现代信息技术在档案信息资源开发利用中的关系探析

文/河南医学高等专科学校 李凤霞

现代信息技术在档案信息资源开发利用中的关系探析

文/河南医学高等专科学校 李凤霞

现代信息技术的应用在档案信息资源开发与利用中地位日益凸显，但同时我们也不能忽视技术在档案信息资源开发利用中存在的问题。本文通过讨论现代信息技术与档案利用者、技术投入与产出、技术与法律政策、技术与技术标准的四大关系，以期现代信息技术能更好地应用于档案信息资源的开发利用。

信息技术；档案信息资源；开发利用；关系

近来，技术环境下档案信息资源的开发与利用受到各界的关注。2012年11月17日，南开大学信息资源管理系主办了一场以“国际化背景及新技术环境下的图书情报与档案管理研究”为主题的图书情报档案学术论坛盛宴；2012年5月19日，以“文化建设背景下图情档专业的新发展与新实践”为主题的，包括新技术的应用、新方法的探讨、新理论的研究和新实践的总结为内容的2012上海图情档学科研究生论坛在上海大学召开。这些研讨会、学术论坛中都提及对新技术的思考，不难看出来档案学界越来越看重技术因素在档案信息资源开发利用中的作用。

一、现代信息技术在档案信息资源开发中的应用现状

纵观世界经济文化社会的发展，信息已然成了最先进的生产力。社会的进步、生活水平的提都不离不开技术的支持。新兴技术的出现，给档案信息资源的开发利用提供了有力的技术支持。一方面，新技术改进了库房设施、优化了档案实体的保管与管理，为档案实体的科学管理提供了技术上的可能；另一方面，促进了专门档案如科技档案的大幅度增加，推动专门档案的开发与利用，为档案信息资源的开发利用提供了强有力的技术支撑，展示出广阔的发展前景。

本文讨论的主要是现代信息技术，是针对档案信息资源的开发利用中，应用于档案信息的处理、传输等过程中的新兴信息技术。信息技术集现代计算技术、通信技术、多媒体技术与网络技术于一体，具有强大的信息处理能力和传输能力，不仅能加快档案信息及其产品生产速度，而且能加快档案信息资源的传播，从而为实现全球范围内的信息资源共享创造良好的技术条件。从当前信息技术应用在档案信息资源开发利用现状来看，笔者认为，可以分为三大类：一是，应用于档案管理各大环节的技术。这一类技术侧重对传统档案信息资源开发利用水平的提高的作用，如条码技术，成为地方各级综合档案馆接受以“件”为保管单位的档案后，提高现代化管理水平的有效途径之一。二是，应用于构建档案信息传播平台的技术。这类技术则是侧重网络信息技术对档案信息资源开发利用的影响，如档案类网站、档案类博客、档案类微博等档案信息资源传播利用平台建设的新技术。三是，应用于档案信息资源开发利用的基础技术。这一类是介于第一类和第二类之间，是这两类的重合部分。如元数据、数据挖掘技术及云计算等技术，不仅应用于在档案管理环节，而且在档案信息传播平台建设中也有应用。

二、现代信息技术应用于档案信息资源开发利用中的重要性与必要性

（一）应时而动，顺应社会经济文化发展的需要。现代科技日新月异，信息便捷地产生与传播，产生的信息量爆炸性增长，人们的信息需求呈现个性化、多样化发展趋势。档案作为一种重要的信息资源，档案工作更是要主动顺应信息社会化的发展趋势，运用新的信息技术进行多角度、多渠道、全方位、深层次的档案信息资源的开发，主动、及时提供档案利用服务。

（二）自我发展，满足档案工作蓬勃发展的需要。在现代信息技术的推动下，档案事业的管理体系和服务方式发生着巨大的变化，档案馆事业正朝着电子化、数字化、虚拟化的方向迈进。档案工作只有熟稔时代发展的走向，顺势抓好发展的机遇，主动积极地将新的信息技术运用于档案信息资源的开发利用中，才能尽最大可能地挖掘档案价值，提供档案为社会各界所用，促进社会经济文化的大发展。同时提高档案信息资源开发与服务社会的水平，也提升了档案工作的社会地位，促进了档案事业的繁荣发展。

