提高档案管理科学化水平路径探索

文/山东省滨州市博兴县博昌街道办事处 曹红梅

提高档案管理科学化水平路径探索

文/山东省滨州市博兴县博昌街道办事处 曹红梅

档案管理是档案事业中十分重要的组成部分，近年来随着信息科技的发展与进步，档案管理手段和方法已经得到了很大的提升。提高档案管理科学化、专业化、标准化水平成了当前档案管理应该研究的方向。在实际的工作中如何切实提高档案管理的科学化水平仍是一个重点，也是一个难点。

档案管理；科学化水平；提高路径

当前，随着信息时代的到来，先进的计算机技术改变了人们管理信息的传统方式。以往的档案管理方式不仅效率低下、十分耗时，工作的准确性也有较大的问题。因此，面对新的社会形势，档案管理工作也必须做出相应的改变，运用先进的技术来提高自身的工作水平，满足现代化档案管理工作的实际需要。

一、档案管理工作的现状

档案管理是指对各类档案信息进行统一有序的存放和管理，以便提供方便快捷的档案服务。不管是在高校还是在社会企业中，档案管理工作都十分重要。因为档案信息能够为单位的决策以及行为提供必要的参考信息，提高各单位的管理效率，从而促进单位的发展与进步。档案管理在我国由来已久，经过不断的发展与完善，也初步建立起了档案管理的层级制度。但是在实际的工作中，档案管理仍然面临着很多问题，阻碍了档案管理科学化的进程。下面本文将对这些问题进行简单的分析：

（一）缺乏正确的认识。档案管理作为管理重要信息资源的工作，并不是可有可无的。而当前一些单位在发展中往往忽视了对档案的管理。档案管理的目的并不单纯在于将信息存档归放，更重要的是档案管理是一种提供讯息，服务于单位整体发展的一个组成部分。因此，工作人员不能忽视对档案的管理工作，更应该认识到档案管理的实质和作用，才能够发挥档案信息的最大用处。而当前一些档案管理人员自身不仅缺乏深刻的认识和端正的工作态度，在档案管理的专业能力上也有很大的欠缺，导致管理工作一直保持在落后的水平上。

（二）档案管理方法落后。档案管理是一项专业化的工作，管理方法的有效性直接决定了管理的最终效果。受制于工作条件和外部环境，档案管理工作的管理方法还停留在十分传统的旧方法上。这主要是因为相关人员没有及时学习借鉴先进的管理经验和管理技术，同时各单位由于重视不够，在这方面的投入花费都严重不足。人工化的管理模式不仅管理效率低下，而且很容易出现管理混乱。严重时，还会出现档案泄露或者遗失的情况，对于信息的安全构成极大的威胁。

二、提高档案管理科学化水平的路径

针对以上问题，档案管理工作必须借用先进的信息技术，实现传统管理方式的改革与升级。全面提高档案管理工作的科学化、标准化、专业化水平，使档案管理真正发挥信息源的积极作用。以下措施能够切实促进档案管理的科学化进程：

（一）树立正确的管理理念。正确的管理理念是指导实践的必要基础。对档案管理工作的正确认识应该是全方位、多层次的。首先各单位应该认识到档案管理工作的重要性和必要性，给予足够的资金支持和人才支持，挖掘档案管理对于单位发展的促进作用。同时要认识到档案管理工作不能只依靠人工式的管理，现代社会的信息管理条件下对档案管理工作已经提出了全新的要求。其次是档案管理的工作人员应该树立正确的认识，以认真积极的工作态度不断加强自身的专业能力，熟练掌握信息技术的使用，将之运用于档案管理的工作实践中去。为了适应档案管理的新形势，必须树立服务型的管理理念，以实际的客户需求为导向。

（二）建设完善的管理体系。档案管理是一项十分复杂的工作，必须依靠完善的管理体系才能实现有效的管理。尽管当前各单位在构建管理体系方面已经做出了不少努力，但仍有很大的进步空间。在档案管理的制度建设上，必须以科学化为指导思想，制定一系列有效的管理制度。对于制度建设中不足的地方，要根据实践的经验及时予以纠正和补充；不断完善运行机制中空白的地方。这就需要将日常的档案管理行为上升到理论化、制度化的高度，依靠制度的客观性和稳定性来维持管理工作的有效性。而制度化的管理也更有利于管理工作人员的行为，激发工作人员的工作热情。档案管理制度的实施也需要进行监督，而监督又需要新的监督制度，也需要工作人员的广泛参与。

不管是制度建设还是先进技术的引进，最终都是为了实现档案管理的科学化。当然，科学化并不是一成不变的，而是随着社会和时代不断进步的。因此，档案管理体系也应该是动态向上的，通过不断的探索来调整管理机制，大胆进行改革创新，努力保持与档案事业一致的步调。

（三）优化档案管理方式。优化档案管理的方法是提高科学化水平的直接途径。一方面，管理手段的优化是至关重要的部分。由人工管理到电子化信息管理的过渡就是朝着科学化水平前进的必要步骤，因为电子化管理能够以公正客观补足传统档案管理方式中的不足，也是信息时代的今天对档案管理提出的必然要求。先进的管理方法在归档信息、存档备份工作上更注重系统之间的关联性，能够实现更多信息源之间的结合，从而实现档案管理的核心价值。另一方面，档案管理方式的革新往往意味着档案不仅可以以纸质形式保存，还可以以电子信息的方式保存。两种保存方式提高了档案管理的安全性和可靠性。但是在实际的管理工作中，信息的安全问题不容忽视。纸质档案必须防范遗漏、自然条件的侵蚀等问题，而电子档案也必须防范电脑病毒、黑客等风险。

［1］邓丹.关于提高档案管理科学化水平的路径选择的探究［J］.经营管理者，2014（26）:298.

［2］李铁英，徐华妹.提高档案管理科学化水平的路径选择［J］.经营管理者，2015（04）:317.

［3］吕清.分析如何提高档案管理科学化水平的路径选择［J］.东方企业文化，2015（21）:183.