让档案统计工作更好地为企业提供服务

文/正大天晴药业集团股份有限公司 于静

让档案统计工作更好地为企业提供服务

文/正大天晴药业集团股份有限公司 于静

众所周知，档案统计既是档案工作中一项独立的工作环节，同时也是保证档案工作质量、提高档案工作水平的有效手段，没有统计的档案只能是盲目的管理，没有经过统计的档案服务只能是被动的。所以档案统计不是可有可无的，随着档案工作的迅猛发展，档案的统计工作也应得到加强。几年来，正大天晴药业十分重视档案统计工作，认真执行上级下达的工作任务，坚持在统计工作规范上下功夫，使我公司档案统计工作提高到新水平。

档案统计；企业

一、统计工作制度化

（一）建立统计工作制度。即对统计人员的思想作风、工作态度做出明确的要求，明确统计工作任务和统计人员职责、对统计报表及统计资料的审核、整理以及对下属统计人员业务指导等做出了具体要求和规定，并把档案统计纳入到档案工作细则中来。

（二）两级管理。一是对二级单位统计工作的综合管理，一是档案室内部统计工作的管理。采取有组织、有计划、专人负责、逐级审核的工作方法，使公司档案系统形成了一个上下贯穿，条块结合的档案统计网络，形成一个完整的工作程序。

（三）时间定位。每年的12月中旬，我公司档案统计工作就开始准备，比江苏省档案局下发的通知提前一个多月。这样做就有时间用来收集、整理、校核，保证统计报表的质量，并可及时上报。

（四）人员定位。固定统计人员是做好统计工作的保证。目前，我公司所属的档案管理统计人员基本固定，使公司档案系统形成了一个上下贯穿，条块结合的档案统计网络。

二、总体把握

目前档案统计都是报表形式，它是以档案部门的原始记录为依据，按照统一规定表式程序自下而上定期提供的基本统计资料。表中显示的都是数字，因此，数字在统计工作中尤为重要，统计是数字的使者，数字是统计的语言，保证数据的准确是统计工作最根本的要求。一方面要使数字真正的符合客观实际，另一方面要使数字真正的反映事物的本质特征，不是片面的。做到这点并不容易，从我们收到二级单位的统计报表看，经常出现的情况是：案卷数比上年少，这是因为销毁档案的部分没有说明；馆藏全部档案没有计算本年度的档案，案卷排架长度只是估算一下；利用档案目的有的填卷次，有的填件次等等。经过分析，造成数字不准确主要有三方面的原因：一是概念不清晰，如对“卷次”“人次”“件次”的概念，对“馆藏全部档案”和“馆藏资料”的概念模糊；二是工作态度不端正，为统计而统计；三是粗心大意。为此，我们采取了以下措施：

1.统计计量单位。案卷一律以卷为单位，上级文件一律以件为单位，照片档案一律以张为单位，底图档案一律以张为单位，利用档案目的以卷次为单位。

2.划定范围。例如标准馆藏资料应该包括档案、图书、会议带回来的材料等。馆藏全部档案包括本年进馆档案，上次文件不能作为本单位的案卷来统计，“全宗项”由档案馆来填报等。

3.统计数据核实。一是一定要与上一年度的数据相比较，一项一项仔细校对，防止漏填、少报、多报的现象；二是掌握关键的数据核对，例如：案卷数等于新中国成立前档案和新中国成立后档案之和，本年度利用档案应该是利用档案目的（编研修志、工作查考、学术研究、经济建设）之和；不同学历人数相加总数与不同年龄人数相加的总数应该相等，这样做，保证了档案统计的质量，使数字真正符合客观实际，反映了事物的本质。

4.全面性把握。一是对公司各二级单位包括连云港正大天晴、连云港润众制药等单位统计工作的掌握；二是对统计项中每一个小项的把握，这样才能比较系统的、全面的掌握我公司档案工作现状。

