信息化环境下高校档案管理改革

文/潍坊学院 王文杰

信息化环境下高校档案管理改革

文/潍坊学院 王文杰

随着我国大步迈入信息化时代，信息技术全方位地渗透到社会的方方面面，在这种信息技术高速发展的环境下，我国高校的档案管理也需要与时俱进，传统的高校档案管理系统已经无法满足如今日益增长的高校学生数量以及信息技术要求，亟待改革。而在信息化时代下，高校档案管理强调对信息技术的有效应用，为高校的教师和学生打造信息化档案管理平台，建立一个完整完善的信息化档案管理系统。

信息化环境；高校档案管理；改革研究

一、高校档案管理改革的必要性

（一）高校教育改革的需求。由于近年来我国各大高校所实施的扩招政策，高校之间对于生源的竞争日益激烈，很多高校通过自身的教育改革和教育设施的改革来打造高校品牌。这其中所涉及的高校内部教育资源、学生信息等等都需要通过高校档案管理工作进行整理和统计。换言之，高校教育的改革离不开高校档案管理，因此，为满足高校教育改革的需求，高校档案管理的改革迫在眉睫。另外，不断扩招所带来的庞大学生数量对于高校档案管理也是一个巨大的考验，传统的档案管理工作模式已经无法满足大数据的存储和管理，高校档案管理需要与信息化技术相结合，进行信息化改革。

（二）信息技术发展所带来的影响。随着我国进入信息时代，信息技术渗透到社会的各个角落，在信息化环境中，高校档案管理需要有效应用信息技术打造高效完善的档案管理信息化平台，为高校师生提供便利。通过信息技术完成高校档案信息的共享，以满足信息时代的要求。因此，高校档案管理的改革成为信息技术发展的必然产物。

（三）计算机技术发展所带来的影响。近几年来，计算机俨然已经成为我国各大高校教学和管理的必备工具，计算机技术在高校教育中的普及程度也日益提高，越来越多的教师和管理者重视起计算机的应用。在高校学生中计算机也成为必备的日常工具，这给传统的高校档案管理带来挑战，随着计算机技术的不断发展，其在高校所扮演的角色将会越来越重要。高校档案管理需认识到计算机技术的重要性，将计算机作为高校档案管理的新载体，进行高校档案管理的改革。

二、高校档案管理改革的重大意义

（一）适应了新环境下对于高校档案管理工作的需求。高校是现当代文化发展和传承的最大载体，拥有最多的研究成果和最丰富的教育资源，高校档案工作的价值就是挖掘高校自身的文化积淀、总结高校过去以来的发展轨迹、达成新的发展共识和发展理念。时代以及高校的不断发展使得高校档案门类条目不断增加，档案内容也日趋复杂，过去传统的档案管理模式已经不足以满足高校发展所需。而信息化环境下各个高校逐渐将信息技术应用到日常的行政以及教学工作中，这使得档案的载体不断更新、容量增大、不稳定因素增多，这些都需要高校档案管理通过改革来加以改善。

（二）提高了高校档案管理工作的效率和水平。高校不同于其他中小学，是各种前沿学术研究成果以及丰富教育资源的载体。高校能否有效利用这些丰富的资源，将庞大的信息合理地进行共享，发挥其效益，为学术研究者提供最优质的服务，提高档案管理的工作效率，这些都需要高校档案管理的优化与改革来实现。

（三）提高了相关工作人员的专业素质。高校档案管理进行改革的同时，相关工作人员也无可避免的需要进行新的学习以具备新技能和新的档案管理方法。这种档案管理改革也逼迫着档案管理工作者不断学习不断进步，提升自身的专业素质，同时培养他们对于信息技术方面的应用技能，使得档案管理工作者同样也能够与时俱进，将自身的专业素质和时代需求相结合，在信息化环境下通过学习得到新的提高和进步。

三、信息化环境下高校档案管理工作中存在的问题

（一）高校对于档案管理工作的重视程度不够。一般来说，各个高校对于档案管理工作的重视程度都不够高，部分高校甚至将其作为学校管理工作里的最末位。高校领导对于档案管理工作的不重视严重影响了高校档案管理工作的改革和优化，许多档案管理者由于学校对于工作的不重视产生了懈怠心理，工作态度不够认真，从而影响了档案管理的工作效率。此外，由于学校对高校档案管理工作的不重视所导致的档案管理基础设施不健全也会影响档案工作的进行以及优化。财政投入较少，使得档案管理的各项工作会由于缺少资金而无法顺利展开，严重影响了高校档案管理工作的改革。

