医院档案收集存在问题及其对策

文/海南省人民医院综合档案室 王雯旎

医院档案收集存在问题及其对策

文/海南省人民医院综合档案室 王雯旎

档案收集是档案工作的开端和档案后续工作的依据。文章指出在档案收集中存在管理机制不健全和档案收集手段方法落后等问题，并有针对的提出改进档案收集的措施和办法。

【关键祠】医院档案；档案收集：档案质量；对策研究

档案收集是接收各有关部门属于归档范围内的档案材料，征集分散在社会上与医院里有关的档案文献材料的工作。医院档案（下文简称档案）收集是把医院工作中的各种文字、图像（包含图表、文件、录像、录音、相片以及盘片等）形成的档案材料，立卷归档管理，对于加强医院管理和实现医院现代化建设起着重要的作用。然而部分医院的领导和档案管理员对档案收集工作缺乏认识，很不重视收集工作，从而影响到档案的整理、管理和利用等各方面的工作。

一、医院档案收集的重要性

档案的素材是分散在各部门、科室的原始材料，是档案资源的来源。通过各种途径、手段将档案材料收集归档，以丰富其馆藏资源。将该集中的档案材料收集归档，是档案管理的开端，是极其重要的工作。没有收集档案，没有档案资源，就无从管理档案。在档案管理工作中，档案收集是为档案后续工作打下基础，成为档案后续工作的依据，起着决定性的作用，可见做好档案收集是长期复杂艰难的首要工作。当前，大多数医院的档案收集工作普遍存在的几个问题，严重影响着档案管理工作。

二、档案收集中的存在问题

（一）档案管理机制不健全，影响档案收集的质量。由于医院的领导和档案收集人员对档案管理的重要性没有足够的认识，对档案收集更是缺少认识。目前，不少单位仍未建立和健全档案管理的机制，没有严格的奖罚制度和学习交流制度。各部门（科室）的目标、责任不明确。各部门档案管理人员多数是兼职档案员，要建立统一的档案管理体制是十分困难的。管理机制不健全，监管很难到位。虽然，医院把档案收集工作列入年度计划，也有人负责收集，但有些部门根本没有对档案材料进行保管，导致档案资料的损坏和遗失；有的人员用于档案工作的时间得不到保证，不及时收集、积累、保存原始的材料，致使很多原始材料遗失；致使归档材料不齐全、不完整，档案馆（室）库存档案种类单一，影响所收集档案的质量。

（二）档案收集范围难于界定，影响档案的有效收集。摆在档案工作者面前的第一个难题是：收集什么材料以及怎样收集，对此，必须十分明确，可是大家都不明确。我们知道，《中华人民共和国档案法》（简称《档案法》）已明确规定：“……档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”国家有关文件规定了机关文件材料归档的范围。这些规定对于档案收集范围的界定具有权威性和指导性。但许多医院没有组织深入学习《档案法》，没有对本单位的档案工作进行调查研究，没有及时总结经验教训和找出收集工作存在问题，没有参照国家的规定来制定可操作的适合于本单位的实施办法。即使制定了归档范围和保管期限，但没有结合实际，仍然缺乏指导性的实施办法。因此，档案工作者在收集档案时对具体原材料是否收集难于界定，影响了档案的有效收集。

（三）档案收集的条件差、方法和手段落后，影响档案的有效收集和利用。有的部门没有放置档案材料的专用场地，档案员随意将材料堆放，与杂物混在一起。档案设施设备差，或原有设备老化，没有及时更新，使档案员难于开展工作，甚至造成档案资料的损坏和遗失。多年来，档案工作者只侧重于收集纸质文件等材料，没有及时数字化；没有运用网络、数据化技术改革档案管理手段和方法。这样声像、电子、实物等材料甚少归档，档案库储存的纸质档案越来越多，而收集范围、储存期限难于界定，致使无用或过期档案不断增多，影响档案的有效利用。