由此，我们得到的体会是：统计上要“专”、管理上要“精”、政治上要“强”，才是做好统计工作的保证。

三、深化统计工作

档案工作中各项业务活动是在不断发展变化的，根据公司各个时期的工作重点来开展统计工作。比如：《工业企业档案分类试行规则》的颁布执行，为能及时掌握十大类的分类情况以及案卷数、我公司增补了《档案室分类统计表》，又如：我公司项目部注重统计在档案中的应用，使统计工作进一步深化。他们通过对档案的利用效果统计，发现必绿胶囊原料工艺这卷档案借阅15次，其中一人反复利用这一案卷多次。利用者利用这一案卷对车间工艺设备进行改进，不但保证了正常生产，还每年增产26万元，从中看出了这一案卷所蕴含的价值。再如：公司设备部通过对图纸复用率的统计，发现一车间施工图纸，在车间改造施工中利用过两次，在三车间施工通管道也利用过，同样一套图纸，在不同的施工项目中使用并发挥作用，这不仅节约了时间、人力、物力，还提高了经济效益。由此可见，档案统计有助于档案人员深刻认识档案管理。档案统计有助于档案人员提高档案管理水平。档案统计有助于合理规划档案人员的档案管理工作。

四、理清档案管理统计工作涉及的内容和范围

档案管理统计工作涉及的内容和范围涵盖档案管理的方方面面。根据工作流程应该设立以下统计台账：一是接收征集统计台账：档案接收统计表、图书报刊接收统计表、现行文件接收统计表、重大活动接收统计表、珍特档案接收统计表等。二是档案鉴定开放统计台账：档案鉴定统计表、档案开放统计表、密级档案解密统计表、档案销毁统计表等。三是案卷质量检查统计台账：日常查档归卷检查登记表、定期全库案卷检查登记表、案卷出入库登记表、档案修裱修护统计表等。四是档案库房安全检查统计台账：档案库房设备设施统计表、库房每日安全检查统计表等。五是档案数字化加工统计台账：数字化加工统计表、档案全文挂接统计表、档案登记备份统计表等。六是档案缩微刻录统计台账等；七是档案查阅利用统计表等。八是全宗卷、案卷目录、全引目录、归档文件目录、专题目录、编研资料等综合性台账等。

对于档案管理统计台账的设置应该分为三大块，一块是档案管理登记台账，第二块是档案管理统计台账，第三块是档案管理综合性台账。档案管理登记台账应该根据馆内各人的责任分工，跟随建立，专人负责。例如；接收登记台账、日常案卷质量检查台账、出入库台账、查阅利用登记表等都要随时记录，随时登记的，按时间进行流水登记。一般时间应安排在次年的一月份左右。要切实完善档案统计台账的归档机制。统计台账建立之后，应考虑这些台账的去向问题。对于台账的流向问题，我们认为，统计台账应一年一立，注意统计数据的延续性、精确性、不可替代性。建立后，除综合性台账的开放性和有检索需求不需归档外，档案管理工作中形成的登记台账和统计台账应该归档。考虑日常工作参考需要，可存放全宗管理室内三年后再归入本单位的档案中，归档时登记台账作10年期归档，统计台账作30年归档，这样使档案统计数据按年度划分清楚，形成的台账资料也成为档案馆档案中的重要组成部分，能够清晰地反映档案室管理每一年档案的变化发展状况。

档案工作内容通常有六个环节，即档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用，在这六个环节中，统计是其中一个重要的环节，它具有承前启后的作用，是搞好档案综合管理的必要条件。统计工作不是简单的在原有数据上减减加加，而是逐一清点、核实了所有库存，不仅确保了统计数据的准确，而且提高了档案员认真负责的工作精神，使他们对库藏更加熟悉，提供档案服务时心中有数，保证了服务质量。统计工作既是档案管理工作中的一个独立环节，又贯穿于档案管理工作中的全过程，它将对提高档案规范化管理起到一定的促进作用。