档案知识服务在网络时代的分析

文/中共商丘市委党校 陈阳

档案知识服务在网络时代的分析

文/中共商丘市委党校 陈阳

随着网络时代的快速发展以及信息量的快速增长，使人们通过网络未能充分的获取知识，在知识需求与知识获取方面仍处于失衡状态。固定资产档案知识服务涉及的范围相对较广，属于系统性极强的信息资源管理服务范畴，也是单位管理中宝贵的资产。因此，做好固定资产档案知识服务十分重要，可以将固定资产档案价值准确、完整、系统地体现出来，这也是网络时代下展开档案知识服务的最终目的。

固定资产；档案知识服务；网络时代

随着单位固定资产的增加，通过对自查情况进行统计清查，根据各项办公设备、仪器购置时间、批号、金额、使用部门等资料进行分类别登记，并建立管理档案。以往固定资产档案知识服务工作中采用传统手工管理模式，将资产名称、规格、型号、生产日期、价格、购买时间等情况均采用账本、标签等方式进行管理，但因固定资产种类相对较多且数量大，在进行使用或维修时均存在一定变故，在实施工作管理及知识服务中存在一定工作难度，已经不能满足工作人员需求。通过对档案知识服务管理中存在的问题进行分析，对网络时代下改进措施进行探讨。

一、固定资产归档范围

固定资产是指反映一切与建设项目存在关联的职能活动或有查考利用价值的所有文件，通过收集归入单位固定资产项目档案。主要内容包括前期文件：立项文件、可行性报告、审批文件、招投标、勘察及设计、财务等相关文件。项目施工文件主要有建筑施工准备材料、开工报告文件、工程技术相关要求、组织施工设计、施工方案及计划、技术及安全措施、材料、设备仪器合格证、材料实验报告、工程质量事故处理报告、质量检验文件等。

二、固定资产档案知识服务管理现状

目前固定资产档案知识服务管理手段大多仍借助手工管理开展，通过账本及相关标签的运用对资产进行档案管理，因固定资产设备数量较多且种类繁杂，在进行使用或使用后归还等过程中容易出现纰漏造成固定资产档案管理人员工作量大，在进行信息查找时，需对各个存放地点内资产情况及账本进行逐一核实。因固定资产需定期进行资产评估，在评估过程中要求检查人员在资产账目上对随机抽取的资产情况进行核实，就要求工作人员根据核查清单快速找到资产所在位置并对其情况进行核实，依靠以往档案知识管理情况增加了工作人员工作难度及工作量。因此找到一种快速、高效、便捷的档案知识服务管理模式十分重要，也是单位管理固定资产档案亟待解决的问题之一。

目前存在的问题主要包括：设备仪器在购置前期阶段文件不全，设备仪器维护或维护阶段内维护记录、检测报告等归档不及时，在管理设备仪器档案时没有一定层次性，为管理维护带来了一定负担。固定资产档案资料不全，后期跟踪管理效果较差，对归档后档案资料未做到有效、及时跟踪管理，导致出现修理、维护或其他情况时不能得到及时反馈处理。档案知识管理意识不强，相关制度不完善，不能将工作责任进行落实，档案归档不及时，部分档案存在利用价值较低等情况，仪器设备归档过程中对固定资产数额一味进行强调，对随机文件完整率进行强调，造成部分不存在利用价值文档或不必要归档等文件全部转交档案管理部门，导致库房有效使用面积紧张，在使用档案时出现不便。以上问题与档案管理工作监督力度不够，考核措施不严等有关，导致档案知识服务工作较烦琐。

三、档案知识服务与网络时代信息服务的区别

档案知识服务一般指的是根据用户的需求为他们提供适合他们的服务，这一目的是为了满足他们的一切需求。整个工作的要点是为了给予用户完全以及完美的方案，以此来解决用户在使用过程中出现的任何问题。而信息服务的主要工作重心则在于如何对用户传递所获取的信息，其重点也在于对用户服务的过程，在工作人员对各类知识（其中包含显性与隐性两类）的整合，再根据用户需求进行反馈。工作人员的服务水平必须是专业的，无论是在搜集产品的内容还是在服务方法以及服务手段上，我们的工作人员均能给出一定创造性的服务，所以，网络时代档案知识服务在一定程度上具有创造性、个性化以及专业化的特点。增值服务是档案知识服务的主要特质，在工作人员的整合、分析、提炼以及创新下档案知识直接转化为一类可被用户直接加以使用的知识内容。档案资源一定程度上为构建知识结构提供了强有力支撑，对档案信息资源的连续性、原始性、真实性、准确性等进行保障，且信息来源较专业且广泛。随着网络时代的发展，在知识经济信息时代新环境背景下，档案管理工作人员借助网络信息技术对档案信息进行整理使档案资源信息化数字化，经工作人员的提炼、分析与加工从而形成一种具有有序性以及系统性的产品，在具备完整知识结构的同时能够有效满足用户的不同需求也对档案信息的价值进行充分发挥。

信息技术及计算机网络的快速发展为档案知识服务提供了有利条件，对档案信息化管理进行推进，随着档案数据库的丰富，建立档案信息馆或者档案信息网站，在一定程度上实现了档案目录及部分信息化的开放，通过远程查询及网上检索可对档案信息进行查询。办公自动化实施后档案管理及相关信息系统均实现对接，通过网络将档案知识服务进行完善并提高，加强信息利用率，实现了档案知识的交流与共享。随着经济时代的发展，以往传统信息服务已经不能满足人们对信息及知识的需求，为方便用户快速、便捷的从大量信息中找到自身所需内容，应建立网络时代下档案知识服务模式，更好地对档案信息进行使用。