（四）档案员素质不高，制约着档案的有效收集。许多部门的档案员都是兼职的。由于一岗兼多职，忙于日常事务，没有时间和精力学习有关档案的文件资料，更没有经过培训，缺少专业知识，业务水平低。对档案工作重要性认识不够，责任心不强，存在随意应付的思想。尤其是各部门档案工作主管领导和兼职档案员变动多，新来的人员更不能及时掌握和熟悉业务工作，没有处理好档案材料的交接，造成材料损坏、流失。由于以上原因造成不及时将归档材料整理、分类和保管期限划分，不按时立卷归档和未及时移交综合档案馆（室）等情况，大大影响了档案收集的正常进行。

（五）收集的档案质量不高，影响整个档案的管理。收集档案的难度和质量问题突出体现在立卷工作上。《档案法》规定由形成文件材料部门将分散和零碎的材料整理立卷，交到档案馆（室）。但不少部门把未经一系列立卷步骤（整理、组卷、目录、页码、封面等）的材料，把这种分散和零碎的材料转移到档案馆（室），将其本部门的工作转嫁给档案馆（室）。深入剖析当前档案收集中存在问题，大胆进行改革刨新，探索档案收集的新路子。下面分五个方面进行讨论：

三、做好档案收集的探索

（一）加强党对档案工作的领导。可由医院党委分管领导、各部门（科室）主管负责人、档案员骨干组成档案管理领导小组，在医院党委组成的领导小组直接领导医院档案管理工作。对重大事项由分管领导向党委会报告，以取得医院领导重视和支持，各部门（科室）主管负责人直接指导档案员开展日常工作。加强档案人员思想建设，在组织机构上，理顺了部门档案管理与综合档案馆（室）的管理关系和责任，明确职责，既分下又合作，形成合力，确保本医院档案管理工作正常有序开展。

（二）建立一支熟悉业务的档案管理队伍。一般来说，综合档案馆（室）的人员都是专职的，对档案管理有一定经验；部门档案管理人员是兼职的。有条件的可招收档案专业的大学毕业生从事档案管理，或选派年青的档案员到大档案馆、高校进修学习，提高业务。部门档案管理人员可专兼结合，不管是专职人员还是兼职人员，都要相对稳定，安心工作，通过培训使他们熟悉有关档案管理业务。

（三）建立和健全档案收集的规章制度。从本医院实际出发，根据《中华人民共和国档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》等法规，制订适合本医院的《档案收集归档制度》，同时制订相关的业务学习交流、考核和奖罚等规定。这些制度规定要具体，可操作落实，检查监督。把法规制度融入档案收集归档工作之中，档案收集归档有法可依，有章可循，确保材料齐全完整

（四）改革档案收集，采用先进手段，加快档案管理信息化。当今医药科学发展突飞猛进，医院的重大事项增多，信息量大，档案资源丰富。只有改善工作条件，改进收集方法，增加有关设备，加快档案收集和管理改革，加快档案管理信息化，利用档案网络管理系统进行收集和管理，才能改变过去只注重收集文字档案材料的局面。对于有保存价值的大事，采取多种形式、各样手段将基建档案、设备档案、科研档案、会计档案、人事档案、电子档案、声像档案等方面重要材料收集，使档案门类齐全、资源丰富。改革和简化立卷归档工作，把立卷环节与著录环节统一起来，实现立卷归档网络化，切实解决立卷难大，问题多的问题。

（五）做好档案人员的培训，提高业务水平。档案员的素质低，所收集的档案材料质量不高，其主要原因是档案员不熟悉档案业务。根据档案员的实际情况，可采取“请进来、送出去”的培训方法，可请有专业知识、有经验档案员结合本医院工作进行培训和指导，也可分期分批选派到有关大单位档案馆培训、进修，学习专业知识，提高业务水平，及时解决工作中存在问题。

总之，医院要高度重视档案收集，千方百计创造各种条件，采取先进手段，通过各种途径将档案材料收集、归档，不断丰富馆藏资料。这是长期复杂艰难的一项重要工作，要集中精力切实把这项工作搞好，

［1］孙文靖.浅谈当前档案收集工作存在的问题及解决对策［J］.科技档案，20142（1）:19-22.

［2］蒋娟.高校档案收集存在的问题及对策探讨［J］.重庆教育学院学报，2011，24（3）.