三、档案信息资源开发利用下现代信息技术需要处理的四大问题

现代信息技术在档案信息资源开发利用中的地位与作用是不言而喻的，但是随着现代信息技术不断深入应用于档案信息资源开发利用者中时，面对技术应用中出现过分依赖技术、不计后果的技术投入、技术开发与档案信息安全、技术标准混乱等现象，笔者认为，在档案信息资源开发利用中，信息技术需要处理好以下四大关系：

（一）技术与档案利用者的关系。档案信息资源无论是开发什么、开发到什么样的程度，都是为了方便提供利用，因此这个过程中对利用者的需求掌握就至关重要。不管是在档案信息资源的开发阶段还是在档案信息资源的提供利用阶段，应用技术的准则都是应该以用户为导向。从档案利用者的角度，通过科技手段对档案进行深层次的整理处理，从而进一步有效挖掘档案信息资源中能够为社会提供信息服务的有价值的资源，真正做到为需求者挖掘宝藏。从档案利用者的视角搭载新技术开展提供利用档案服务，才能搭建便捷、友好、人性化的平台，从而使得档案信息资源最大限度地为社会各界所利用。

同时，在各种新兴技术逐步应用的今天，档案利用者已经突破了传统档案利用者的界限，已经从传统的利用档案馆从事查阅活动的一切社会成员扩展到网上档案利用者的范围。对于社会上的每一个人而言，他们既可以直接去某一个档案馆利用档案信息资源，也可以通过计算机或者通信设备等完成档案信息资源的利用。如果没有扫描技术、条码技术等，档案信息资源无法实现数字化。如果没有网站技术、通信技术等的支持，档案信息资源无法通过网络的平台得到更大程度的利用与传播。因此，技术因素很大程度制约着档案利用者的利用行为。

总之，要以档案利用者的需求为导向，积极开发与应用新技术。同时，档案利用者只有在新技术支持下，才能更为快捷、更为有效地利用档案信息资源。

（二） 技术投入与效益产出的关系。档案信息资源开发利用中有一个绩效评估的环节。评估是有效地改善和提高各种社会实践活动水平的手段之一。档案信息资源开发利用中引入绩效评估，通过审视档案信息服务行为及其结果，客观、公平、合理地评定档案信息资源开发利用工作的绩效，提升档案信息资源开发利用的整体水平，从而更好地满足广大用户的需求。但是笔者认为，在绩效评估中，不仅仅只是对档案信息服务的质量进行预期的评估，还要评估技术投入与最后效益产出，形成有效的激励机制。

档案信息资源不管是在开发环节还是在利用环节，都穿插技术因素于其中。因此，如果只是片面地强调档案开发利用的成果而忽视技术投入的比例，或者片面地强调技术的投入忽视档案信息资源开发利用实际水平的话，这样的开发与利用是失败的。只有平衡技术投入与效益产出的关系，科学合理地确定各自的比例，才能有效地解决档案信息资源的高效开发与利用。

此外，档案信息资源开发利用不仅受到现代信息技术的影响，还会受到其他诸如人员因素等的制约。因此，在新兴信息技术投入于档案信息资源开发利用过程中时，除了要考虑技术投入比例与最终档案信息资源开发利用效益的衡量外，还应该协调好技术投入与其他各个参与档案信息资源开发利用要素之间的关系、合理分配各要素间的权重，才能最终出现高效益、高水平的档案信息资源开发利用局面。

（三） 技术与政策、法律的关系。档案信息资源是一种特殊的信息资源，它具有政治性、唯一性。由于以上特性，档案信息资源的开发利用存在着档案保密与限制利用、以及档案封闭期等特点，这也决定着档案信息资源开发利用中应用新技术时要注意处理好与政策、法律的关系。

从法律条文上看，根据《档案法》和《各级国家档案馆开放档案办法》等法律、法规的明确规定了档案要向社会开放，但同时档案信息资源的开放利用还受国家保密范围和解密制度的直接影响。《保密法》第二条规定：“国家秘密是关系国家安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉事项。”保密也是有期限的。《国家秘密保密期限的规定》规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。所以，在档案信息资源开发利用中，要以相关的法律法规为准绳，确保档案机要性的基础上，最大程度运用现代信息技术开发档案信息资源，以多样的形式提供丰富的档案信息为社会所用。