四、网络时代档案知识服务

（一）档案管理工作人员方面。在整个档案管理工作中最为关键的核心过程是工作人员对知识服务加以实现的过程，工作人员通过发挥自身的智能力量将信息进行科学组织与开发档案资源，再从众多信息中找出对自己有一定价值的信息，然后经过不断的分析与提炼，从而转变为用户需要的知识服务产品。所以从事档案管理的工作人员应对自身角色进行转换，将其定位于知识创造者或管理者，从一定程度上提高其工作积极性。

（二）档案知识资源。档案知识资源是展开各类档案知识服务的根本，同时它还是档案知识服务的源泉，知识资源具有较为广泛的来源，所以征集各种渠道，对渠道加以扩宽来收集资源是必不可少的，这其中就包括了馆外资源（隐性知识与显性知识）和网络资源（档案知识信息、专业知识资源、图书情报等）。只有以丰富资源作为档案知识服务的基础才能对用户知识的需求进行满足。

（三）档案使用者。知识服务主要指的是根据档案的使用者所展开服务，衡量服务水平的主要指标即用户的知识产品使用情况及满意度，通过满足用户对知识的需求，再把用户对知识的需求当作档案知识的服务，并以此来推动档案知识服务的运行。

（四）档案法规定。相关规定指出若档案具有一定特殊性，若涉及了个人、社会或者国家的私密时，档案工作者需要对其展开密保行为。所以档案知识服务需要符合相关法规标准，在确保用户的知识产权、隐私权与著作权的相关基础上再对其知识信息进行合理以及合法的使用。除此之外，在使用网络获取档案知识时需在遵守网络法规的情况下有序进行。

（五）档案知识服务平台。技术支持是在开展档案知识服务中主要前提条件，包括数据信息、处理的技术以及信息的安全等问题。在应用网络技术时必须以保障知识服务为前提进行，通过信息交换及信息传输等有效信息技术的掌握方能保证信息的加工、收集、管理和知识产品的转换工作，最终形成知识的传递以及共享环节。

五、档案知识服务策略

档案知识服务主要是由服务理念、管理机制、法规制度、知识人才等具有一定保障的体系进行构建的，档案知识服务的制度（比如法规制度）在实现的同时必须根据相应的档案法规才行。现今我国档案信息组织已拥有一些相关的法规进行制约，但是还缺乏一些实施措施。所以，国家必须建立一份完善的档案信息法规制度，对一些隐私权问题、安全问题等进行有效保障。通过提高档案知识服务理念及服务水平来对档案馆发展进行提高，因此档案管理工作人员应以满足用户知识需求为知识服务理念，帮助其获取知识、提供有效服务，解决用户问题。可通过加大专业知识人才培养增强档案知识服务质量，要求档案管理工作人员具备深厚知识结构及优良综合素质，通过应用现代化服务手段及精通信息技术，增加其信息获取、分析等相关能力，借助对网络资源的利用及开发，对信息进行分析，方便用于检索、运用。

以知识为核心进行管理是档案知识管理的重点，主要对人与信息的创新及结合进行强调，使信息可以更好地为人们行为、决策等进行服务，通过使用、创造、保存、传递知识及信息，来实现档案知识读物的价值。知识服务开展的有效保障即知识管理，通过对传统知识服务模式的改变，制定相关奖励机制对工作人员积极性进行调动，加强知识共享及交流，有利于实现档案知识服务。

知识服务一般是根据用户对于知识资源的需要前提下展开的档案服务，是一类面向用户存在并且解决问题的知识服务。所以，在进行的过程中必须提前调查好用户的一切潜在需求，在网络平台的帮助下对用户信息展开搜集，掌握用户具体的产品需求，在借助信息技术的过程中展开对用户的挖掘，对用户反馈信息进行获取，挖掘信息相关知识需求，为用户提供更好更全面、有效的档案知识服务。

为确保档案知识服务质量应建立知识资源库，有效积极地整合信息资源，并且在信息资源形成的基础上最大化地将网络的优势发挥出来，通过持续扩大整合的途径使得档案知识服务的信息资源越来越丰富。根据客户相关信息对其面临的主要问题或各类问题解决方案进行捕捉，通过对知识数据库内相关信息的分类、深度分析再创造后，获取与用户需解决问题相关的深层次、广范围知识产品。将单一、零散、不同人员的隐性知识进行有效合成，创造出更加具体、连贯、系统的档案知识服务体系，且使档案知识服务工作更具特色。

六、结束语

通过对网络环境下档案知识服务工作开展中存在的问题进行分析，发现可通过档案知识服务平台的构建来提高档案知识的服务，来对用户需求进行满足，达到知识共享的目的。通过将知识用户及网络资源进行整理，对知识进行深度挖掘、分析、筛选为用户提供最有效信息资源。在对档案知识进行服务管理的同时，开展有效的知识服务以及实施正确的知识管理措施是现今以及未来档案知识服务发展的必然趋势，在网络时代这一大环境下应该迎接挑战，满足用户对各类知识的需求，通过不断完善及改进实现档案知识服务管理工作质的飞跃。

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