探究信息化背景下档案管理技术创新模式

文/西安交通大学档案馆 房荣军

探究信息化背景下档案管理技术创新模式

文/西安交通大学档案馆 房荣军

随着信息化时代的到来，档案管理技术创新也成了档案行业新的工作内容。本文通过介绍档案管理的创新技术——物联网技术、云空间、云计算技术以及移动网络技术。阐述了档案管理技术创新必要性，最后介绍档案管理技术创新下档案服务新模式。

信息化；档案管理；技术创新

计算机和互联网的发展带动了档案管理新方式，传统纸质档案管理，不仅不利于查找，也不利于长期保存。而随着计算机技术的普及，如今越来越多的档案以电子档案的形式被记录并保存下来。新的档案管理技术虽然使得档案的调取和保存更容易，但也相应地提出了更高的技术要求，档案信息化背景下的档案管理技术需要更专业的人才，对电子档案的管理必将成为未来档案管理的重点。

一、档案管理的创新技术

（一）物联网。物联网就是物物相连的互联网，是在互联网基础上的延伸和扩展的网络。物联网的终端并不单是计算机，任何一个物的概念都有可能成为物联网的终端，在网络中相互联系、通信。

（二）云空间。云空间是一种由服务器硬盘作为储存空间的概念，在一个系统内，所有计算机终端的信息全部由总控服务器控制，所有的信息也都储存于服务器，而这样管理档案的优势在于，用户可以通过操作网络下的任意一台计算机搜索自己想要的档案资料。

（三）移动终端。如今，互联网通信技术正在经历飞速的发展，无线移动通信技术正逐步兴起。无线通信技术连接各移动终端，包括笔记本电脑、手机、平板电脑等等，实现档案管理的信息化后，管理人员可以通过自己的手机等移动终端产品随时随地查看并管理电子档案。

二、档案管理技术创新的必要性

（一）客观需要。目前的储存空间存在一定的瓶颈，对于传统的纸质档案来说，更多的档案势必需要扩展更大的空间以满足需求，这样一来会造成管理成本和土地使用成本的上升，而且每次扩建也需要一定的成本。当实现信息化管理之后，所有的档案信息都可以保存到一枚小小的储存卡、U盘或硬盘内，在极大地减轻了重量和体积的同时，却增加了储存空间。此外，随着云技术的兴起，可以通过云系统将档案信息资源进行高效集成，实现档案资源的有效利用。

（二）提升服务质量。档案管理的服务质量是近年来广大民众比较重视的话题，因此，档案信息资源应从传统的以档案查询为主的单一服务模式转向要求更高的可以被定制的个性化信息提供给用户。

（三）实现信息化管理。在信息技术快速发展的时代，档案也需实现信息化的管理，适应当今的社会发展节奏。在如今这样一个信息爆炸的时代，无论是信息传播模式还是信息量都极大地考验着档案管理的水平，因此，实现信息化管理对于提升档案的管理效果具有重要意义。

三、档案管理技术创新的模式

（一）文件归档方式。现代信息化的档案在归档方式上可以充分利用计算机和互联网技术，管理员只需要按照不同类别将档案上传至硬盘，无须走进档案室将档案袋置入相应的档案柜中，如果应用了无线互联网技术，管理员甚至可以远程操作，只需要一部手机或者其他任何的移动设备就可以对档案进行归档储存。并且，如今wifi遍布，只要在有无线局域网的环境下，就可以实现零流量的大数据传输，完成远程归档。不过考虑到目前依然有大量的纸质档案，因此传统的归档方式并不会就此消亡，在短期内，传统归档方式、计算机网络归档方式以及移动互联网远程归档方式将会共同组成档案管理的归档方式。

（二）档案储存及共享方式。信息化时代下，电子档案在储存和共享方面都具有非常大的优势。云空间技术实现了对档案的信息化管理，使得档案管理具有更强的更新性和可维护性，并且，云空间技术也提供了更新的服务和更先进的档案储存与共享技术。电子档案改变了目前对纸质档案在储存模式上的单一以及无法共享的问题，电子档案使得管理员能够快速、方便的归档和查询、搜索。通过云空间技术，所有的档案均被储存在服务器内，所有局域网内的计算机都可以随时归档或调阅，免去了很多麻烦并降低了储存的成本。不过云技术也带来了一些问题，例如信息的安全性。在云技术下，任何一台可以连入该局域网并获取账号密码的用户就可以随意查询、修改、下载档案资料，并且破解档案管理系统并不需要很复杂的技术，因此，对于机密档案的储存，应更加完善其云技术的安全性和可靠性。

（三）实物的存放管理。对于纸质档案的储存管理，可以采用数字标签技术，它也是物联网的重要组成部分之一。每一份档案贴上数字标签，并实现对数字标签的远程识别，那么，对纸质档案的管理就可以变得如数字档案一样轻松、方便、高效。数字标签可以记录档案的位置、编号、名称等信息，管理员只需要使用相应的终端设备就可以快速找到所需档案。而在对档案进行管理时，管理员借助数字标签可以使得自己在不进入档案室的情况下对档案进行简单的管理。另外，数字标签还有一大优势便是对环境状况的识别，当存放档案的空间环境发生变化，变得不利于档案保存时，数字标签就能够向管理员发出警报，提醒管理员做出相应的处理。

四、结语

档案管理工作随着时代和科技的进步而发生着本质上的改变，传统的纸质档案管理工作因大量的实物而显得烦琐和复杂，在信息化时代下，档案管理技术的创新模式，使得现在的档案管理更加高效、方便和准确。

［1］代全贺.信息化档案管理技术的创新研究［J］.民营科技，2014，（9）:117.

［2］薛洪敏，宋桂玲.数字化时代档案管理技术创新发展措施探析［J］.黑龙江科学，2014，（8）:178-178.