从技术应用实践上看，信息技术与政策、法律的另一层关系在电子文件的讨论上得以充分体现。电子文件现在发展的一个瓶颈问题就是在于如何确保电子文件法律效力的实现。由于电子文件具有非人工识读性、系统依赖性、信息的可变性、信息可操作性等特点，为信息的原始记录确定带来了一定的困难，从而影响了电子文件的法律效力。然而，电子文件的法律效力之所以难以确认，根本在于其技术缺陷。可以通过数字签名、加密技术、身份验证以及防火墙技术的应用，从技术上确保电子文件的客观性，最后确定电子文件的法律效力。因此，信息技术发展在一定程度可以弥补政策、法律的不足。这样说明档案工作要加强对相关法律法规的研究和配套指导文件的制定，根据新技术提出的新问题，适时的修改修订相应的政策、法规，从而促进在新情况下技术与政策、法律的共同进步，最终助推档案信息资源开发利用的发展。

（四）技术与技术标准的关系。标准是对大量重复性事务管理的经济有效的措施，标准体系则是对标准及标准化活动的宏观安排，具有不可替代的作用。当前，建立档案信息资源共建共享的开发服务机制是其发展趋势，同时还要提高档案信息资源的开发水平以及提供利用服务的质量。但是实施的过程中，共建共享的实现很大程度上受制于信息技术标准的不统一，各地区、各行业间档案信息资源开发系统、利用平台，因为技术标准的不同而导致系统间、平台间无法进行无缝连接，阻碍档案信息资源共建共享的实现。

另外，元数据的标准问题一直都是解决电子文件管理中遇到的真实性、完整性问题的关键。元数据既可以用于保障电子文件的真实性、完整性、关联性和长期有效性，又可以帮助对分布式网络环境下的电子文件进行有效的集成管理和协助提供集成服务，更是构建数字档案馆信息组织体系必不可少的工具，因此，电子文件的元数据规范是数字档案馆建设的基础性标准。近来，云计算以其超强计算与存储能力、高度虚拟化等特点，也逐渐成为档案信息资源开发利用中新技术应用的新宠。但是现实情况中，不同档案部门的情况各不相同，各种计算机系统和应用程序的技术标准不同。这些技术标准的不统一使得档案信息资源难以在同一片“云”下进行档案信息资源的开发与提供利用服务，技术标准统一问题限制着档案工作在新技术环境下的发展。

因此，进一步发展档案信息资源开发利用的关键问题就是解决信息技术标准的问题，处理好技术标准之间的关系问题。

四、结语

技术应用中的“水土不服”“排斥”等不良反应的发生。

科学技术是第一生产力，技术对社会各方面进步的作用是不可忽视的。档案信息资源作为一种重要的特殊信息资源，只有依托现代信息技术支持，才能做好档案信息资源的开发与利用工作，才能科学地挖掘出档案资源价值为社会经济文化发展服务，才能促使档案工作在新环境、新情况下蓬勃发展与自我完善。尽管新兴的信息技术的应用给档案工作带来了质的飞跃，但是我们在档案信息资源开发利用过程中，也要处理好技术与档案利用者、技术投入与效益产出、技术与政策法律、技术各标准的关系，辩证的处理好这四大关系，使得新兴信息技术能够更好地融入档案信息资源开发利用中，尽最大可能减少

［1］刘耿生.档案开发与利用教程［M］.北京:中国人民大学出版社，2010.

［2］张新，徐珂.新媒体与档案文化传播［J］.上海档案，2014（11）.

［3］赵佳冬.数字时代档案信息资源的开发利用［J］.科协论坛，2013（4下）.

［4］王淑范.浅论档案工作中的保密环节［J］.兰台世界，2013（8）.

［5］方丽真.论应用云计算构建数字档案区域管理平台［J］.福建行政学院学报，2013（3）.

［6］于浩.中国电子文件管理标准发展历程研究［D］.辽宁大学，2013.

［7］何嘉荪，金更达.电子文件管理元数据规范［J］.浙江档案，2005（4）.