试论如何加强高校办公室公文写作的规范性与严肃性

文/武汉大学社会学系　谭德奎

试论如何加强高校办公室公文写作的规范性与严肃性

文/武汉大学社会学系谭德奎

高校办公室公文写作是高校办公室工作中的重要内容，但目前高校办公室在公文写作方面存在较多问题，严重影响了高校的办公质量。随着我国教育事业的不断发展，对高校办公室公文写作也提出了更高的要求。本文分析提升高校办公室公文写作规范性的必要性，并提出加强公文写作规范性与严肃性的建议。

高校办公室；公文写作；规范性；严肃性

近年来，随着我国教育事业的不断向前发展，高等院校自身的管理也越来越规范化、严格化，这就对高校办公室公文写作提出了更高的要求。但就目前高校公文写作的情况来看，高校公文写作不规范的现象较为普遍，这不仅影响了高校办公的质量与效率，而且还对高校的形象造成一定的不良影响。因此，加强高校办公室公文写作的规范化是高校建设中比较迫切的问题。

一、高校办公室公文写作的必要性及重要性分析

（一）有利于提升高校的管理水平。办公室公文在学校的各方面事务中起着重要的桥梁作用，它是传达并贯彻学校相关政策措施的重要沟通渠道，因此，办公室公文的规范化，对于学校相关政策方针的准确传达与高效实施有着重要的作用，是提升高校管理水平的重要举措。此外，办公室公文的质量也是衡量高校管理水平的重要尺度，高校在面临上级及校内的监督评估时，需要提供相应的原始规范材料，其中办公室公文就是其重要的原始材料，它对于学校管理水平的衡量有着重要的参考价值。

（二）有利于提高高校办公室公文的质量。办公室公文作为一种公务专用的文字工具，其本身就应具有规范性及严肃性的特点，其规范化即要求公文的内容及形式都符合国家相应的规定与标准，这些规定与标准主要包括文体规范、公文格式、结构规范、语言规范等内容，对于不符合相应规范的公文，内容再好，其整体的质量也会受到很大的影响，其上传下达的效果发挥也会相应降低。因此，要保证办公室公文的质量，就应遵循公文写作的相应规范。

（三）有利于树立高校良好的形象。公文的规范化，是学校为公众及学校学生做出的表率，也是为学校树立良好的形象。倘若学校在公文写作上存在不规范不严谨的问题，其对外的形象势必会大打折扣，严重影响学校的声誉，给学校各方面工作的开展造成不良影响。因此，规范与严谨的公文，也是学校形象的重要代表。

二、加强高校办公室公文写作规范性与严肃性的主要措施

（一）强化公文写作的规范化格式要求。规范化的格式要求是保证公文写作规范的有效制度措施。

1.公文写作要求发文目的明确。写作公文之前，需要明确公文要解决的具体问题，了解发文的背景及相关对象，以保证公文写作有较强的目的针对性，更加高效的传达信息。高校公文写作之前需要认真了解校方领导需要传达的意图，据此有目的地开展素材的搜集与整理，在此过程中应注意素材的全面与完整，保证公文写作的准确无误。

2.公文写作要求主题突出、结构合理。公文一般不需要长篇大论，讲求言简意赅，使接收者能准确理解公文内容，因此，在写作公文时，要注意典型素材的选取，避免繁杂，增强公文说服力度。意义的精确传还得益于结构的合理与精炼，因此，应注意把握好公文各部分之间的逻辑性，保证层次结构的清晰明了。

3.公文写作需使用相应的文体与语言。公文的文体种类较多，主要包括请示、报告、决定、通报等文体，这就要求写作者熟练掌握各种公文文体，准确使用各文体。在语言方面，公文需保证信息的准确传递，就应尽量使用确定性的词语，避免出现“大约”“大概”“估计”等词语，保证公文语言的简洁有力。

（二）加强公文写作规范化的意识。良好的规范化意识是保证公文写作质量的基础，有意识才会有行动。高校办公室的相关工作人员应建立起公文规范化的意识，重视相应的公文写作规范检查，保证公文的严肃性及权威性。各高校办公室的文秘人员应认真学习相应的公文格式规定及办法，并认真贯彻落实相应的制度要求，以严格的标准来要求自己。学校方面应加大公文规范化的宣传力度与要求，使各部门逐渐养成公文规范化写作的意识，避免出现各种不规范文体，有效推进公文规范化与严肃化的进程。

（三）提升办公室文秘人员的业务素质。高校办公室的文秘人员是负责公文写作的主体，因此，其办公素质应是规范公文管理的关键。文秘人员的业务素质与水平与公文写作的质量与水平有着直接的关系，提升文秘人员的业务素质是有效规范公文写作的重要途径。校方应定期对办公室文秘人员开展相应的职业培训，开展相应的职业技能交流研讨会，使文秘人员的业务水平不断得到提升，为公文的良好写作打下基础，有效规范公文写作。

（四）加强对公文审核的监督力度。有效的监督是公文写作规范化、严肃化的重要保证。对办公室公文的监督需要从起草到审核都贯彻严格的监督制度，使各个部门与环节的权限与责任都有相应的明确。在公文签发之前，办公室应做好初步审核工作，在公文正式印发之前，办公室要对之进行再次的复核，审核内容要全面、细致，包括签发手续、附件材料、文体的规范、格式的规范等方面，从各个方面确保办公室公文的规范性与严格性。

总之，高校办公室规范化的公文是高校强化管理，树立高校良好形象的重要保障，是当前高校需开展的一项重要任务，高校应树立起公文规范化的意识，采取相应措施，逐步推进公文规范化的实现，提升高校管理水平。

［1］刘作权，席继宗.以规范公文处理为载体提高高校办公室管理水平［J］.大连大学学报，2013（2）：99-101.

［2］郑立新.当前高校行政公文写作的规范化问题探析［J］.莆田学院学报，2010（4）：48-63.

［3］何剑.如何提高民办高校公文质量的几点思考［J］.科教导刊，2012（1）：184-185.