作人员都能够增强水文档案管理意识，组织他们参加专业培训活动，优化服务和提高服务意识。整体水文工作人员应不断学习档案管理方面的知识增强认识，充分意识到水文档案的价值和作用。在领导层次需将水文档案工作列入议事日程中，提升对水文档案工作中各项基础建设的投入力度，将建设档案室和档案目标管理当中主要工作，让广大水文工作人员真正认识到档案管理属于基础性水文工作，为提高利用效率奠定坚实基础。同时，水文部门应加快实现档案工作的转型，利用现代化管理手段重点培训档案室的工作人员，促使他们树立水文档案管理为经济服务、社会服务的效益意识，并配备更加专业、全面的档案设备，真正提高水文档案的工作质量。如此，通过加强组织领导，在水文部门从上到下都意识到水文档案工作的重要性，为提高档案的利用效益提供良好的工作环境，并提升水文档案管理人员的专业水平和综合素质。

二、加强业务建设，奠定水文档案利用基础

利用水文档案要以丰富的资源为前提，从水文工作的专业性着手强化科学分类，并根据分类尊重实用原则与逻辑原则进行整理。工作人员可根据不同地区水文档案的实际情况和特点，以及记录时间来区别保管范围和保管期限，依据水文档案的时间性、区域性和统一性等特点将目录细化。由于水文档案具有连续性、时间性和地域性特点，可按照年份、地区、流域水系来组织排列，以此维护各个水文文件之间的有机联系。针对特殊地区可建立专门的水文课题档案，保证整体档案经过筛选后运用都能够达到事半功倍的效果，使档案质量符合相关要求和规定。同时，应对水文档案进行科学保管，当水文档案整理好之后，可根据电子档案、事物档案和纸质档案的各自特点进行分类保管，保证这些档案资源都留有备份，以免丢失或不完整，并定期检查和更新档案信息，做到查漏补缺。比如，在制作纸质水文档案时，打印的文件应清晰完整、装订成册、划分卷册，并统一编目顺序、格式和内容。另外，在水文档案使用过程中，工作人员要保证档案的完整性和正确性，并根据需要顺利订正和整编，使其能够充分发挥自身优势，真正提高利用效益。

三、加强服务意识，提升水文档案利用价值

水文档案的管理工作应以水文方面的相关业务为中心，为水文工作的开展和经济建设提供优质服务，通过加强服务意识提升水文档案的利用价值。水文档案管理人员需加强对信息资源的应用与管理，进一步细化服务项目和范围，提升服务质量和水平。并在水资源现状、水文预测，以及各项任务、课题的完成情况提供有价值、翔实且准确的资料。也可拓展水文档案的服务领域，加快信息化建设速度，实现档案的科学管理和利用，满足国家和社会对水文资料更高、更新的要求。同时，提升水文档案的自身价值是提高利用效益的关键，档案的实际运用是把价值转变为效益的关键途径。所以，要想实现社会效益与经济效益的双赢，就应从本质上把关提高水文档案的自身价值。这就要求各地水文工作人员在监测站认真搜集和记录信息，提升水文档案的汇总录入和编创水平。当水文档案价值提高之后，还应搭配优质的档案管理人员，通过完善管理把水文档案的价值成果转化为对各项水利工作的辅助和支持。这就需要利用现代化、规范化、科学化的严密规章制度和管理模式，诸如升级系统、改善硬件环境等，让使用者获取到更加有用的水文信息。

四、总结

提高水文档案的利用效益应从档案自身质量着手，对于工作中出现的不利因素应努力改善，有意识的优化与调整，提升水文档案工作的管理质量，提升自身价值，从不同方面发挥水文档案的作用，利用效率得以真正提高。

［1］杨淼.水文档案开发利用的制约因素及解决对策［J］.赤子（上中旬），2016（01）：153.

［2］许巍巍.提高水文档案的服务意识的必要性及具体措施［J］.科技展望，2016（21）：243.

［3］党萍.浅析如何推进水文档案管理服务信息化［J］.陕西档案，2014（02）：40-41.