出生婴儿类档案在医院档案中的应用

文/广州医科大学附属第二医院 符穗湘

出生婴儿类档案在医院档案中的应用

文/广州医科大学附属第二医院 符穗湘

为规范与加强人口出生医学证明档案管理工作，规范出生婴儿类档案工作制度，维护国家、公民与社会组织合法权益，各个医疗卫生机构需加强出生婴儿类档案管理，促进新生婴儿类档案更好地发挥作用。本文结合笔者自身工作实际，阐述了当前出生婴儿类档案在医院档案中的现状，提出了加强出生婴儿类档案管理的建议。

出生婴儿类档案；医院档案；应用

出生婴儿类档案为国家统一印制，以省、自治区、直辖市为单位进行统一编号，助产机构出具的，可证明刚出生婴儿的血亲关系、出生状态、户籍、申报国籍等的法定医学证明存根与相关信息、申领材料等有规范保存意义的文件材料。本文主要以广州医科大学附属第二医院为例，就出生婴儿类档案在医院档案的应用谈几点看法。

一、出生婴儿类档案规范管理的重要性

出生婴儿类医学证明档案为国家民生档案的关键组成部分，出生婴儿类证明材料在国家政府部门进一步规范出生人口登记，落实母婴保健，维护社会稳定中发挥了关键作用。现今，出生婴儿类档案在落户、入学、出国、遗产继承、住房等的重要性日渐被人们熟知，此类业务的办理均离不开出生婴儿类档案的利用。因此，进一步落实新生儿出生医学证明材料整理、收集、利用与保管工作，已成为医院综合档案管理的重要职责之一。在社会经济飞速发展的今天，人们对出生婴儿类档案的重要性有了新认识，在生活中出生婴儿类档案利用率越来越高，在依法加强母婴保健工作的开展中意义重大。此外，这类资料与医疗涉法关系紧密，可有效发挥出生婴儿类档案作用，维护国家安全与社会稳定。可见，加强出生婴儿类档案在医院档案中的大力应用相当重要，是时代赋予的任务和要求。

二、我院出生婴儿类医学证明档案收集、整理情况

广州医科大学附属第二医院属于广州市三甲综合医院，每年在我院出生的婴儿约3000人，且每年回我院综合档案室查找出生婴儿类档案证明的约30多人，加之二胎政策的开放，将有更多新生儿在我院出生。为了更加规范婴儿出生类档案的收集与整理，笔者所在医院制定了《婴儿出生类档案管理办法》，规定凡在本院出生、记录婴儿出生过程的材料，称婴儿出生档案，并规定需由产科出生医学证明办公室负责登记、收集、保管，专职档案管理者应每3个月在产科收集期间出生的婴儿类医学证明与相应材料，移交至医院综合档案科。我院出生婴儿类档案主要是以立卷的方式进行归档，档案员对婴儿出生材料，按出生时间先后顺序，以年度为单位进行组卷，每页编写页码，填写卷类目录。对原始分娩记录、围产保健产时管理卡、出生医学证明基本情况表、计算机围产保健管理卡、出生医学记录等材料做永久保存。婴儿出生类档号由年度号、出生档案分类号和案卷号组成；年度号采用婴儿档案形成的自然年度，按婴儿出生时间的先后顺序，用四位阿拉伯数字表示。目前，我院的婴儿类档案有400多册。

三、我院高效利用出生婴儿类医学证明档案情况

档案工作的基本任务与管理目的，从实质来讲就是保护档案与利用档案。出生婴儿类医学证明档案有较强的法律效应，需规范现有档案管理制度，并严格遵守综合档案室的档案借阅制度，严把档案审批手续关卡。笔者所在院出生婴儿类档案借阅制度要求，对需要查阅出生婴儿类档案的人员需经医务科、综合档案室负责人批准，且出生婴儿类医学证明档案不可外借，仅可当场查阅，复制、复印的出生婴儿类医学档案证明材料应加盖档案室复制章才具有法律效力。我院建立婴儿出生类档案，可便利地查找婴儿出生情况，迅速地重出婴儿出生证。来我院进行出生证明档案查阅的有：遗失出生证的、财产继承的、出国留学的、办理入户的等，出生婴儿类档案都为此类情况提供了便利。虽出生婴儿类档案在档案管理的应用实践中取得了一定成效，但仍需不断改进，不断创新。

四、加强出生婴儿类档案管理的建议

（一）进一步加强出生婴儿类医学证明档案收集。出生婴儿类档案材料在收集时，应认真核对新生儿出生医学证明姓名正确与否、材料齐全与否，若有出入，应及时与相关人员核对更正。资料填写时是否用蓝黑墨水或碳素墨水，若使用的是彩色笔、铅笔或圆珠笔等不耐久字迹，应及时补救。笔者在工作实践中经常发现新生儿父母使用圆珠笔填写出生婴儿类医学证明登记表，此种书写材料不利于出生婴儿类医学档案的永久性保存，因此建议出生婴儿类档案医学证明管理办公室严把审核关卡，符合标准要求才能递交至档案室。

（二）强化监督，促使出生婴儿类医学证明档案更规范。卫生行政部门、医院综合档案部门应强化监督管理力度，根据《中华人民共和国母婴保健法》等相应条例，结合相关机构发布的《出生医学证明管理工作指导手册》，定期监督管理该管辖区域出生婴儿类医学证明档案工作，将监督范围扩大到出生婴儿类档案的首次签发、信息管理、印章管理、换发等多环节中，使医院出生婴儿类医学证明档案更规范，更好地为医院发展服务。

总之，出生婴儿类医学证明档案为“人生第一证”，相当重要。医院应重视出生婴儿医学证明档案的规范化管理，明确出生婴儿类医学证明档案的归档、整理、保管、调阅、销毁等流程相关要求，让出生婴儿类医学证明档案发挥更大价值。

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