论“集中统一”在企业档案管理中的实践

文/中国石油四川销售分公司 陈晶

论“集中统一”在企业档案管理中的实践

文/中国石油四川销售分公司 陈晶

“集中统一”是企业档案管理长期遵循的基本原则。随着企业发展的客观需要，其具体实践形式也在悄然发生着变化。对过去的完全统一管理和现在“大集中、小分散”模式分别进行分析，有助于提出实践中需要亟待完善和解决的方法和措施。

集中统一；档案管理；分级管理；实践

企业沉睡的“档案库”若要变成活的“思想库”，更好地为企业决策管理提供参考，就势必要对档案“集中统一”的管理原则进行灵活运用。近年来，企业根据实际情况从完全统一向“大集中、小分散”的尝试，正是对此原则的一种新的实践，具有十分重要的现实意义。

一、企业档案“集中统一”管理模式的历史意义

企业档案管理是企业的一项基础性工作，其主要职责是将企业在生产经营、科研管理等各项活动中所产生的真实资料进行收集、整理和保存，方便以后的利用和查询。良好的企业档案管理模式能够为企业发展提供决策依据，为企业生产经营服务，是企业现代化管理的重要体现，也是企业提升综合竞争力的重要手段。

按照《档案法》的相关要求，企业在现代化档案管理中，一直遵循“集中统一”的管理原则，将企业形成的各种门类、各种形式的档案材料由专门设立的综合档案工作机构统一进行整理归档，并集中进行保管和开发利用。实践证明，这种管理模式具有其发展必然性，主要体现在四个方面。首先，它保证了企业档案工作机构的长期稳定。企业根据自身情况设立了不同级别的档案工作机构，对本企业档案实行专人、专门管理。档案工作的相对独立化，能够有效规避企业在改革转型中将档案工作随意划转或忽视的风险，保证了企业档案工作的持续、稳定和健康发展。其次，它体现了企业档案工作的应有职能。实行档案“集中统一”管理，可以实现企业文件材料在收集、归档、整理、保管等工作流程中的标准化和规范化，为整体提升档案管理水平，深度开发利用奠定基础。第三，它保障了企业档案工作所需的人力、物力和财力。档案工作离不开基本的物质条件和人力条件。将档案进行集中统一管理，可以达到所需人力、物力和财力的统一申请和科学调配，满足档案工作的正常需要。最后，它促进了企业档案各项业务的开展。随着企业的不断发展，企业对档案工作提出了更多、更新的要求。比如如何进行深度开发，使档案资料的利用更加立体化、多样化，就需要企业进行科学编研。而编研成果的质量，在很大程度上却又直接受集中管理的程度所制约。

二、企业档案“集中统一”管理模式的现实运用

随着全面深化改革的不断推进，企业档案也呈现出了一些新的发展趋势。由此，《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中也对企业档案的管理要求进行了适度的调整：档案工作坚持统一领导、分级管理的原则。这种“大集中、小分散”的管理模式是企业自身条件的客观反映，是企业利用需要的真实体现，也是对企业档案“集中统一”管理模式的灵活运用。具体来说，大多数企业选择在档案工作机构的统一领导下，对综合管理类档案实行统一管理，对某些在专业性较强的业务活动中所产生的专项档案实行分散管理。但是，“大集中、小分散”的企业档案管理在实践中也存在自身的局限：

（一）权责不明，缺乏制度保障。档案管理是以利用为最终目的。对于专项档案来说，其产生和利用都是由专业部门操作。为了减少查询和利用的烦琐流程，有些企业根据实际情况，将专项档案直接存放在本专业部门的资料室，该部门也因此被默认为是这些档案的保管机构。而企业在制定档案管理制度时，为了突出“集中统一”的原则，往往对集中管理的内容有明确界定，但对于实际工作中分散管理的专项档案的标准却较少涉及，如专业部门的档案管理权限，专项档案在档案工作机构的备案管理、档案工作机构对专业部门的监管职责等，使得分散管理的专项档案没有制度保障，档案被看作是资料进行保存，专项档案管理互相推诿的现象也就不足为怪。