（二）高校档案管理的工作人员自身素质有限。由于过去对档案管理工作的不够重视，许多高校的档案管理工作岗位招不到青年人，只能由一些中老年人进行管理，而当下档案管理信息化平台和系统对于工作人员的信息技术水平提出了要求，使得许多过去的相关工作人员无所适用，造成了工作的不便。也有许多档案管理部门自身对于工作的不重视导致工作态度不佳，内部管理涣散，成员结构复杂，这些问题都严重影响和阻碍了高校档案管理的改革进程。

（三）高校档案管理系统的基础水平参差不齐。各个高校对于档案管理工作的重视程度不同，基础情况以及财力状况也不尽相同，因此其档案管理工作的基础水平也呈现参差不齐、缺乏统一标准的状况。各个高校的档案管理设施达不到同一水平，档案管理系统构成也相对多样，各具特色。这些情况都导致各大高校之间档案管理的硬件和软件设施水平相去甚远，无法实现高校档案管理标准的统一化，从而也无法通过档案管理实现高校信息和资源的共享。

四、高校档案管理改革的相关对策

高校档案管理工作在信息化环境下存在许多问题，这些问题严重影响了档案管理工作的改革。因此，在高校档案管理工作进行的过程中，需及时发现这些问题，端正档案管理的工作态度，寻找合适的对策和方案解决问题，排除障碍，保证高校档案管理工作顺利改革。

（一）提高对高校档案管理改革的重视程度。高校对于档案管理工作的不重视是档案管理工作中许多问题产生的根源所在，也是高校档案管理改革过程中的一个重点解决对象。为了保证高校档案管理改革的顺利进行，高校领导需重视档案管理工作，提高高校档案管理工作在整个学校管理工作中的地位。高校领导者和相关工作人员需通过自主学习了解高校档案管理工作对于高校改革和发展的重要性，建立起档案管理工作服务意识和完善的高校档案管理工作系统。高校领导需要强调、落实并保障档案管理工作的改革与进行，从思想上重视起来，从行动上落实起来，从措施上强化起来，推进高校档案管理信息化进程。加强对于高校档案管理的财政投入，购置档案管理信息化所需的硬件设施，建立起高校档案管理专项资金，给予档案管理工作充分的物资支持。

（二）将高校档案管理工作标准化、制度化。高校档案管理工作随着时代的发展日趋复杂化，各种问题在实际工作中不断产生。为了避免档案管理中各种风险的发生，以及保障问题产生后的及时解决，高校需要建立一套完整且完善的信息化高校档案管理工作制度，通过制度将高校档案管理工作标准化，保证高校档案管理的质量。信息化环境下，高校档案管理出现更多计算机和网络相关的新问题，档案管理人员需要加强对计算机知识的学习和应用，成立专门的IT部门对信息化档案平台进行管理和维护，应用计算机知识和网络安全软件对信息化档案做出相应的保护，避免因病毒等恶意攻击所导致的档案信息丢失。高校应针对自身特点，制定出合适的标准和制度对档案管理人员的工作进行管制，从管理者的工作时间、工作流程与考核体系等各个方面建立起相关制度，使得高校档案管理更加规范化。

（三）大力培养档案管理相关工作人员的专业素质。信息化环境下高校档案管理相关工作人员更需要具备服务性素质和专业素质。当下的高校档案管理不仅仅对工作人员的专业素质提出要求，同时也需要工作人员具备相应的计算机应用技能，熟练对信息化档案管理平台进行操作和管理。为了保证这一点，高校应当定时开展档案管理工作人员的培训工作，提升其自身素质，建立其与时俱进、服务为上的工作理念，培养其良好的职业道德素养。

五、结束语

科学技术和高校教育的不断发展给高校档案管理带来挑战，高校档案管理需与时代同步进行信息化改革，对工作中出现的问题提出相应的对策并予以实施，将挑战化为机遇，满足高校发展和时代发展的需求。

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