浅谈如何在雨季做好档案保护工作

文/大庆油田第七采油厂信息中心 曹春峰

浅谈如何在雨季做好档案保护工作

文/大庆油田第七采油厂信息中心 曹春峰

纸质档案的保护工作一直是档案保护工作的重点，档案库房的温湿度控制是决定档案“寿命”的关键，在雨季里，库房温湿度偏高，对档案的保存极为不利，本文针对这一问题深入研究，为广大档案管理者提供一些经验方法。

档案保护；温湿度监控；应急预案

一、前言

随着社会的飞速发展和进步，档案资源的开发力度越来越大，档案利用的频度越来越高，档案需求的开放性越来越强，因而，档案如何被及时、有效的安全保护以及如何最大限度地延长档案的寿命等问题，也相应地突现出来，解决档案保管及利用的安全问题越来越迫切，特别是近几年雨季时期较长，档案库房温湿度调控不及时，造成档案发霉、变质现象。因此在较长的雨季里如何保护档案成为档案人员研究的新课题。

二、雨季对档案保护工作产生的影响

（一）纸质档案发生霉变现象。雨季中，档案最容易发生的就是霉变现象，这种情形对纸质档案危害最大，具体内容如下：

1.破坏纸质材料结构。纸张通常都含有一定的淀粉和蛋白质，而且或多或少地含有一些水分，而霉菌和虫卵生长发育需要水的存在和暖和的温度。水分活度值低霉菌和虫卵不能吸收水分，而在受潮后水分活度值升高，霉菌和虫卵就会吸收纸张中的水分进而分解，导致纸张变黄、变脆、从而直至腐烂。

2.生成霉斑。纸中的植物纤维物受到酸性水解便失去强度和粘合力，而纸中的酸主要来自于给纸上浆的硫酸铝。当纸开始受潮时，硫酸铝开始产生硫酸盐和水合氢离子，最后形成酸性物质，在纸张中形成霉斑。

（二）磁盘档案发生数据丢失现象。磁盘档案的材质是由很多种化学物质混合金属元素制作而成的，具有不稳定性，外界的化学物质很容易会造成染料层的损坏而导致数据的损坏。强光的照射和高温的储存环境极有可能会导致染料层物质发生化学反应而损坏；过于潮湿的环境容易使光盘染料层受潮变质，严重时起霉点。这样将会导致存储在磁盘的数据就会丢失。

三、雨季中档案保护的几种方案

（一）库房安全是档案保护工作的基础。首先，要注重档案馆库的选址。要严格按照《档案馆建筑设计规范》（以下简称《规范》）建造档案馆库房。《规范》明确规定：馆址应选择地势较高，场地干燥、排水流畅，空气流通和环境安静的地段；库房内不应设置除消防以外的给水点，给、排水管道不应穿越库区等。在有洪水危险的地方，档案库不宜设置在建筑底层位置；库区存放档案的最低处离地面的高度不能少于15厘米。库区屋顶和地面必须做好防水处理。

对于年代较早、没有按照《规范》建造的档案馆或档案室，如果有条件，应尽快调整到地上空间，或按照《规范》加以改造。

（二）温湿度控制设备是档案保护工作的有力工具。温湿度监测系统是为了维护库房档案的完好，创造适宜档案储存的环境，当库内温湿度适宜档案保存时，就要设法防止库外气候对库内的不利影响；当监控到库内温湿度不适宜商品储存时，就要及时采取有效措施调节库内的温湿度。

（三）更换档案装具是档案保护工作的有效手段。1.为纸质档案更换无酸档案装具。因为潮湿的空气中含有氧化硫和氧化氰遇到同水分或植物纤维本身反应生成酸性物。因此，防止档案被酸化腐蚀，主要是隔离空气中的酸性物质，现在大多数档案部门已采用ph值大于7的无酸纸盒。2.为磁盘档案寻找“安全屋”。这需要选择干爽、避光的地方来保存盘片，这是避免光照和潮湿对盘片影响的最根本的办法。另外，不要使盘片与化学溶液接触。还有一点是要特别注意的，不要用油性笔在光盘盘片上面直接写上标识。除了前面说的会引起盘片转动不规则外，油性笔里面的油墨还会随着时间的变迁，慢慢渗透到盘片的染料层里面，导致光盘永久性损坏。正确的方法是，放弃用笔或者纸条在盘片上直接做记号的做法，改为在光盘盒上对光盘进行标识。当光盘出现了污垢，需要清理的时候，要选择柔软的布（最好是镜头纸或者专用的布）由里向外一圈一圈地擦拭同时，对于长年不使用的盘片，最好每隔几个月就转动一下，并且最好能够播放一下或者读取一下，检查盘片是否读取正常，对于出现异常的盘片要及时进行备份以确保数据的安全。目前多数档案库房会购置磁盘消毒柜存储磁盘档案。

（四）制定有效的应急方案是档案保护工作的可靠保障。

应急方案中应包括应急机构的组成和职责，应急通讯保障，防汛物资（专用工具、抽水机等）的准备和灾后档案的抢救等。同时，还要明确列出馆内的特殊档案及其存放地点，以及熟悉各保管区的保管专业人员名单等。对于应急方案的目标：一是在可能的情况下，采取紧急行动消除对馆藏档案的威胁；二是保护未受损的档案；三是抢救已受损的档案；四是稳定已受损档案的情况使之能恢复。灾害应急计划应形成文件，发给每位工作人员，并存放在楼内重要地点，并备份保存在其他地方，一旦遇到紧急情况，便于参考。三是要制定有效的预防措施。在易发生水灾的地区，档案部门应派专人与当地气象部门保持密切联系，及时了解当地的天气预报情况及汛情通报，对有可能出现的危险做出预先判断，然后制定并采取强有力的预防措施，在雨季加强巡查；分析可能发生的危险，对建筑物进行防水加固、增固建筑物结构，对库房的排水系统进行检查维修，及时发现库房的渗漏情况，进行补渗加固；制定应急抢救计划，注意防水的同时，也应预防电器故障的发生；根据实际情况，可将部分档案转移至安全地方，确保档案安全。

[1}邓支青.武汉大学信息管理学院[J].以纸质档案霉变为导向的档案保护工作研究,2014(8).

[2]毛一伟.西安市档案局[J].浅谈档案保护技术的重要性,2004(2).