（二）检索系统和检查标准不统一。企业的专项档案主要涉及工程建设、人力资源、合同等内容。对于规模较大的企业，档案的数字化管理常常“各自为政”，专业部门拥有自己的一套网络管理系统，负责对本专业资料的数字化进行保存和运用；档案管理系统则主要负责对综合管理类档案进行数字化保存和运用。由于两者业务联系较少，所以企业在开发时，忽视了系统之间的电子信息资源共享，使得专项档案和综合档案需要从不同系统进行查询，增加了查询成本。而专业部门侧重从专业性角度对本专业的专项档案进行指导，档案部门又从档案的规范性加以干预，使得档案管理“令出多门”，让专项档案的管理人员无所适从。

（三）硬件设施无法达到要求。企业在文件资料库房规划时，除了档案工作机构所管辖的综合类库房按照档案库房建设外，其他由专业部门管理的专项档案的存放地点却是按照一般资料室的标准进行设计和修建的。标准的差异，也让这些专项档案存放库房大部分不符合“八防”要求，档案就可能因虫蛀、潮湿等不同因素的影响而减少寿命，无法作为长远和重要参考价值的历史资料。

（四）信息保密安全难以保证。相比过去的集中统一管理，“大集中，小分散”的管理模式可能因档案的分散保管，其信息安全得不到保证。无论是实体专项档案，还是数字化专项档案，在进行管理时，都没有以档案管理的标准实现专人专管，致使本部门员工可以随意对专项档案的内容进行查阅、复制，甚至相互传阅，档案信息的扩散范围难以得到监控，可能出现重要信息外泄的隐患。

（五）重复归档，信息资源无法优化。出于对各个全宗档案系统完整性的强调，一些企业在实际工作中可能不顾整体档案的宏观管理状况，将档案进行重复归档，浪费了管理资源，增加了管理成本。如声像类档案的直接形成机构一般为企业的党群机构，它拥有完整、全面的企业声像类档案。当声像类档案进行移交时，出于“自己使用自己方便，移交只为形式需要”的心理，党群机构只是象征性的移交部分档案应付了事。这就造成声像类档案同时在档案工作机构和党群机构双保存的现象，长此以往将会大大占据档案的管理空间。

三、对策与思考

把档案从全部集中到一个地方保管，到“大集中，小分散”的逐渐转变，是企业对档案“集中管理”的具体实践。在这一过渡转型时期，企业原有的管理机制、技术手段都需要进行相应的调整，才能避免管理的失控。

（一）建立科学化的管理机制。以企业实际情况为基础，建立行之有效的档案管理机制，是加强企业统筹协调和业务指导的必然保证。尤其是在涉及业务门类较多的企业，档案工作部门更要提早介入，制定档案收集的范围和流程，明确业务部门的兼职档案员收集联动网络，将档案的事后补救变为事前预防。在重大活动或重大项目开展后随时进行跟踪，并对过程中涉及的档案规范整理问题提供监督和制导，保证结束后档案整理基本完成。

（二）纳入考评体系，实行监督权力。将档案管理纳入部门工作范围和工作职责进行考评，并签订层级式档案工作责任书，有利于档案工作的全面开展和档案要求的深入贯彻。档案工作部门作为企业档案管理的主管部门，要行使对业务部门档案宏观管理的权力，以物质激励和精神激励双结合的方式更好地履行其监督、指导和领导的权力，促进企业档案工作的开展。

（三）建立互联的检索目录。实现档案管理系统和专项档案管理系统间的目录信息互显，并对存放的具体地方等细节内容进行标注，既方便了该专业部门的使用，提高了工作效率，又实现了档案工作部门对分散管理的专项档案的宏观监管，更节省了档案库房空间。

（四）加强内部控制管理。对划定为专项档案的资料室，应提高库房硬件水平，保证“八防”管理标准，使专项档案能够与综合类档案以同等标准进行保管。对分散管理的档案，要依据企业档案管理的统一标准进行收集、整理、保管和利用，保证档案标准的一致性、归档的规范性、利用的科学性和信息的安全。

（五）提升档案管理人员队伍素质。加强对专项档案队伍综合素质的培养，定期组织培训。培训内容要突出针对性，将档案管理理论与专项业务的实际相结合，使档案培训能够真正学以致用。培训形式要体现灵活性，开展自学与辅导相结合，讲座与网络指导相结合，切实提高档案管理队伍水平。

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